E-Rechnung empfangen: Postfach, Prüfung, Aufbewahrung

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach genügt.
Sichern Sie die Originaldatei unverändert. Ein Ausdruck ist als Lesehilfe erlaubt, ersetzt die Datei aber nicht.
Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, ab Ende des Ausstellungsjahres. Ein bestimmtes kostenpflichtiges Archiv ist nicht vorgeschrieben.

Welches Postfach genügt zum Empfang?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen schreiben müssen. Vereine betrifft es für ihren unternehmerischen Bereich (E-Rechnung im Verein). Nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Ein Portal oder ein gesondertes Postfach verlangt das Gesetz nicht.

Eine eigene Adresse wie rechnungen@ihre-firma.de kann trotzdem praktisch sein: Rechnungen gehen nicht zwischen Werbung und Kundenmails unter, und eine Vertretung kann das Postfach übernehmen. Das ist eine Organisationsfrage, keine zusätzliche Pflicht.

Zwei Punkte sollten Sie kennen:

Kein Anspruch auf Papier als Ersatz. Wer den Empfang verweigert oder technisch nicht ermöglicht, kann vom Lieferanten keine Papierrechnung verlangen, wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist.
Keine Pflicht zur Lese-PDF. Der Lieferant muss keine zusätzliche, für Menschen lesbare Datei mitschicken. Zum Lesen genügt ein Viewer; ein Sichtdokument oder Ausdruck ist nur eine Lesehilfe.

Empfohlener Ablauf: der Rechnungseingang in sieben Schritten

Ein amtliches Formular für die Einrichtung gibt es nicht. Der folgende Ablauf ist unsere Empfehlung für kleine Betriebe ohne Rechnungssoftware:

Zuständigkeit festlegen. Wer liest das Postfach, wer vertritt bei Urlaub oder Krankheit?
Adresse mitteilen. Nennen Sie Ihren Lieferanten die Empfangsadresse und vereinbarte Referenzen, etwa Ihre Bestellnummer. Schauen Sie gelegentlich in den Spamordner und auf den freien Speicher des Postfachs.
Original sichern. Speichern Sie den Anhang oder den angebotenen Original-Download vollständig und unverändert. Ersetzen Sie ihn nicht durch einen Ausdruck oder ein Bildschirm-PDF.
Lesen und prüfen. Machen Sie die Datei im Viewer lesbar und gleichen Sie sie mit dem Geschäftsvorgang ab (nächster Abschnitt).
Auffälligkeiten klären. Behalten Sie Original und Prüfbericht und bitten Sie den Aussteller um eine konkrete Berichtigung. Ändern Sie die Rechnungsdaten nicht selbst.
Übergeben. Geben Sie das Original auf dem vereinbarten Weg an Buchhaltung oder Steuerberatung und kontrollieren Sie, dass es dort übernommen wurde.
Ablegen. Bewahren Sie das Original geordnet, vor unbemerkten Änderungen geschützt und gesichert auf.

Halten Sie diesen Ablauf in wenigen Sätzen schriftlich fest, zugeschnitten auf Ihren Betrieb: wie Rechnungen ankommen, wer sie prüft, wo sie gesichert werden und wie sie zur Buchhaltung gelangen.

Die Datei prüfen und dem richtigen Vorgang zuordnen

Wie Sie eine XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF überhaupt lesbar machen, erklärt der Ratgeber XRechnung öffnen. Was hinter dem PDF-Format steckt, lesen Sie unter Was ist ZUGFeRD?. Beim Empfang kommt es danach auf den Inhalt an:

Stimmt der Absender, und gehört die Rechnung zu einem echten Auftrag?
Sind Ihr Name und Ihre Anschrift richtig?
Passt die Leistung zu dem, was geliefert oder erbracht wurde?
Stimmen Beträge und Steuer mit Angebot, Auftrag oder Lieferschein überein?
Ist die Bankverbindung die, die Sie von diesem Lieferanten kennen?

Die Schnellprüfung im Viewer zeigt typische technische Fehler, ist aber keine vollständige Validierung. Was eine Meldung bedeutet, erklärt der Ratgeber zu Fehlermeldungen bei E-Rechnungen. Für eine vollständige technische Validierung mit passender Konfiguration gibt es den Validator der KoSIT. Ob Leistung und Betrag sachlich stimmen, entscheidet auch er nicht; das bleibt Ihre Prüfung.

Original an Steuerberatung oder Software weitergeben

Für die Buchhaltung zählen die strukturierten Daten, nicht deren Bild. Geben Sie deshalb die unveränderte Original-XML oder das empfangene ZUGFeRD-PDF weiter. Ein Screenshot, ein Ausdruck oder ein PDF, das Sie aus einer Anzeige erzeugt haben, ist nur eine Visualisierung: Die maschinell auswertbaren Daten fehlen darin.

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung:

welchen Übertragungsweg sie für welches Format nutzt. Nicht jeder Weg nimmt jedes Format an; fragen Sie deshalb gezielt nach XRechnung und ZUGFeRD,
wer die Originale nach der Übergabe aufbewahrt und sichert: Sie, die Kanzlei oder ein Programm,
woran Sie erkennen, dass eine Rechnung übernommen wurde.

