E-Rechnung für GmbH und UG: Umsatzgrenze, Gründung, Zuständigkeit

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Die Rechtsform entscheidet nichts. Eine GmbH oder UG muss E-Rechnungen schreiben, wenn sie an ein Unternehmen im Inland leistet und ihre Übergangsfrist abgelaufen ist.
Für Leistungen im Jahr 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG, nicht der Gewinn und nicht die Umsatzerlöse aus dem Jahresabschluss. In einer Organschaft zählt der ganze Organkreis.
Die Geschäftsführung muss für eine ordnungsmäßige Buchführung sorgen. Legen Sie fest, wer E-Rechnungen empfängt, prüft, ablegt und an die Steuerberatung übergibt.

Was GmbH und UG bei E-Rechnungen betrifft

Für die E-Rechnung gibt es keine Sonderregeln nach Rechtsform. Eine Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn die Leistung „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ geht und beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Für eine GmbH oder UG heißt das:

Empfangen muss die Gesellschaft E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt, ein gesondertes Postfach ist nicht vorgeschrieben.
Senden muss sie E-Rechnungen an Unternehmen im Inland, sobald ihre Übergangsfrist nach § 27 Abs. 38 UStG endet. Rechnungen an Privatkunden und die dauerhaften Ausnahmen bleiben, wie sie sind.

Wann Ihre Frist endet, hängt vom Leistungsdatum und vom Gesamtumsatz ab. Den Ablauf mit allen Stichtagen erklärt unser Ratgeber zu den Fristen 2027/2028. Auf dieser Seite geht es um die Fragen, die bei Gesellschaften häufiger auftreten.

Welcher Gesamtumsatz für 2027 zählt

Für Leistungen im Jahr 2027 darf eine Gesellschaft noch Papier oder (mit Zustimmung des Kunden) ein PDF schicken, „wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Bei genau 800.000 € gilt die Übergangsregel also noch.

Der Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 UStG „die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze“, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Das ist weder der Gewinn noch die Zeile „Umsatzerlöse“ im Jahresabschluss, und auch nicht die Summe Ihrer Rechnungen. Ein Rechenbeispiel steht im Fristenratgeber. Die Regel gilt auch, wenn Ihre Gesellschaft kein Kleinunternehmer ist: § 27 verweist nur auf den Begriff.

Organschaft, Gutschrift und Rechnungen durch Dritte

Grundsätzlich zählt der Umsatz der Gesellschaft, die die Rechnung ausstellt. Das BMF nennt drei Sonderfälle:

Organschaft: „In Fällen der umsatzsteuerrechtlichen Organschaft ist auf den Umsatz des gesamten Organkreises abzustellen.“ Eine Holding mit Tochter-GmbH ist aber nicht automatisch eine Organschaft. Dafür muss die Tochter finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch eingegliedert sein (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG).
Gutschrift: Rechnet Ihr Kunde per Gutschrift ab, zählt der Gesamtumsatz des Kunden, der die Gutschrift ausstellt.
Rechnung durch einen Dienstleister: Schreibt ein unbeteiligter Dritter die Rechnung in Ihrem Auftrag, zählt Ihr Umsatz als Auftraggeber.

Hat eine Organschaft im Jahr 2026 begonnen oder geendet, oder wurde die Gesellschaft umgewandelt oder übernommen, beantworten diese Sätze den Fall nicht vollständig. Klären Sie ihn mit Ihrer Steuerberatung.

Gründung 2026 oder 2027

Gründung im Jahr 2026: Für Leistungen 2027 zählt der Gesamtumsatz des Gründungsjahres 2026, auch wenn es nur wenige Monate umfasst. Eine Hochrechnung auf zwölf Monate steht nicht in § 27 Abs. 38 und § 19 Abs. 2 UStG. Das ist unsere Auslegung des Gesetzestextes; eine ausdrückliche amtliche Aussage für Gründer haben wir nicht gefunden. Übertragen Sie keine anderen Grenzen, etwa die Prognose aus der Kleinunternehmerregelung.

