E-Rechnung Pflicht 2027/2028: Fristen und 800.000 €

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Muss ich 2027 oder 2028 E-Rechnungen senden?

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Die Rechtsform spielt dafür keine Rolle, es kommt auf den einzelnen Umsatz an.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das sich elektronisch verarbeiten lässt, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Empfangen seit 2025, Senden nach Übergangsregeln

Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer oder mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Ein normales E-Mail-Postfach genügt.

Für das Senden gelten die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend sind zwei Daten: wann Sie die Leistung erbringen und bis wann die Rechnung beim Kunden ist.

Es zählt allein Ihr eigener Umsatz als Rechnungssteller. Wie groß Ihr Kunde ist, spielt keine Rolle.

800.000 Euro: Welcher Umsatz zählt?

2026, vereinnahmte Entgelte und Ausnahmen

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, für Leistungen im Jahr 2027 also der Gesamtumsatz 2026. Das ist nicht Ihr Gewinn und auch nicht die Summe Ihrer geschriebenen Rechnungen. Gezählt werden die vereinnahmten Entgelte: das Geld ohne Umsatzsteuer, das 2026 tatsächlich eingegangen ist. Anzahlungen zählen in dem Jahr, in dem sie eingehen.

Nicht mit zählen:

• steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. i, Nr. 9 Buchst. b und Nr. 11 bis 29 UStG, zum Beispiel die Vermietung von Wohnraum,
• bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze, die nicht zum eigentlichen Geschäft gehören,
• Verkäufe von Anlagevermögen, etwa eines gebrauchten Firmenwagens.

Beispiel: Ein Malerbetrieb rechnet seinen Gesamtumsatz 2026 aus.

Der Betrieb liegt unter der Grenze. Für Leistungen im Jahr 2027 darf er noch Papier oder (mit Zustimmung) PDF schicken, wenn die Rechnung bis zum 31.12.2027 übermittelt ist.

Genau 800.000 Euro, Organschaft und Gutschrift

§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG verlangt, dass der Gesamtumsatz des Vorjahres „nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Die Grenze selbst ist also noch erlaubt:

Drei Sonderfälle:

• Organschaft: Es zählt der Umsatz des gesamten Organkreises. Was das für Gesellschaften bedeutet, steht im Ratgeber E-Rechnung für GmbH und UG.
• Gutschrift: Stellt Ihr Kunde die Abrechnung aus, zählt der Umsatz des Kunden.
• Rechnung durch einen unbeteiligten Dritten: Es zählt der Umsatz des Unternehmers, in dessen Auftrag abgerechnet wird.

Was gilt für EDI bis Ende 2027?

Manche Unternehmen tauschen Rechnungen seit Jahren per EDI aus, also direkt zwischen ihren Systemen. Für Leistungen im Jahr 2027 dürfen sie dieses Verfahren mit Zustimmung des Empfängers weiter nutzen, unabhängig von der 800.000-€-Grenze (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Danach bleibt EDI nur zulässig, wenn beide Seiten das Format vereinbart haben und sich alle Pflichtangaben vollständig in ein Format nach der Norm EN 16931 übertragen lassen.

Beispiel: Ein Großhändler mit 5 Mio. € Umsatz rechnet per EDI mit einer Supermarktkette ab. 2027 kann das so weiterlaufen. Für Leistungen ab 2028 sollte er rechtzeitig klären, ob sein EDI-Format diese Anforderung erfüllt.

Wer bleibt dauerhaft ausgenommen?

Auch für Leistungen ab 2028 dürfen diese Rechnungen weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden:

• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Was Kleinunternehmer trotzdem tun müssen
• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis einschließlich 250 € (§ 33 UStDV). Bei 250,01 € greift die Ausnahme nicht mehr. Sie gilt außerdem nicht für Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (§ 13b UStG, etwa Bauleistungen an Bauunternehmen, siehe E-Rechnung im Handwerk), für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a) und für Fernverkäufe (§ 3c).
• Fahrausweise für die Personenbeförderung (§ 34 UStDV), nicht aber jede Rechnung rund ums Reisen.
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa die Vermietung von Wohnraum. Wer bei Gewerbemiete zur Umsatzsteuer optiert, fällt dagegen grundsätzlich unter die Pflicht. E-Rechnung für Vermieter
• Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden ohne Sitz in Deutschland: Sie liegen außerhalb der Pflicht.

Barzahlung ist keine Ausnahme: Eine bar bezahlte Rechnung über 250 € an ein Unternehmen im Inland fällt nach den Übergangsfristen ebenfalls unter die Pflicht.

Öffentliche Auftraggeber haben eigene Regeln. Bundesbehörden verlangen nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) elektronische Rechnungen mit ihrer Leitweg-ID. Ausgenommen sind dort Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 €, nicht jede Rechnung bis 1.000 €. Für Länder und Kommunen gelten eigene Vorgaben, die Sie gesondert prüfen sollten.