Bloßes Weiterleiten beweist noch nicht, dass die Rechnung archiviert ist. Bei vielen Eingangsrechnungen kann sich ein Programm lohnen, das E-Rechnungen einliest, ablegt und an die Steuerberatung übergibt. Worauf Sie dabei achten, zeigt der Software-Vergleich.

Was unser Viewer kann und was nicht: Er verarbeitet die Datei in Ihrem Browser, zeigt sie lesbar an und prüft sie schnell. Er hat keine Rechnungsablage und keine Übertragung an DATEV oder Ihre Kanzlei. Eine Rechnung, die Sie im Viewer geöffnet haben, ist damit weder archiviert noch übergeben.

Was müssen Sie wie lange aufbewahren?

Acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres

§ 14b UStG verlangt, Rechnungen „acht Jahre aufzubewahren“. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine 2026 ausgestellte Rechnung bewahren Sie also in der Regel bis zum 31.12.2034 auf.

Dabei gilt:

Die Frist kann länger laufen, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).
Nicht alle Unterlagen haben dieselbe Frist. § 147 Abs. 3 AO nennt für Buchungsbelege acht Jahre, für bestimmte andere Unterlagen zehn oder sechs Jahre. Die acht Jahre gelten also nicht automatisch für Bücher oder Jahresabschlüsse.
Ältere Belege: Die verkürzte Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für Fristen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen waren. Ältere Rechnungen fallen deshalb nicht pauschal weiter unter zehn Jahre. Für bestimmte regulierte Finanzunternehmen gibt es Sonderregeln.

Was genau ist das Original?

XRechnung: die empfangene XML-Datei, unverändert.
ZUGFeRD: Mindestens der strukturierte Teil, also die eingebettete XML, muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Den PDF-Teil müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere oder abweichende steuerlich relevante Angaben enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke.
Unsere Empfehlung: Bewahren Sie einfach das ganze empfangene ZUGFeRD-PDF auf. Das ist einfacher und vorsichtiger, als Daten und Zusatzangaben nachträglich zu trennen. Es ist eine Praxisempfehlung, keine Pflicht für jeden Fall.
Die E-Mail selbst: Dient sie nur als Transportmittel für den Anhang, müssen Sie sie nicht aufbewahren. Enthält sie eigene steuerlich relevante Angaben oder ist sie ein Geschäftsbrief, ist das gesondert zu beurteilen.

Ausdrucken, im Ordner ablegen oder Software nutzen?

Ausdrucken ist erlaubt, etwa zum Lesen oder Abzeichnen. Der Ausdruck ersetzt die Datei aber nicht: Eine ausschließlich gedruckte Aufbewahrung reicht für elektronisch eingegangene Rechnungen nicht.

Ein bestimmtes kostenpflichtiges Archiv schreibt das Gesetz nicht vor. Wo immer Sie ablegen, ob im Ordner, im Postfach oder in einem Programm: Die Rechnungen müssen geordnet verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

Beim einfachen Ordner auf dem Computer lohnt ein genauer Blick. Nach den GoBD erfüllt die bloße Ablage in einem Dateisystem, in dem sich Dateien ändern lassen, die Anforderung der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht ohne ergänzende Maßnahmen. Der ursprüngliche Inhalt und spätere Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Für die Umsatzsteuer stellt das BMF zugleich klar: Die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist allein noch kein Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Aufbewahrungsanforderungen. Die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung gelten trotzdem.

Praktisch empfehlen wir:

Originale unverändert lassen und Änderungen nachvollziehbar halten,
regelmäßig an einem zweiten Ort sichern,
so ordnen, dass Sie jede Rechnung schnell finden und vorlegen können,
die Lösung mit Ihrer Steuerberatung absprechen.

Der Lieferant schickt weiter Papier oder PDF

Nicht jede Papier- oder PDF-Rechnung ist 2026 oder 2027 fehlerhaft. Für Aussteller gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG:

2026: Entscheidend sind der Zeitpunkt der Leistung und die Übermittlung der Rechnung bis zum 31.12.2026.
2027: Hier kommt es zusätzlich auf den Vorjahresumsatz des Ausstellers an, nicht auf Ihren. Das Gesetz verlangt, dass sein Gesamtumsatz im Vorjahr „nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“ (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
EDI-Verfahren haben eine eigene Übergangsregel.

Einzelheiten und Beispiele stehen im Ratgeber zu den Übergangsfristen 2027 und 2028.

Daneben gibt es dauerhafte Ausnahmen. Ein Kleinunternehmer darf zum Beispiel nach § 34a UStDV weiterhin eine sonstige Rechnung schicken. Für eine PDF-Rechnung braucht er dabei Ihre Zustimmung. Eine erlaubte Papier- oder PDF-Rechnung wird auch nicht dadurch unzulässig, dass Sie E-Rechnungen empfangen könnten.

Fehlt eine E-Rechnung, die Ihr Lieferant hätte schicken müssen, bitten Sie ihn um eine berichtigte Rechnung und klären den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

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