E-Rechnung im Einzelhandel: Kassenbon, Firmenkunden, Großhandel

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Privatkunden bekommen weiter ihren Kassenbon. Die E-Rechnung betrifft nur Verkäufe an Unternehmen für deren Unternehmen, und auch dann erst nach Ihrer Übergangsfrist.
Bei Firmenkunden reicht ein Bon, solange der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Darüber brauchen Sie eine E-Rechnung, sobald Ihre Übergangsfrist endet.
Die E-Rechnung ersetzt weder Kasse mit Sicherheitseinrichtung noch Belegausgabepflicht. Rechnungen Ihrer Lieferanten müssen Sie schon seit 2025 als E-Rechnung empfangen können.

Privatkunde oder Firmenkunde?

Die Pflicht zur E-Rechnung steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Sie gilt „für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“, und nur, „wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind“. Wer bei Ihnen privat einkauft, fällt nicht darunter.

Für Privatkunden ändert sich deshalb nichts. Stellen Sie ihnen eine Rechnung aus, ist das nach dem BMF eine sonstige Rechnung, auch wenn Sie dazu nicht verpflichtet sind: „Dies gilt auch für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung (z. B. bei Umsätzen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, oder an private Endverbraucher) eine solche ausgestellt wird.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 19). Papier ist dann „umsatzsteuerrechtlich immer zulässig“, ein elektronisches Format nur mit Zustimmung des Kunden (Rn. 20).

Anders ist es, wenn ein Betrieb bei Ihnen für sein Geschäft einkauft: der Handwerker sein Material, das Büro seine Möbel, das Café seine Ware. Dann kommt es auf den Betrag und auf Ihre Übergangsfrist an.

Verkauf	Brauchen Sie eine E-Rechnung?
Privatkundin kauft eine Waschmaschine für 600 €	Nein. Kassenbon oder Rechnung auf Papier.
Handwerksbetrieb kauft Material für 180 €	Nein. Der Betrag liegt unter der Kleinbetragsgrenze, ein Bon reicht.
Büro kauft einen Drucker für 600 €	Ja, sobald Ihre Übergangsfrist endet.
Monatliche Sammelrechnung an einen Betrieb über 400 € (viele Einkäufe zu je 30 €)	Ja, sobald Ihre Übergangsfrist endet. Es zählt der Gesamtbetrag der Rechnung.
Gebrauchtwarenhandel nach § 25a UStG an einen Betrieb, 900 €	Ja, sobald Ihre Übergangsfrist endet. Die Regeln gelten auch bei Differenzbesteuerung.

Zur letzten Zeile: Das BMF zählt Rechnungen „für Umsätze, für welche die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird“ ausdrücklich zu den Fällen, in denen die Pflicht genauso gilt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17).

Die Grenze von 250 Euro

Für kleine Beträge gibt es eine dauerhafte Ausnahme. § 33 UStDV regelt: „Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten“. Das sind der vollständige Name und die Anschrift Ihres Geschäfts, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Ein ordentlicher Kassenbon enthält diese Angaben in der Regel.

Entscheidend ist Satz 4: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ Bis einschließlich 250 Euro brutto bleibt der Bon also auch für Firmenkunden zulässig, ohne zeitliche Grenze.

Drei Punkte, an denen sich Läden verrechnen:

Es zählt die ganze Rechnung. „Maßgeblich für die Vereinfachung nach § 33 Satz 4 UStDV ist allein der Gesamtbetrag der Rechnung, auch sofern in einer Rechnung über mehrere Leistungen abgerechnet wird.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 23). Bei Sammelrechnungen und Monatsabrechnungen für Firmenkunden ist die Grenze schnell überschritten.
Nicht für jeden Umsatz. „Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes“ (§ 33 Satz 3 UStDV). Das betrifft etwa Fernverkäufe in andere EU-Staaten und innergemeinschaftliche Lieferungen.
Eine E-Rechnung ist trotzdem erlaubt. Auch unter 250 Euro dürfen Sie Firmenkunden eine E-Rechnung schicken. Das BMF schreibt dazu: „Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen auch in diesen Fällen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich.“ Für ein PDF per E-Mail brauchen Sie dagegen die Zustimmung des Kunden, die „auch konkludent erfolgen kann“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22).

Ab wann gilt die Pflicht für Ihren Laden?

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Für Umsätze im Jahr 2026 dürfen Sie Firmenkunden noch Papier oder, mit deren Zustimmung, ein PDF geben. Das gilt „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz“.

Für Umsätze im Jahr 2027 hängt es von Ihrem Umsatz ab. Die Erleichterung gilt weiter, „wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Maßgeblich ist also Ihr Gesamtumsatz 2026, einschließlich aller Verkäufe an Privatkunden. Wer darüber liegt, schreibt Firmenkunden über 250 Euro für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen, alle anderen für Umsätze ab dem 1. Januar 2028. Wie Sie den Gesamtumsatz ermitteln, steht im Ratgeber Fristen 2027/2028.

