E-Rechnung Fehlermeldungen: BR-Codes verständlich erklärt

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Fast jede Meldung muss der Absender beheben. Bitten Sie um eine berichtigte E-Rechnung, statt die XML selbst zu ändern.
Die Bewertung des KoSIT-Validators ist eine technische Annahmeempfehlung, keine Zahlungsentscheidung und keine Prüfung, ob Leistung und Preis stimmen.
Format und Regelwerk müssen zusammenpassen: Die XRechnung-Regeln BR-DE gelten nicht für jede ZUGFeRD-Datei.

Eine Fehlermeldung zu einer E-Rechnung bedeutet fast immer: Der Absender muss die Rechnung in seinem Programm berichtigen und neu als E-Rechnung schicken. Sie als Empfänger liefern höchstens eigene Daten zu, etwa Ihre Käuferreferenz oder Anschrift. Ändern Sie die XML-Datei nicht selbst.

So gehen Sie vor:

Datei klären: Lässt sie sich überhaupt öffnen? Wenn nicht, geht es zuerst um die Datei, nicht um eine Regel.
Meldung einordnen: Fehler oder Warnung? Welche Regel (BR-Code) und welches Regelwerk?
Rückfrage schicken: Code und Meldungstext an den Lieferanten senden und um eine berichtigte E-Rechnung bitten.

Die Datei lässt sich nicht lesen: XML-Code, ZIP oder winmail.dat

Zeigt der Browser nur Code wie <cbc:PayableAmount>, ist das kein Fehler: Eine XRechnung ist für Software gemacht, ein Viewer macht sie lesbar (Anleitung).

Anders bei Dateien, die gar keine Rechnungsdatei sind:

ZIP-Archiv: Entpacken Sie es auf Ihrem Rechner und öffnen Sie die enthaltene XML- oder PDF-Datei.
winmail.dat: Unser Viewer kann diese Datei nicht lesen. Bitten Sie den Absender, die XML oder das ZUGFeRD-PDF als normalen Anhang zu senden. Schicken Sie Rechnungen nicht an unbekannte Online-Konverter.
Falsche Zeichenkodierung: XRechnung verlangt UTF-8. Sehen Sie verstümmelte Umlaute oder Ersatzzeichen, fordern Sie eine korrekt exportierte Originaldatei an. Die Endung zu ändern oder selbst umzucodieren hilft nicht.

Fehler, Warnung, „nicht akzeptabel“: Was der Prüfbericht aussagt

Drei Unterscheidungen helfen beim Lesen:

Schemafehler: Die Datei passt nicht zum technischen Grundaufbau der Syntax (UBL oder CII), etwa weil Elemente an falscher Stelle stehen.
Geschäftsregeln (Schematron): Das sind die BR-Codes. Die Regeln der EN 16931 (BR-, BR-CO-, BR-S- …) prüfen Pflichtfelder, Rechenwege und Steuerlogik; die XRechnung ergänzt Zusatzregeln mit dem Kürzel BR-DE.
Fehler oder Warnung: Ein Fehler heißt, eine Muss-Regel ist verletzt. Eine Warnung ist ein Hinweis, den man prüfen sollte. BR-DE-19 etwa ist als Soll-Regel formuliert.

Der KoSIT-Validator fasst das Ergebnis zu einer Empfehlung zusammen: ACCEPTABLE, REJECT (sinngemäß „nicht akzeptabel“) oder UNDEFINED. Im deutschen Prüfbericht der Konfiguration v2026-08-31 steht dann einer dieser Sätze:

„Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.“

„Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument zurückzuweisen.“

„Bewertung: Die Validierung konnte nicht vollständig durchgeführt werden. Das Dokument sollte nicht automatisiert angenommen werden.“

Das ist eine technische Annahmeempfehlung für ein bestimmtes Format und einen bestimmten Regelstand, keine rechtliche Entscheidung über die Zahlung. Ob Menge, Preis und Leistung stimmen, prüft sie nicht. Der dritte Satz heißt: Die Prüfung ist unvollständig, also nicht bestanden. Mit einer neuen Prüfkonfiguration kann dieselbe Datei anders bewertet werden.

