ZUGFeRD: Was ist das? PDF, XML, Profile und Versionen

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Was ist ZUGFeRD und wofür steht der Name?

ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das eine lesbare PDF und strukturierte Rechnungsdaten in einer einzigen Datei verbindet. Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

ZUGFeRD ist kein Programm, sondern eine Spezifikation: Sie legt fest, wie die Rechnung aufgebaut sein muss. Erstellen und auslesen können Sie solche Dateien mit Software, die diese Spezifikation umsetzt.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

• Sichtteil: eine PDF im Archivformat PDF/A-3, die Sie wie jede andere PDF ansehen und drucken können.
• Datenteil: eine eingebettete XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT CII. Sie enthält die Rechnungsangaben so, dass Buchhaltungssoftware sie ohne Abtippen übernehmen kann.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist deshalb keine E-Rechnung, auch wenn sie genauso aussieht. Den Unterschied macht der strukturierte Datenteil.

ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung: Was unterscheidet die Formate?

ZUGFeRD und Factur-X sind ein gemeinsam gepflegtes deutsch-französisches Format, das unter zwei Namen und mit eigener Versionszählung erscheint. ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2.

XRechnung ist dagegen ein deutscher Standard auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, entweder in der Syntax UBL oder CII; eine PDF-Ansicht gehört nicht dazu. Aktuell ist XRechnung 3.0.2. Die ebenfalls veröffentlichte Version 4.0.0 vom 15.09.2026 ist ausdrücklich nur eine Vorversion.

Beide Welten überschneiden sich: ZUGFeRD hat ein eigenes Profil XRECHNUNG. Dann folgt die eingebettete XML in CII-Syntax den Regeln der XRechnung, und die PDF liefert zusätzlich die Ansicht.

Das Umsatzsteuergesetz schreibt übrigens weder genau ZUGFeRD noch genau XRechnung vor. § 14 Abs. 1 UStG verlangt ein strukturiertes Format, das der Norm EN 16931 entspricht, und lässt unter bestimmten Bedingungen auch andere vereinbarte Formate zu.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell, und was bedeuten die älteren Versionen?

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026. Das Versionsarchiv von FeRD nennt diese Veröffentlichungsdaten:

Für das Steuerrecht zählt nicht, ob eine Datei die neueste Version nutzt. Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Eine Rechnung nach 2.2 oder 2.3 ist also nicht schon deshalb ungültig, weil es inzwischen 2.5.2 gibt.

Umgekehrt genügt die Versionsnummer allein nicht: Die Datei muss die Format- und Inhaltsanforderungen tatsächlich erfüllen. ZUGFeRD 1.0 fällt nicht unter diese Anerkennung. Erhalten Sie eine Rechnung nach 1.0, bitten Sie den Absender am besten um eine Rechnung in einem aktuellen Format.

Welche Profile zählen als E-Rechnung nach § 14 UStG?

BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG kommen als E-Rechnung in Betracht, MINIMUM und BASIC-WL nicht. Ein Profil legt fest, wie viele Angaben die XML enthält:

„Kommt in Betracht“ heißt: Die einzelne Datei muss die Anforderungen auch erfüllen. COMFORT ist die ältere, noch gebräuchliche Bezeichnung für das Profil EN 16931. Eine COMFORT-Datei nach ZUGFeRD 1.0 wird durch diesen Namen aber nicht zu einer anerkannten Rechnung nach 2.x.

Wenn Sie selbst ein Profil wählen, ist EN 16931 eine naheliegende Wahl, weil es das Kernmodell der Norm abbildet. Ob Ihre Programme und die Ihrer Geschäftspartner ein bestimmtes Profil verarbeiten, ist eine technische Frage, die Sie direkt miteinander klären. Ob Sie überhaupt E-Rechnungen ausstellen müssen, zeigt der Pflicht-Check; passende Programme vergleicht die Software-Übersicht.

So erkennen Sie die eingebettete Rechnungs-XML in einer PDF

Öffnen Sie in Ihrem PDF-Reader den Bereich für Dateianhänge: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung finden Sie dort die eingebettete XML-Datei. Die aktuelle FeRD-FAQ nennt dafür den Dateinamen factur-x.xml, beim Profil XRECHNUNG xrechnung.xml. Pro PDF ist nur ein Rechnungsdatendokument vorgesehen.

In Adobe Acrobat und vielen anderen Readern erreichen Sie die Anhänge über ein Büroklammer-Symbol. Wo es sitzt, hängt von Programm und Version ab.

