E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht und Ausnahme

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

E-Rechnungen empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025. Ein normales E-Mail-Postfach genügt.
Ausstellen müssen Sie keine: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben für Kleinunternehmer dauerhaft erlaubt, auch nach 2028.
Endet Ihr Kleinunternehmerstatus, gelten die allgemeinen Übergangsfristen. Eine sofortige E-Rechnungspflicht folgt daraus nicht automatisch.
Die originale E-Rechnungsdatei müssen Sie acht Jahre unverändert aufbewahren. Ein Ausdruck reicht nicht.

Empfangen ja, Ausstellen freiwillig

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie E-Rechnungen entgegennehmen können, aber selbst keine schreiben. Die Übersicht:

Situation	Was gilt für Sie?
Ein Lieferant schickt Ihnen eine E-Rechnung	Empfangen ist seit 1.1.2025 Pflicht, ein normales E-Mail-Postfach genügt
Sie schreiben einem Unternehmen in Deutschland	Papier oder PDF dauerhaft erlaubt, E-Rechnung freiwillig
Sie schreiben einer Privatperson	keine E-Rechnungspflicht
Ein Geschäftskunde wünscht XML	steuerlich keine Pflicht, Sie können freiwillig eine E-Rechnung schicken
Sie arbeiten für eine Bundesbehörde	eigene Regeln der E-Rechnungsverordnung, unabhängig von § 19
Empfangene E-Rechnungen ablegen	Originaldatei acht Jahre unverändert aufbewahren

Was § 34a UStDV dauerhaft erlaubt

Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Rechnungen über Ihre steuerfreien Kleinunternehmer-Umsätze immer als „sonstige Rechnung“ verschickt werden, also auf Papier oder als PDF. Diese Ausnahme hat kein Enddatum, sie gilt auch nach 2028.

Papier braucht keine Zustimmung des Kunden.
PDF braucht die Zustimmung des Kunden. Sie kann stillschweigend sein, etwa wenn der Kunde Ihre PDF-Rechnungen bisher bezahlt hat.
Eine E-Rechnung dürfen Sie freiwillig an Unternehmen in Deutschland schicken, auch ohne deren Zustimmung. Für Privatkunden gilt das nicht ohne Weiteres; fragen Sie dort vorher nach.

E-Mail, Viewer und Originaldatei: der einfache Empfangsweg

Sie brauchen weder ein Portal noch ein separates Postfach. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passendes Programm wie eine Textwüste aussieht. Mit unserem kostenlosen Viewer sehen Sie sie als normale Rechnung; die Datei verlässt dabei Ihren Computer nicht. Schritt für Schritt: XRechnung öffnen.

Die Schnellprüfung im Viewer zeigt typische Formfehler, ist aber keine vollständige Validierung. Ob Leistung und Betrag stimmen, prüfen Sie selbst. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebetteter XML) gelten die strukturierten Daten, nicht das Bild der PDF.

25.000 und 100.000 Euro richtig unterscheiden

Bestehender Betrieb: Vorjahr und laufendes Jahr

Kleinunternehmer sind Sie, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Es zählen die tatsächlichen Zahlen, keine Prognose.

Gesamtumsatz heißt: die im Jahr eingegangenen Entgelte. Das ist nicht Ihr Gewinn und auch nicht die Umsatzgrenze, die manche Software-Tarife setzen. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa Wohnraummiete, und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit.

Gesamtumsatz	Folge
Vorjahr 25.000,00 €	Grenze eingehalten
Vorjahr 25.000,01 €	keine Kleinunternehmerregelung im ganzen laufenden Jahr, auch wenn der Umsatz dann sinkt
laufendes Jahr 100.000,00 €	Grenze eingehalten
laufendes Jahr 100.000,01 €	schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist voll steuerpflichtig

Gründungsjahr: 25.000 Euro statt 100.000 Euro

Wer im Laufe eines Jahres neu gründet, hat kein Vorjahr. Dann zählt allein der tatsächliche Umsatz des Gründungsjahres, und die Grenze liegt bei 25.000 €, nicht bei 100.000 €.

Beispiel: Sie gründen am 1. Juli 2026.

Gesamtumsatz 2026: 25.000 €. Sie bleiben 2026 Kleinunternehmer. Für 2027 gilt dann die normale Doppelgrenze.
Gesamtumsatz 2026: 25.001 €. Die Grenze für das Gründungsjahr ist überschritten, und 2027 sind Sie wegen des Vorjahres kein Kleinunternehmer. Wie die Umsätze 2026 im Einzelnen zu behandeln sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Was passiert beim Überschreiten der Grenze?

Der überschreitende Umsatz und das Folgejahr

Beispiel A, Folgejahr: Ihr Gesamtumsatz lag 2025 bei 20.000 € und 2026 bei 26.000 €. Für 2026 bleiben Sie Kleinunternehmer, denn das Vorjahr lag unter 25.000 € und das laufende Jahr unter 100.000 €. Ab dem 1. Januar 2027 sind Sie es nicht mehr, auch wenn Ihr Umsatz 2027 wieder sinkt.