Prüfen Sie deshalb immer mit dem passenden Regelwerk. Diese Seite bezieht sich auf XRechnung 3.0.2 und die KoSIT-Prüfkonfiguration v2026-08-31; die XRechnung 4.0.0 ist bisher nur als Vorversion veröffentlicht. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EXTENDED ist grundsätzlich ein zulässiges Format. Prüft man sie nur nach den XRechnung-Regeln, kann das zu unpassenden Beanstandungen führen. Welche Profile es gibt, erklärt ZUGFeRD: Was ist das?.

Die häufigsten BR-Codes und was zu tun ist

Codes und Zitate stammen aus den offiziellen Regelwerken: BR-DE aus der XRechnung-Spezifikation 3.0.2, alle anderen aus der Schematron-Fassung der EN 16931 (Tag validation-1.3.16). Die Erklärungen sind unser Klartext.

XRechnung-Zusatzregeln (BR-DE)

Code	Bedeutung	Was tun
`BR-DE-15`	Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt. Bei Behörden steht hier die Leitweg-ID. Im B2B ist keine Leitweg-ID nötig; Sie können einen eigenen internen Bezeichner vorgeben.	Nennen Sie dem Lieferanten Ihren Referenzwert, er stellt neu aus.
`BR-DE-1`	Die Gruppe der Zahlungsanweisungen (BG-16) fehlt. Das ist keine allgemeine IBAN-Pflicht.	Lieferant ergänzt Zahlungsart und Zahlungsdaten.
`BR-DE-2`	Die Gruppe Verkäuferkontakt (BG-6) fehlt.	Lieferant ergänzt seine Kontaktdaten.
`BR-DE-5`, `BR-DE-6`, `BR-DE-7`	Ansprechpartner (BT-41), Telefonnummer (BT-42) oder E-Mail-Adresse (BT-43) des Verkäufers fehlen.	Lieferant ergänzt die Angabe.
`BR-DE-16`	Es werden Steuercodes wie S oder E verwendet, aber weder USt-IdNr. (BT-31) noch Steuernummer (BT-32) noch ein Steuervertreter (BG-11) ist angegeben.	Lieferant ergänzt seine Kennung.
`BR-DE-19`	Soll-Regel: Bei Zahlungsart 58 (SEPA-Überweisung) soll in BT-84 eine korrekte IBAN stehen.	Kontodaten über einen bekannten Weg mit dem Lieferanten klären.

Offizieller Wortlaut von BR-DE-15 und BR-DE-1 (XRechnung 3.0.2, Kap. 12.6):

„Das Element “Buyer reference” (BT-10) muss übermittelt werden.“

„Eine Rechnung (INVOICE) muss Angaben zu “PAYMENT INSTRUCTIONS” (BG-16) enthalten.“

Summen und Rechenwege (BR-CO)

Code	Bedeutung	Was tun
`BR-CO-10`	Die Positionsbeträge ergeben nicht die angegebene Positionssumme (BT-106).	Lieferant korrigiert Positionen oder Summe.
`BR-CO-13`	Netto gesamt (BT-109) ist nicht Positionssumme minus Nachlässe plus Zuschläge.	Nachlässe und Zuschläge prüfen lassen.
`BR-CO-14`	Die Gesamtsteuer (BT-110) ist nicht die Summe der Steuerbeträge je Kategorie.	Steueraufschlüsselung korrigieren lassen.
`BR-CO-15`	Brutto (BT-112) ist nicht Netto plus Gesamtsteuer.	Lieferant korrigiert die Summen.
`BR-CO-16`	Der Zahlbetrag (BT-115) ist nicht Brutto minus bereits gezahlter Betrag plus Rundungsbetrag.	Fragen, ob eine Anzahlung abgezogen wurde; korrigieren lassen.
`BR-CO-17`	Der Steuerbetrag einer Kategorie ist nicht Bemessungsgrundlage mal Steuersatz, gerundet auf zwei Nachkommastellen.	Lieferant prüft Grundlage und Satz.

Offizieller Wortlaut von BR-CO-16 (EN 16931):

„[BR-CO-16]-Amount due for payment (BT-115) = Invoice total amount with VAT (BT-112) -Paid amount (BT-113) +Rounding amount (BT-114).“

Eine abweichende Summe ist nicht automatisch nur Rundung. Nehmen Sie Differenzen nicht pauschal hin.

