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E-Rechnungs-Lotse
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E-Rechnungspflicht-Check

Sieben kurze Fragen, das Ergebnis aktualisiert sich sofort: Müssen Sie E-Rechnungen empfangen, ab wann müssen Sie welche schreiben, und welche Ausnahmen gelten für Sie?

1. Wer sind Sie?
2. Sitzt Ihr Unternehmen in Deutschland?
3. Sind Sie Kleinunternehmer (§ 19 UStG)?

Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Grenze: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Im Gründungsjahr: höchstens 25.000 €.

4. Wem stellen Sie Rechnungen?

Mehrfachauswahl möglich.

5. Sind Ihre Umsätze steuerfrei nach § 4 Nr. 8–29 UStG?

Zum Beispiel Vermietung von Wohnraum, Heilbehandlungen als Arzt oder Therapeut, Versicherungsvermittlung.

6. Liegen Ihre Rechnungen an Unternehmen alle bei höchstens 250 € brutto?
7. Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026?

Vereinnahmte Entgelte ohne Umsatzsteuer, nicht der Gewinn. Steuerfreie Umsätze wie Wohnraummiete und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit (§ 19 Abs. 2 UStG).

Ihr Ergebnis

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach genügt. Ausstellen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen dagegen nicht.

Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?

Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland: ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028. Ausgenommen sind Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze wie Wohnraummiete, Rechnungen bis 250 € brutto (nicht bei Steuerschuld des Kunden nach § 13b UStG) und Rechnungen an Privatkunden. Bestehende EDI-Verfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 laufen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein reines PDF gilt als „sonstige Rechnung“ und ist nur noch während der Übergangsfrist und mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle, obwohl ich muss?

Die Rechnung ist dann nicht ordnungsgemäß. Ihr Kunde kann im Grundsatz keine Vorsteuer daraus ziehen und kann eine korrekte E-Rechnung verlangen. Wer eine Pflichtrechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, riskiert ein Bußgeld (§ 26a UStG).

Gilt die Pflicht für Vermieter?

Empfangen müssen Vermieter E-Rechnungen immer, weil sie Unternehmer sind. Für die steuerfreie Vermietung von Wohnraum müssen sie keine E-Rechnung ausstellen. Bei Gewerbemiete mit Umsatzsteuer gilt die Pflicht wie für andere Unternehmen.

Stand: Oktober 2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33–34a UStDV sowie die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Der Check ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. In Grenzfällen fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.