E-Rechnung archivieren: Fristen, Original und Ablage

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Die kürzere Frist gilt auch für ältere Rechnungen, deren Frist Ende 2024 noch lief.
Aufzubewahren ist das Original: bei der XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD mindestens die eingebettete XML. Ein Ausdruck oder eine Bildkopie ersetzt sie nicht.
Ein bestimmtes Archivprogramm schreibt das Gesetz nicht vor. Die Dateien müssen aber unverändert, gesichert und maschinell auswertbar bleiben, auch nach einem Wechsel der Software.

Wie lange: acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer „ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren“. Das betrifft also Ihre eigenen Rechnungen und die Rechnungen Ihrer Lieferanten.

Die Frist läuft nicht ab dem Rechnungsdatum: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.“ Daraus ergeben sich diese Beispiele:

Rechnung ausgestellt im Jahr	Die gewöhnliche Frist endet mit Ablauf des
2018	31.12.2026
2020	31.12.2028
2026	31.12.2034

Ältere Rechnungen: aus zehn Jahren wurden acht

Bis Ende 2024 galten für Rechnungen zehn Jahre. Die kürzere Frist gilt auch für ältere Rechnungen: Die neue Fassung „ist auf alle Rechnungen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen ist“ (§ 27 Abs. 40 UStG). Für Buchungsbelege enthält Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO dieselbe Regel. Eine Rechnung aus 2018 mussten Sie früher bis Ende 2028 aufheben, jetzt in der Regel bis Ende 2026. Für bestimmte Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln.

Bevor Sie löschen

Acht Jahre sind die Regel, aber kein fester Löschtermin:

Laufende Steuerverfahren: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist“ (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Läuft etwa noch eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch, warten Sie.
Andere Unterlagen, andere Fristen: Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen.
Rechnung im Dezember, Eingang im Januar: Für Buchungsbelege rechnet § 147 Abs. 4 AO ab dem Jahr, in dem der Beleg entstanden ist. Im Zweifel rechnen Sie vom späteren Jahresende, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Was Sie aufbewahren: das Original

XRechnung: die XML-Datei

Bei einer E-Rechnung ist laut BMF „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Und: „Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein“ (UStAE 14b.1 Abs. 5).

Für eine XRechnung heißt das: Bewahren Sie die XML-Datei auf, die Sie bekommen haben, ohne sie zu bearbeiten. Eine lesbare Fassung müssen Sie nicht zusätzlich anlegen: „Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich“ (UStAE 14.4 Abs. 3). Zum Lesen öffnen Sie die Datei bei Bedarf in einem Viewer, auch Jahre später.

ZUGFeRD: mindestens die XML, am einfachsten das ganze PDF

Seit der zweiten Änderung der GoBD vom 14.07.2025 gilt für hybride Rechnungen: „Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden“ (Rz. 119). Den PDF-Teil brauchen Sie nur, „wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke)“.

Ob ein PDF-Teil solche Zusätze enthält, sieht man nicht immer auf den ersten Blick. Unsere Empfehlung: Bewahren Sie die ganze empfangene ZUGFeRD-Datei auf. Dann steckt die XML darin, und Sie müssen nichts trennen. Mehr zum Format im Ratgeber ZUGFeRD: Was ist das?

Nicht umwandeln, nur ausdrucken

Ausdruck oder Bildkopie: Die GoBD sagen für ZUGFeRD ausdrücklich, dass der strukturierte Datenteil vorhanden sein muss, „der nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden darf“ (Rz. 125). Ausdrucken zum Lesen oder Abzeichnen ist erlaubt, der Ausdruck ersetzt die Datei aber nicht.
Konvertieren: Eingehende Belege „müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat)“ (Rz. 131). Wandelt Ihre Software Dateien in ein eigenes Format um, sind nach Rz. 135 in der Regel „beide Versionen zu archivieren“. Nur die umgewandelte Fassung genügt bloß unter engen Bedingungen, etwa wenn nichts verloren geht und die Umwandlung dokumentiert ist.
Die E-Mail dazu: „Dient eine E-Mail nur als ‚Transportmittel‘, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig“ (Rz. 121). Steht in der E-Mail selbst etwas Steuerrelevantes, etwa eine Vereinbarung zum Preis, heben Sie sie auf.
Prüfbericht: Ein Validierungsbericht ist keine Pflicht. Das BMF empfiehlt ihn als Nachweis Ihrer Sorgfalt: „Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren“ (Rn. 35a). Die inhaltliche Prüfung der Rechnung ersetzt er nicht.

Wie Sie E-Rechnungen annehmen und prüfen, bevor sie ins Archiv gehen, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Ihre eigenen Rechnungen

Auch das Doppel Ihrer Ausgangsrechnungen gehört acht Jahre ins Archiv. Am einfachsten heben Sie genau die Datei auf, die Sie verschickt haben: die XML oder das ZUGFeRD-PDF.

Eine zusätzliche PDF-Kopie verlangen die GoBD nicht unbedingt. Bei einem Rechnungsprogramm muss nach Rz. 76 „keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann“. Dafür muss das Programm unter anderem Stammdaten und AGB historisieren, also alte Stände aufheben.