Beispiel B, im laufenden Jahr: Im Vorjahr hatten Sie 20.000 € Umsatz, im laufenden Jahr bisher 80.000 €. Ein neuer Kunde bestellt für 40.000 € und zahlt sofort. Mit diesem Auftrag überschreiten Sie 100.000 €. Schon dieser Auftrag ist in voller Höhe steuerpflichtig; Ihre früheren Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei. Für die Rechnung über 40.000 € gelten dann die normalen Regeln, einschließlich Umsatzsteuer.

Regelbesteuerung bedeutet nicht automatisch sofortige E-Rechnung

Mit dem Status endet die Ausnahme nach § 34a UStDV. Ab dann gelten für Sie die allgemeinen Übergangsfristen:

Beispiel B im Jahr 2026: Die Rechnung über 40.000 € darf noch auf Papier oder als PDF (mit Zustimmung) verschickt werden, wenn sie bis zum 31.12.2026 übermittelt ist.
Beispiel A im Jahr 2027: Ihr Gesamtumsatz 2026 lag mit 26.000 € unter 800.000 €. Für Leistungen 2027 bleiben Papier oder PDF erlaubt, wenn die Rechnung bis zum 31.12.2027 übermittelt ist.
Für Leistungen ab 2028 schreiben Sie Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen, soweit keine andere Ausnahme greift, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € oder Rechnungen an Privatkunden.

Wechseln Sie freiwillig zur Regelbesteuerung (Verzicht nach § 19 Abs. 3 UStG), wirkt das ab Beginn des gewählten Jahres und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Ein Häkchen im Rechnungsprogramm ändert Ihren Status nicht.

Welche Angaben braucht eine § 19-Rechnung?

§ 34a UStDV verlangt mindestens:

vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum,
Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung,
den Betrag in einer Summe und einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
bei einer Abrechnung durch den Kunden das Wort „Gutschrift“.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und Ihre Bankverbindung sind nach § 34a keine Mindestangaben, im Alltag aber sinnvoll. Ein üblicher Hinweis lautet zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben.

Kunde verlangt XML oder ist eine Behörde

Verlangt ein Geschäftskunde eine XRechnung, sind Sie steuerlich nicht dazu verpflichtet. Möchten Sie ihm entgegenkommen, schicken Sie freiwillig eine.

Anders bei öffentlichen Auftraggebern: Die Kleinunternehmer-Ausnahme gilt nur im Umsatzsteuerrecht. Für Aufträge von Bundesbehörden gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Danach stellen Sie Rechnungen elektronisch, in der Regel als XRechnung, mit der Leitweg-ID der Behörde. Ausgenommen sind Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 €, nicht jede Rechnung bis 1.000 €. Länder und Kommunen haben eigene Regeln. Fragen Sie vor der ersten Rechnung nach Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg.

Welche Software ist nötig, welche nur bequem?

Ohne Neukauf empfangen und prüfen

Allein wegen der Empfangspflicht müssen Sie keine kostenpflichtige Software kaufen. Es reichen Ihr E-Mail-Postfach, ein Viewer zum Lesen und eine geordnete Ablage für die Originaldateien.

Gratis-Tarif, Archiv und DATEV vergleichen

Software lohnt sich, wenn Sie freiwillig E-Rechnungen schreiben wollen, viele Rechnungen bekommen oder absehbar über die Grenze wachsen. Prüfen Sie dann:

Erstellt der Tarif XRechnung oder ZUGFeRD (nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL)?
Liest er empfangene E-Rechnungen ein und bewahrt die Originaldatei auf?
Gibt es einen DATEV-Export, falls Ihre Steuerberatung damit arbeitet?
Welche Grenzen hat ein Gratis-Tarif bei Rechnungen, Archiv und Export?

Eine Übersicht finden Sie im Software-Vergleich. Prüfen Sie auch die Rechnungsfunktion Ihres Geschäftskontos, bevor Sie ein zweites Abo abschließen.

Originale aufbewahren und den Wechsel vorbereiten

Empfangene und eigene Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 also in der Regel bis zum 31.12.2034; andere Vorschriften können die Frist verlängern.

Aufzubewahren ist die Originaldatei, unverändert und jederzeit verfügbar. Ein Ausdruck oder ein PDF-Bild davon reicht nicht. Ein gewöhnlicher Ordner, in dem Dateien unbemerkt geändert oder gelöscht werden können, ist keine pauschale Garantie für die GoBD-Anforderungen. Achten Sie darauf:

Originaldateien bleiben unverändert, Änderungen sind nachvollziehbar,
regelmäßige Sicherung an einem zweiten Ort,
Sie finden jede Rechnung schnell wieder und können sie auf Anfrage vorlegen,
eine kurze schriftliche Beschreibung, wie Sie Rechnungen empfangen und ablegen.

Ein kostenpflichtiges Archiv ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Auch ein Buchhaltungsprogramm kann die Ablage übernehmen. Sprechen Sie Ihre Lösung am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.

Was Sie jetzt tun sollten:

Postfach festlegen, an das Lieferanten Rechnungen schicken sollen, und es mitteilen.
Ablage einrichten nach den Punkten oben.
Umsatz im Blick behalten: eingegangene Zahlungen gegen 25.000 € und 100.000 €.
Status und Frist prüfen: Der Pflicht-Check zeigt in einer Minute, ob eine Ausnahme greift.

Eine XRechnung bekommen?

Öffnen Sie sie kostenlos im Browser, ohne Upload und ohne Anmeldung.

E-Rechnung öffnen