Gründung im Jahr 2027: Dann gibt es keinen Gesamtumsatz 2026. Ob die Übergangsregel für 2027 gilt, ist in den Quellen, die wir gelesen haben, nicht ausdrücklich geregelt. Unsere Einordnung steht im Fristenratgeber. Praktisch umgehen Sie die Frage, indem Sie von Anfang an ein Programm nutzen, das E-Rechnungen erstellt.

Geschäftsführung und Büro: Zuständigkeiten festlegen

Das Gesetz schreibt keinen eigenen E-Rechnungs-Projektplan vor. Es verteilt aber die Verantwortung: „Die Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen“ (§ 41 GmbHG). Nach § 34 AO haben die gesetzlichen Vertreter die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen. Welche Haftung sich daraus im Einzelfall ergibt, beurteilen wir in diesem Ratgeber nicht.

Lässt die Gesellschaft Rechnungen von einem Dienstleister erstellen oder versenden, bleibt sie in der Pflicht. Nach dem BMF hat der leistende Unternehmer „sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet“.

Eine Aufteilung, die sich in kleinen Gesellschaften bewährt, ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe:

Aufgabe	Wer (Vorschlag)
Frist bestimmen, Programm auswählen, Ablauf freigeben	Geschäftsführung
Rechnungspostfach betreuen, eingehende E-Rechnungen öffnen und prüfen	Büro oder Buchhaltung, mit Vertretung
Ausgangsrechnungen als E-Rechnung erstellen und Testrechnungen kontrollieren	Büro oder Buchhaltung
Originale ablegen und an die Kanzlei übergeben	Büro oder Buchhaltung
Buchung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss	Steuerberatung oder Buchhaltung
Ablauf einmal im Jahr prüfen	Geschäftsführung

Rechnungsnummern dürfen Sie in mehreren Nummernkreisen vergeben, etwa je Standort oder Rechnungsart. Das Gesetz verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“, die nur einmal vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Eine einzige lückenlose Reihe schreibt der Wortlaut nicht vor.

Rechnungseingang und Übergabe an die Steuerberatung

Bei einer E-Rechnung ist „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“. Die Frist beträgt acht Jahre; den Ablauf von Postfach, Prüfung und Ablage beschreibt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Für die Übergabe an die Kanzlei gilt: Vereinbaren Sie einen Weg, der zum Format passt, und lassen Sie sich bestätigen, dass die Rechnungen angekommen sind. Nicht jeder Weg nimmt jede Datei. DATEV nannte bei unserer Prüfung für „Upload Mail“ die Einschränkung, dass es nur mit ZUGFeRD 2.x funktioniert; für XRechnung nennt DATEV andere Übertragungswege. Welche Lösung Ihre Kanzlei nutzt, klären Sie mit ihr. Unser Viewer macht E-Rechnungen lesbar und prüft sie schnell, archiviert sie aber nicht und überträgt nichts an DATEV.

Software und Geschäftskonto nach dem Arbeitsablauf wählen

Ein Programm, das E-Rechnungen schreibt, ist noch keine vollständige Buchhaltung einer GmbH. Prüfen Sie vor dem Kauf:

Mehrere Gesellschaften: Lassen sich Firmen getrennt führen, und können Mitarbeiter nur die Gesellschaften sehen, für die sie zuständig sind?
Eingang und Ausgang: Kann das Programm E-Rechnungen empfangen, prüfen und das Original exportieren, nicht nur erstellen?
Übergabe: Welchen Weg zur Kanzlei bietet es, und passt er zu der Lösung, die Ihre Kanzlei nutzt?
Buchführung: Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, welche Daten sie für Buchung und Jahresabschluss braucht und welche Aufgaben das Programm übernehmen soll.

Unsere Empfehlungen für GmbH und UG mit Preisen und Einschränkungen stehen im Software-Vergleich. Einige Geschäftskonten in unserem Vergleich erstellen selbst E-Rechnungen. Nicht jedes nimmt aber GmbH oder UG auf, und die Buchhaltung im Konto erstellt nicht unbedingt eine Bilanz: Bei Finom etwa unterstützt sie GmbH und UG laut Anbieter nur teilweise. Ein Export von Kontodaten an DATEV ist außerdem noch keine Übergabe Ihrer Rechnungen. Welche Konten welche Rechtsformen aufnehmen, zeigt der Geschäftskonto-Vergleich.

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