Deshalb sehen Sie in der E-Mail oft nur eine PDF und keine separate XML-Datei: Die XML steckt in der PDF. Zwei Hinweise beweisen dabei allein noch nichts:

• Ein passender Dateiname zeigt den vorgesehenen Aufbau, ersetzt aber keine Prüfung des Inhalts.
• Ein PDF/A-Hinweis im Reader, etwa eine farbige Leiste, sagt nur etwas über das PDF-Format, nicht über die Rechnungsdaten.

Nicht jede PDF mit irgendeinem XML-Anhang ist eine ZUGFeRD-Rechnung. Einfacher geht es mit dem Viewer: Er sucht die eingebettete XML, liest sie aus und zeigt sie als Rechnung. Findet er keinen der üblichen Dateinamen, nimmt er die erste XML-Datei; ob das wirklich eine Rechnung ist, zeigt erst der Inhalt. Die Bedienung Schritt für Schritt: XRechnung öffnen.

PDF und XML zeigen andere Werte: Welche Daten gelten?

Es gelten die Daten der XML. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass bei hybriden Rechnungen der strukturierte Teil führend ist und bei Abweichungen dem Bildteil vorgeht (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Auch der Vorsteuerabzug stützt sich auf den strukturierten Teil.

Ein abweichender Bildteil ist nicht nur ein Schönheitsfehler. Er kann eine weitere Rechnung darstellen, deren Folgen nach § 14c UStG zu prüfen sind. Geringfügige Abweichungen, etwa rein technische oder konkretisierende, beanstandet die Finanzverwaltung unter bestimmten Bedingungen nicht.

Für die Praxis empfehlen wir:

1. Vergleichen Sie Betrag, Steuer und Bankverbindung in der Viewer-Ansicht mit der PDF.
2. Bezahlen und buchen Sie nicht nach der PDF, wenn die XML etwas anderes sagt.
3. Bitten Sie den Aussteller bei relevanten Abweichungen um eine korrigierte Rechnung. Fragen zu § 14c klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was prüft ein Viewer, und wann brauchen Sie eine vollständige Validierung?

Ein Viewer macht die Rechnung lesbar und gibt erste Hinweise, ersetzt aber keine vollständige Validierung. Unser Viewer extrahiert die XML aus der PDF, zeigt die Rechnung an und führt eine Schnellprüfung durch, etwa auf Pflichtangaben und Rechenwege. Bei den Profilen MINIMUM und BASIC-WL weist er darauf hin, dass sie nicht als E-Rechnung gelten.

Nicht geprüft werden:

• ob die PDF dem Standard PDF/A-3 entspricht,
• die XMP-Metadaten der PDF,
• das XML-Schema,
• alle Regeln des jeweiligen Profils.

Dass sich eine Datei im Viewer öffnen lässt, bestätigt also nicht, dass sie vollständig ZUGFeRD-konform ist.

Brauchen Sie Gewissheit über die Technik, etwa bei wiederkehrenden Fehlermeldungen oder vor dem Versand eigener Rechnungen, hilft eine vollständige technische Validierung mit passender Konfiguration. Das Regelwerk muss zum Profil passen: Prüft man eine EXTENDED-Rechnung nur nach den zusätzlichen Regeln der XRechnung, entstehen unpassende Beanstandungen, obwohl EXTENDED grundsätzlich ein zulässiges Format ist. Für XRechnung stellt die KoSIT einen Validator bereit.

Auch eine bestandene Validierung sagt nichts darüber, ob die Rechnung inhaltlich stimmt: ob die Leistung erbracht wurde und der Betrag dem Vereinbarten entspricht, prüfen Sie selbst. Was einzelne Meldungen bedeuten, erklärt der Ratgeber E-Rechnung: Fehlermeldungen verstehen.

Quellen

• § 14 UStG, Abs. 1 Sätze 3–6 und Abs. 2 (E-Rechnung, zulässige Formate)
• § 14c UStG (unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025: UStAE 14.1 Abs. 14 Satz 4 (ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne MINIMUM und BASIC-WL), 14.4 Abs. 3 (hybride Rechnungen, Vorrang der XML-Daten) und 14c.1 Abs. 4a (abweichender Bildteil)
• FeRD: ZUGFeRD-FAQ (Was ist ZUGFeRD/Factur-X?, Softwareanwendung, Profile, Anforderungen an das PDF-Format und das eingebettete XML, EXTENDED, Widersprüche zwischen PDF und XML)
• FeRD: Meldung vom 04.08.2026 „ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht“
• FeRD: ZUGFeRD-Versionsarchiv (Veröffentlichungsdaten älterer Versionen)
• XStandards Einkauf: Dokumente zur XRechnung (Version 3.0.2, Vorversion 4.0.0 vom 15.09.2026)
• KoSIT: XRechnung-Standard und Validator