Fünf Rechnungen, fünf Ergebnisse

Leistungsdatum und Rechnung am Jahreswechsel

Dezemberleistung und Rechnung im Januar: unsere Einordnung

Die Übergangsregeln verlangen zweierlei: Die Leistung muss im passenden Zeitraum liegen, und die Rechnung muss bis zum jeweiligen Stichtag übermittelt sein.

Beispiel: Eine Tischlerei mit 300.000 € Umsatz 2026 liefert am 18. Dezember 2026 Büromöbel an eine Kanzlei und schreibt die Rechnung am 8. Januar 2027. Für die Regel 2025/2026 kommt die Rechnung zu spät, die Regel für 2027 erfasst nach ihrem Wortlaut nur Leistungen aus 2027.

Nach unserer Auslegung des Gesetzestextes wäre für diese Rechnung deshalb schon eine E-Rechnung nötig. Ausdrücklich geklärt ist der Fall in den BMF-Schreiben, die wir gelesen haben, nicht. Praktisch lässt sich die Frage leicht vermeiden: Rechnen Sie Leistungen aus 2026 möglichst noch im Dezember 2026 ab, oder schicken Sie für diese Rechnungen gleich eine E-Rechnung. Bei Einzelfällen hilft Ihre Steuerberatung.

Neugründung 2027: Empfehlung und offene Einzelfrage

Wer 2027 gründet, hat keinen Gesamtumsatz 2026. Eine ausdrückliche Regel, ob die 800.000-€-Übergangsregel dann gilt, haben wir in den gelesenen Quellen nicht gefunden. Nach unserer Auslegung spricht ein Vorjahresumsatz von null eher dafür, dass die Grenze nicht überschritten ist. Eine Pflicht ab dem ersten Tag lässt sich daraus nicht ableiten.

Unsere Empfehlung: Wählen Sie gleich ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erstellen kann, und klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung. Für Gründer, die Kleinunternehmer sind, gilt im ersten Jahr eine eigene Umsatzgrenze von 25.000 € (mehr dazu).

Wurde die Pflicht verschoben?

Nein. Stand Oktober 2026 enthält § 27 Abs. 38 UStG weiterhin die Stichtage 31.12.2026 und 31.12.2027. Forderungen von Verbänden nach einer Verschiebung ändern das Gesetz nicht.

Was passiert, wenn die E-Rechnung fehlt?

Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben und Sie schicken trotzdem ein normales PDF, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist dann grundsätzlich gefährdet. Das BMF beschreibt allerdings Wege zur Berichtigung und weitere Erleichterungen; dass der Vorsteuerabzug immer verloren ist, stimmt so nicht.

So bereiten Sie Ihren Betrieb jetzt vor

Empfang, Originalablage und eine Testrechnung

1. Kunden sortieren: Welche Rechnungen gehen an Unternehmen in Deutschland, welche fallen unter eine Ausnahme?
2. Frist bestimmen: Meine Frist prüfen mit dem Pflicht-Check.
3. Vorhandenes prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm oder Ihr Geschäftskonto schon E-Rechnungen? So vermeiden Sie ein doppeltes Abo.
4. Weg absprechen: Klären Sie mit wichtigen Kunden E-Mail-Adresse und Format, bei Behörden auch die Leitweg-ID.
5. Testrechnung öffnen: Erstellen Sie eine Probe und öffnen Sie sie im Viewer. Unsere Schnellprüfung zeigt typische Fehler, ist aber keine vollständige Validierung. Ob Leistung und Betrag stimmen, prüft ohnehin kein Validator.
6. Ablage testen: Bewahren Sie die Originaldatei (XML oder ZUGFeRD-PDF) unverändert auf. Die Frist beträgt acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres; eine Rechnung aus 2026 also in der Regel bis zum 31.12.2034. Klären Sie Export und Archiv mit Ihrer Steuerberatung.

Den passenden Softwaretarif auswählen

Achten Sie darauf, dass der Tarif nicht nur E-Rechnungen senden, sondern auch empfangene Rechnungen einlesen und die Originaldateien exportieren kann. Bei ZUGFeRD gelten die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung. Software nach benötigtem Tarif vergleichen

Quellen

• § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung)
• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
• § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen)
• BMF: FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026), Frage 11 (Übergangsfristen, 800.000 € und EDI)
• § 19 UStG (Gesamtumsatz, Abs. 2)
• § 4 UStG (Steuerbefreiungen)
• § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 34 UStDV (Fahrausweise)
• § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern)
• § 3 ERechV (E-Rechnung an Bundesbehörden)
• § 5 ERechV (Leitweg-ID und Rechnungsinhalt)
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025, Abschnitt 19.2 UStAE (Gesamtumsatz)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Anwendungsregelung S. 33 (Verweis auf die Übergangsregeln 2024, Rn. 62–65)