XRechnung öffnen: So lesen Sie eine E-Rechnung ohne Software

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Eine XRechnung ist eine XML-Datei für Buchhaltungssoftware. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer.
Unser Viewer zeigt sie kostenlos im Browser als normale Rechnung und prüft sie, ohne Upload und ohne Anmeldung.
Bewahren Sie die originale Datei acht Jahre unverändert auf. Bei ZUGFeRD ist es am einfachsten, das ganze erhaltene PDF zu behalten.

Warum sieht die Datei so seltsam aus?

Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung. Öffnen Sie die Datei mit einem Doppelklick, landet sie meist im Browser oder Texteditor, und Sie sehen nur Tags wie <cbc:PayableAmount>. Das ist kein Fehler – die Datei ist für Buchhaltungssoftware gemacht, nicht für Menschen.

Es gibt zwei verbreitete Formate:

XRechnung ist eine reine XML-Datei (Endung .xml). Sie kommt in zwei technischen Varianten vor, „UBL“ und „CII“; der Viewer erkennt beide automatisch.
ZUGFeRD (international Factur-X) ist ein PDF, in dem die XML-Datei eingebettet ist. Das PDF können Sie normal ansehen. Rechtlich maßgeblich sind aber die Daten in der eingebetteten XML-Datei.

In drei Schritten zur lesbaren Rechnung

Öffnen Sie den E-Rechnungs-Viewer.
Tippen Sie auf „Datei auswählen“ und wählen Sie die .xml- oder .pdf-Datei. Am Computer können Sie sie auch in das Feld ziehen.
Die Rechnung erscheint mit Absender, Positionen, Steuer und Bankverbindung. Über „Drucken / als PDF speichern“ erhalten Sie eine lesbare Kopie, über den GiroCode können Sie mit der Banking-App bezahlen.

Die Datei wird dabei nur in Ihrem Browser verarbeitet. Sie wird nicht auf unseren Server hochgeladen.

Ist die Rechnung in Ordnung?

Der Viewer prüft die wichtigsten Regeln der Norm EN 16931 und der XRechnung: Pflichtangaben, Rechenwege, Steuerbeträge und die IBAN. Findet er Fehler, sehen Sie diese mit einer verständlichen Erklärung. Das ist nützlich, denn:

Eine Rechnung mit Fehlern bei Pflichtangaben ist nicht ordnungsgemäß. Das kann Ihren Vorsteuerabzug gefährden.
Ist die Datei technisch kaputt (kein gültiges XML), gilt sie nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
Auch die Formate ZUGFeRD MINIMUM und BASIC-WL gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung. Der Viewer weist darauf hin.

Bei Fehlern bitten Sie den Absender um eine korrigierte Rechnung. Für eine vollständige technische Validierung gibt es den offiziellen Validator der KoSIT; er braucht die passende Konfiguration für das Format. Auch er prüft nur die Technik und die Regeln, nicht, ob Leistung und Betrag sachlich stimmen. Was einzelne Meldungen bedeuten, erklärt der Ratgeber Fehlermeldungen in E-Rechnungen.

Richtig aufbewahren

Wichtig und oft übersehen: Sie müssen die originale XML-Datei acht Jahre lang aufbewahren, unverändert und maschinenlesbar. Ausdrucken zum Lesen dürfen Sie, aber ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt die Datei nicht. Bei ZUGFeRD ist mindestens der strukturierte XML-Teil unverändert aufzubewahren, der PDF-Teil zusätzlich dann, wenn er weitere oder abweichende steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. Am einfachsten behalten Sie deshalb das ganze PDF so, wie Sie es bekommen haben.

Praktisch heißt das: Speichern Sie die Datei so, wie Sie sie bekommen haben, geordnet (zum Beispiel nach Jahr und Lieferant), oder übergeben Sie sie an Ihr Buchhaltungsprogramm. Ein einfacher Ordner allein reicht dafür meist nicht: Die Datei muss vor unbemerkten Änderungen geschützt, jederzeit auffindbar und gesichert sein. Wie das ohne teures Archiv geht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung empfangen. Viele Programme lesen E-Rechnungen direkt ein und archivieren sie automatisch – eine Übersicht finden Sie im Software-Vergleich.

Müssen Sie selbst bald E-Rechnungen schreiben? Das hängt von Ihrem Umsatz ab: Die Übergangsfristen 2027 und 2028 erklären, wer wann dran ist. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nur empfangen, nicht ausstellen.

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