Praktisch wichtig ist das bei Online-Rechnungsprogrammen im Abo: Kündigen Sie, kann das Programm Ihre alten Rechnungen womöglich nicht mehr erzeugen. Exportieren Sie deshalb vor jedem Wechsel alle Rechnungsdateien und prüfen Sie, ob sich der Export öffnen lässt.

Wo Sie ablegen: Ordner, Programm oder Cloud

Unverändert und nachvollziehbar

Die Abgabenordnung verlangt: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist“ (§ 146 Abs. 4 AO). Ein gewöhnlicher Ordner auf dem Computer erfüllt das allein oft nicht: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten“ (GoBD Rz. 110). Solche Maßnahmen sind zum Beispiel Schreibschutz, Versionierung oder ein Protokoll, das Änderungen festhält.

Für die Umsatzsteuer gibt es eine Erleichterung: Allein wegen einer Speicherung „außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems“ liegt nach dem BMF kein Verstoß gegen § 14b UStG vor (Rn. 60). Für die übrigen Steuern verweist das BMF aber weiter auf die GoBD. Ein Freibrief für einen beliebigen Ordner ist das also nicht.

Gegen Verlust sichern

„Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen“ (GoBD Rz. 103). Praktisch heißt das: eine regelmäßige Sicherung an einem zweiten Ort, Zugriff nur für die Personen, die ihn brauchen, und ab und zu ein Test, ob sich eine Sicherung wiederherstellen lässt.

Cloud und Server im Ausland

Liegen die Daten in einem anderen EU-Staat, ist das erlaubt, wenn eine vollständige Fernabfrage möglich ist, also Online-Zugriff, Herunterladen und Verwendung der Daten (§ 14b Abs. 2 Satz 2 UStG). Für Bücher und Aufzeichnungen verlangt § 146 Abs. 2a AO ebenfalls, dass der Datenzugriff des Finanzamts „in vollem Umfang möglich ist“. Dann gilt aber: „Der Unternehmer hat dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitzuteilen, wenn er die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufbewahrt“ (§ 14b Abs. 2 Satz 3 UStG). Für Speicherorte außerhalb der EU verweist § 14b Abs. 5 UStG auf § 146 Abs. 2b AO: Das braucht einen Antrag beim Finanzamt und dessen Bewilligung. Fragen Sie Ihren Anbieter deshalb, in welchem Land die Daten liegen.

Kurz aufschreiben, wie Sie es machen

Für jedes DV-System verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Ihr Umfang richtet sich danach, „was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist“, und sie „muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein“ (Rz. 151). Für Kleinunternehmen, deren Umsatz die Kleinunternehmergrenze nicht übersteigt und die eine Einnahmen-Überschussrechnung machen, ist die Erfüllung der Anforderungen „regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten“ (Rz. 15 in der Fassung vom 11.03.2024).

Für einen kleinen Betrieb kann eine Seite genügen. Unser Vorschlag, keine amtliche Vorlage:

Eingang: An welche Adresse kommen Rechnungen, wer schaut dort nach?
Prüfung: Wer prüft Inhalt und Betrag, wie wird das vermerkt?
Ablage: Wo liegt das Original, wie heißen Ordner und Dateien?
Schutz: Wer hat Zugriff, wie werden Änderungen verhindert oder festgehalten?
Sicherung: Wie oft, wohin, wann zuletzt getestet?
Ausgang: Mit welchem Programm schreiben Sie Rechnungen, wo liegen die Kopien?

Betriebsprüfung und Wechsel der Software

Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung verlangen oder sich die Daten „in einem maschinell auswertbaren Format“ übertragen lassen (§ 147 Abs. 6 AO). Nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO muss deshalb sichergestellt sein, dass die Daten „während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“. Die Hilfsmittel zum Lesbarmachen stellen Sie auf eigene Kosten (§ 147 Abs. 5 AO).

Planen Sie das bei jedem Wechsel ein: Wenn Sie Buchhaltungsprogramm, Rechnungsprogramm oder Cloudspeicher wechseln, müssen die alten Dateien lesbar und auswertbar bleiben. Bei XML-Dateien ist das einfach, weil es ein offenes Format ist. Ein Viewer wie unserer zeigt eine XRechnung auch ohne das Programm an, mit dem sie erstellt wurde.

Checkliste

Original: Heben Sie die XML-Datei oder das ganze ZUGFeRD-PDF auf, nicht nur einen Ausdruck?
Eigene Rechnungen: Liegen die Dateien Ihrer Ausgangsrechnungen auch außerhalb des Rechnungsprogramms?
Schutz: Kann niemand eine abgelegte Rechnung unbemerkt ändern oder löschen?
Sicherung: Gibt es eine zweite Kopie an einem anderen Ort, und haben Sie die Wiederherstellung getestet?
Speicherort: Wissen Sie, in welchem Land Ihre Cloud-Daten liegen?
Fristen: Löschen Sie erst nach acht Jahren ab Jahresende, und nur, wenn kein Steuerverfahren mehr offen ist?

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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