Firmenkunde an der Kasse: Bon oder E-Rechnung?

Kauft nach Ablauf Ihrer Frist ein Betrieb für mehr als 250 Euro ein, reicht der Bon als Rechnung nicht mehr. Das BMF ist deutlich: Wird statt der geschuldeten E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, „handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG“. Ihr Kunde kann daraus dem Grunde nach keine Vorsteuer ziehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 56).

Ist es schon passiert, lässt es sich reparieren. Eine stattdessen ausgestellte Rechnung „(z. B. eine durch ein Kassensystem erzeugte Rechnung)“ kann durch eine E-Rechnung berichtigt werden. „Die E-Rechnung muss durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt.“ (Rn. 57; ebenso UStAE 15.2a Abs. 7 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Für den Alltag heißt das:

Fragen Sie an der Kasse nach, ob der Kunde eine Rechnung für seine Firma braucht. Bei Ja und einem Betrag über 250 Euro brauchen Sie Firmennamen, Anschrift und eine E-Mail-Adresse für die E-Rechnung.
Klären Sie, wer die E-Rechnung erzeugt. Manche Kassensysteme können E-Rechnungen ausgeben, sonst schreiben Sie sie mit einem Rechnungsprogramm. Fragen Sie Ihren Kassenanbieter, ob und wie das geht.
Firmenkunden mit Kundenkonto und Monatsabrechnung stellen Sie am besten ganz auf E-Rechnung um. Eine Übersicht über Programme gibt unser Software-Vergleich.

Kasse und Kassenbon bleiben

Die E-Rechnung ist eine Regel des Umsatzsteuerrechts. Die Pflichten für Ihre Kasse stehen in der Abgabenordnung und gelten daneben weiter.

Sicherheitseinrichtung. „Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.“ (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO).

Belegausgabepflicht. Wer seine Verkäufe mit einer elektronischen Kasse erfasst, muss jedem Kunden einen Beleg geben, „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften“ (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Eine Befreiung gibt es nicht automatisch: Bei Verkäufen „an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen“ kann das Finanzamt befreien (Satz 2), und es kann die Befreiung widerrufen.

Beleg in der E-Rechnung. Was auf dem Beleg stehen muss, regelt § 6 KassenSichV, etwa Transaktionsnummer und Seriennummern. Diese Angaben müssen lesbar sein, „aus einem QR-Code auslesbar sein oder“ „in einer elektronischen Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 des Umsatzsteuergesetzes enthalten sein“. Der strukturierte Teil muss dann der Schnittstelle DSFinV entsprechen. Eine E-Rechnung kann damit zugleich als Kassenbeleg dienen, wenn sie alle Belegangaben in dieser Form enthält. Ob Ihre Kasse das kann, klären Sie mit dem Anbieter.

Elektronischer Bon. „Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden; andere gesetzliche Vorgaben bleiben unberührt.“ (§ 6 Satz 5 KassenSichV).

Kopien der Ausgangsrechnungen aufbewahren

Auch von Ihren eigenen Rechnungen müssen Sie ein Doppel aufbewahren. Für Kassenbons bis 250 Euro gibt es eine Erleichterung: Bei Rechnungen aus Kassensystemen ist es „hinsichtlich einer erteilten Rechnung im Sinne des § 33 UStDV ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann“ (UStAE 14b.1 Abs. 1 Satz 7 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Die Kassendaten müssen dann die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllen.

E-Rechnungen an Firmenkunden bewahren Sie als Datei auf. Wie lange und in welcher Form, steht im Ratgeber E-Rechnung archivieren.

Rechnungen vom Großhandel empfangen

Auch wenn Sie fast nur an Privatkunden verkaufen: Beim Einkauf sind Sie selbst Firmenkunde. „Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40). Eine Übergangsfrist dafür gibt es nicht (Rn. 62).

Ihr Großhändler darf Ihnen in seiner Übergangsfrist noch Papier oder ein PDF schicken. Kommt eine XML-Datei, können Sie sie in unserem Viewer lesbar machen. Wie Sie den Eingang einrichten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Checkliste für Ihren Laden

Gesamtumsatz 2026 ermitteln: über oder nicht über 800 000 Euro? Davon hängt ab, ob Ihre Frist Ende 2026 oder Ende 2027 endet.
Ein E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
Mit dem Kassenanbieter klären: Kann die Kasse E-Rechnungen ausgeben, oder schreiben Sie sie mit einem Rechnungsprogramm?
Ablauf an der Kasse festlegen: Firmenkunden über 250 Euro nach Rechnungsadresse und E-Mail fragen.
Monatsabrechnungen und Kundenkonten von Firmenkunden auf E-Rechnung umstellen.
Ablage für E-Rechnungen einrichten, getrennt von den Kassendaten.

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall, etwa zur Befreiung von der Belegausgabepflicht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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