Umsatzsteuer und Zahlung

Code	Bedeutung	Was tun
`BR-S-08`	Die Bemessungsgrundlage für einen regulären Steuersatz (Kategorie S) passt nicht zu den Positionen, Nachlässen und Zuschlägen mit diesem Satz.	Lieferant korrigiert Grundlage oder Zuordnung.
`BR-S-09`	Der Steuerbetrag der Kategorie S passt nicht zu Grundlage und Steuersatz.	Lieferant rechnet neu.
`BR-E-10`	Steuerbefreiung (Kategorie E) ohne Befreiungsgrund als Code (BT-121) oder Text (BT-120). Die XRechnung-Spezifikation beschreibt auch die Kleinunternehmer-Rechnung mit Kategorie E und Befreiungshinweis.	Lieferant ergänzt den Befreiungsgrund in der XML, nicht nur im PDF.
`BR-AE-10`	Reverse Charge (Kategorie AE) ohne Grund „Reverse charge“ als Code oder Text (auch in anderer Sprache).	Lieferant ergänzt den Hinweis.
`BR-61`	Bei Überweisung fehlt die Kontokennung (BT-84). Das muss nicht immer eine deutsche IBAN sein.	Lieferant ergänzt das Konto oder korrigiert die Zahlungsart.
`BR-CO-25`	Positiver Zahlbetrag, aber weder Fälligkeitsdatum (BT-9) noch Zahlungsbedingungen (BT-20).	Lieferant ergänzt eine der beiden Angaben.

Offizieller Wortlaut von BR-E-10 (EN 16931):

„[BR-E-10]-A VAT breakdown (BG-23) with VAT Category code (BT-118) “Exempt from VAT” shall have a VAT exemption reason code (BT-121) or a VAT exemption reason text (BT-120).“

Meldungen unseres Viewers und was dahintersteckt

Unser Viewer zeigt eine Schnellprüfung. Sie deckt einen Teil der offiziellen Regeln ab, in eigenen Worten, und ist keine wörtliche oder vollständige Umsetzung. „Schnellprüfung bestanden“ ist deshalb keine Bescheinigung. Für eine vollständige technische Validierung nutzen Sie den KoSIT-Validator mit der passenden Konfiguration. Die BR-DE-Regeln wendet der Viewer nur an, wenn sich die Datei als XRechnung ausweist.

„Die Datei ist kein gültiges XML.“
Die Datei ließ sich nicht als XML lesen: beschädigte XML, aber auch ZIP, winmail.dat oder falsche Kodierung. Die genaue Ursache erkennt der Viewer nicht. Was tun: Raten Sie nicht, sondern fordern Sie die Originaldatei als separaten Anhang an.
„Unbekanntes Format „…“. Erwartet wird eine XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD/Factur-X.“
Der Viewer kennt das Wurzelelement nicht. Das ist keine steuerliche Bewertung. Was tun: Lieferanten nach dem Format fragen.
„Das ist eine ZUGFeRD-1.0-Rechnung (veraltet). …“
Alte ZUGFeRD-Fassung. Was tun: Datei aufbewahren, aktuelle Fassung anfordern.
„Diese PDF enthält keine eingebettete Rechnungs-XML. …“
Normale PDF-Rechnung oder XML getrennt mitgeschickt. Was tun: Weitere Anhänge prüfen; ob eine PDF noch reicht, zeigt der Pflicht-Check.
„Die PDF konnte nicht gelesen werden. Ist sie beschädigt oder passwortgeschützt?“
PDF ließ sich nicht verarbeiten. Was tun: Unbeschädigtes Original ohne Passwort anfordern.
„Die Datei ist größer als 25 MB.“
Grenze unseres Viewers, keine gesetzliche Grenze. Was tun: Anderes Programm nutzen oder kleinere Originaldatei erfragen.
„Profil …: Diese Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG.“
ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL. Was tun: Rechnung in geeignetem Profil anfordern.
BR-01 „Keine bekannte Spezifikationskennung (BT-24) gefunden.“
Warnung: Kennung fehlt oder ist dem Viewer unbekannt. Unbekannt heißt nicht unzulässig. Was tun: Lieferanten nach Format und Profil fragen.
BR-DE-1 „XRechnung: Die Zahlungsart (BG-16) fehlt.“
Der Viewer prüft hier nur den Code der Zahlungsart, die offizielle Regel umfasst die ganze Gruppe. Was tun: Zahlungsangaben ergänzen lassen.
BR-DE-15 „XRechnung: Die Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (BT-10) fehlt.“
Im B2B genügt Ihre Referenz. Was tun: Referenz mitteilen.
BR-DE-5 „XRechnung: Der Ansprechpartner des Verkäufers (BT-41) fehlt.“ (ebenso BR-DE-6 Telefonnummer, BR-DE-7 E-Mail-Adresse)
Der Viewer prüft die Einzelfelder, nicht BR-DE-2 als Gruppe. Was tun: Lieferant ergänzt.
XR BT-34 / XR BT-49 „XRechnung: Die elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) fehlt.“ (bzw. des Käufers, BT-49)
Eigene Kurzbezeichnung des Viewers, keine offizielle Regelnummer. Gemeint ist nicht die Kontakt-E-Mail. Was tun: Lieferant ergänzt; Ihre Adresse teilen Sie ihm mit.
„Weder USt-IdNr. (BT-31) noch Steuernummer (BT-32) des Verkäufers angegeben (Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG).“
Entspricht BR-DE-16. Ein angegebener Steuervertreter genügt ebenfalls, auch wenn der Text ihn nicht nennt. Was tun: Lieferant ergänzt.
BR-61 „Zahlungsart Überweisung, aber keine IBAN/Kontonummer (BT-84) angegeben.“
Der Viewer prüft nur die Zahlungsarten 30 und 58, die offizielle Regel ist weiter. Was tun: Konto ergänzen lassen.
„Die IBAN sieht nicht gültig aus.“ / „Die Prüfziffer der IBAN … stimmt nicht.“
Warnungen zu Form und Prüfziffer. Ob das Konto wirklich dem Lieferanten gehört, kann keine Dateiprüfung zeigen. Was tun: Bankverbindung über einen bekannten Kontaktweg bestätigen.
„Das Fälligkeitsdatum liegt vor dem Rechnungsdatum.“
Plausibilitätshinweis des Viewers, keine offizielle Regel. Was tun: Zahlungsziel beim Lieferanten nachfragen.
„Brutto-Gesamtbetrag müsste … sein, angegeben ist ….“ und ähnliche Rechenmeldungen
Entsprechen BR-CO-10 bis BR-CO-17 und BR-S-08; der Viewer zeigt erwarteten und angegebenen Wert. Was tun: Siehe Summentabelle oben.

Wer korrigiert den Fehler, und in welcher Form?

Die Rechnung berichtigt der Aussteller. Ist für den Umsatz eine E-Rechnung vorgeschrieben, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung mit dem passenden Rechnungstyp kommen. Fehlende Angaben per E-Mail oder als PDF nachzuschicken genügt dann nicht. Ein Storno mit komplett neuer Rechnungsnummer ist dabei nicht in jedem Fall nötig.

Das BMF trennt die Fehlerarten:

Formatfehler: Entspricht die Datei nicht dem Format, gilt sie nicht als E-Rechnung.
Geschäftsregelfehler werden gesondert beurteilt. Eine fehlende Käuferreferenz nennt das BMF ausdrücklich als umsatzsteuerlich unbeachtlich.
Fehlende umsatzsteuerliche Pflichtangaben, etwa weder Steuernummer noch USt-IdNr.: Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß. Lassen Sie sie berichtigen; welche Folgen das für Ihren Vorsteuerabzug hat, klärt im Zweifel Ihre Steuerberatung.

Auch ein fehlerfreier Prüfbericht ersetzt nicht Ihre eigene Prüfung, ob die Rechnung vollständig und richtig ist. Mit ordentlicher Sorgfalt dürfen Sie sich nach dem BMF aber auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen. Wir empfehlen, den Bericht zusammen mit der Originaldatei abzulegen (E-Rechnungen empfangen und aufbewahren).

Fragt Ihr Lieferant nach einem Programm, das E-Rechnungen vor dem Versand prüft: Siehe Software-Vergleich.

Darf ich die Rechnung ablehnen oder die Zahlung stoppen?

Bitten Sie um eine berichtigte Rechnung. Ein negativer Prüfbericht gibt aber kein automatisches Recht, die Zahlung zurückzuhalten; er ist eine technische Empfehlung. Ob Sie eine Rechnung im Einzelfall zurückweisen dürfen, hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Lieferanten ab. Klären Sie das bei größeren Beträgen mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.

Meldung selbst nachsehen

Öffnen Sie die Rechnung im Viewer. Jede Meldung nennt die Regel, ohne Upload und ohne Anmeldung.

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