E-Rechnung für Freiberufler und Selbstständige

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Freiberufler sind umsatzsteuerlich Unternehmer wie Gewerbetreibende. Eine eigene Ausnahme für freie Berufe gibt es bei der E-Rechnung nicht.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Dafür reicht eine E-Mail-Adresse.
Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen nur für steuerpflichtige Leistungen an Unternehmen im Inland, und erst nach den Übergangsfristen. Für Privatkunden, Auftraggeber im Ausland, Kleinbeträge und steuerfreien Unterricht gilt die Pflicht nicht.

Gilt die E-Rechnung auch für freie Berufe?

Ja. „Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt“ (§ 2 Abs. 1 UStG). Das BMF schreibt in seinen FAQ zur E-Rechnung: „Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.“

Ob Ihre Einkünfte bei der Einkommensteuer als freiberuflich oder gewerblich gelten, entscheidet über das Rechnungsformat nicht. Entscheidend ist die einzelne Leistung. Stellen Sie sich drei Fragen:

Ist Ihr Kunde ein Unternehmen, und bezieht er die Leistung für sein Unternehmen?
Sind Sie beide im Inland ansässig? Das Gesetz verlangt die E-Rechnung, „wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Ist die Leistung steuerpflichtig? Die Rechnungspflicht gilt nur, „wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Lautet jede Antwort Ja, brauchen Sie eine E-Rechnung, sobald die Übergangsfrist für Sie endet. Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer stehen weiter unten.

E-Rechnungen empfangen: seit 2025, auch als Kleinunternehmer

Beim Empfang gibt es keine Schonfrist. Das BMF schreibt: „Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Das gilt auch für Kleinunternehmer: „Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt“ (UStAE 14.1 Abs. 5).

Technisch ist das wenig Aufwand: „Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt“ (Rn. 40). Betroffen sind Einkäufe für Ihr Unternehmen, etwa Arbeitsmittel, Hardware oder Druckaufträge. Ob ein Lieferant Ihnen schon eine E-Rechnung schickt, hängt von seiner eigenen Übergangsfrist ab. Eine XML-Datei machen Sie mit unserem Viewer lesbar. Wie Sie Postfach und Ablage einrichten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Übergangsfristen: welcher Umsatz zählt

Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG:

Leistungen 2025 und 2026: Die Rechnung darf noch „bis zum 31. Dezember 2026“ auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, in einem anderen elektronischen Format kommen, etwa als einfaches PDF.
Leistungen 2027: Das geht bis zum 31. Dezember 2027 weiter, „wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Für Leistungen 2027 zählt also Ihr Gesamtumsatz 2026.

Alle Stichtage, auch die Sonderregel für EDI-Verfahren, erklärt der Fristenratgeber.

Was zählt zum Gesamtumsatz?

Nicht Ihr Gewinn und nicht die Summe Ihrer Rechnungen. „Gesamtumsatz ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze“ (§ 19 Abs. 2 UStG). Bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen, darunter solche nach § 4 Nr. 11 bis 29, also zum Beispiel steuerfreier Unterricht nach Nr. 21. Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Entgelt heißt ohne Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG).

Freiberufler können beim Finanzamt beantragen, die Steuer nach vereinnahmten Entgelten zu berechnen (Ist-Versteuerung, § 20 UStG). Für die 800 000-Euro-Grenze ändert das nach dem Wortlaut nichts: § 27 Abs. 38 verweist auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2, und der ist ohnehin nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Wo Sie knapp an der Grenze liegen, rechnen Sie den Betrag mit Ihrer Steuerberatung nach.

Privatkunden, Auftraggeber im Ausland und kleine Beträge

Privatkunden: Die E-Rechnung ist nur für Leistungen „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ vorgeschrieben (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Leistungen an Privatpersonen schreibt das Gesetz keine E-Rechnung vor.
Auftraggeber im Ausland: „Ist mindestens einer der am Umsatz beteiligten Unternehmer nicht im Inland oder einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung“ (UStAE 14.1 Abs. 6). Für Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gelten aber eigene Rechnungsregeln nach § 14a UStG, etwa der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Einkäufe im Ausland: Ein Software-Abo von einem Anbieter im Ausland kommt nicht als deutsche E-Rechnung. Ob Sie dafür nach § 13b UStG selbst die Umsatzsteuer schulden, hängt vom Einzelfall ab; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Kleinbeträge: Eine Rechnung, „deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“, darf „immer als sonstige Rechnung“ verschickt werden (§ 33 UStDV). Gemeint ist der Betrag einschließlich Umsatzsteuer. Für Reverse-Charge-Leistungen nach § 13b gilt diese Erleichterung nicht.
Kleinunternehmer: Ihre Rechnungen dürfen Sie nach § 34a UStDV „immer als sonstige Rechnung“ schicken, also dauerhaft als PDF oder auf Papier. Details im Ratgeber für Kleinunternehmer.

Unterricht, Kurse und Lehraufträge

Viele Selbstständige unterrichten nebenbei. Steuerfrei sind nach § 4 Nr. 21 UStG unter anderem „die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienenden Unterrichtsleistungen selbständiger Lehrer“ an Hochschulen, öffentlichen Schulen und an privaten Schulen oder Bildungseinrichtungen, die staatlich genehmigt sind oder eine Bescheinigung der Landesbehörde haben, außerdem „Schul- und Hochschulunterricht, der von Privatlehrern erteilt wird“. Für solche steuerfreien Leistungen schreibt § 14 Abs. 2 keine Rechnung vor, also auch keine E-Rechnung.

Nicht jeder Workshop, jedes Coaching und jeder Firmenkurs fällt darunter. Ob Ihr Lehrauftrag steuerfrei ist, hängt vom Auftraggeber und vom Inhalt ab. Ist er steuerpflichtig und der Auftraggeber ein Unternehmen im Inland, gelten die normalen Regeln von oben.

Rechnen Sie steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen in einer Rechnung ab, gilt nach dem BMF die E-Rechnungspflicht für die ganze Rechnung, „wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung unterliegen“ (UStAE 14.1 Abs. 4).

Gutschriften von Verlagen, Agenturen und Plattformen

Manche Auftraggeber rechnen selbst ab: Ein Verlag schickt Ihnen eine Honorarabrechnung, eine Plattform eine monatliche Auszahlungsübersicht. Das ist eine Gutschrift, wenn „dies vorher vereinbart wurde“ (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Mit einer Stornogutschrift hat das nichts zu tun.

Auch für solche Gutschriften gilt die E-Rechnung: „Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Für die Übergangsfrist zählt dabei nicht Ihr Umsatz: „Erfolgt die Rechnungserteilung in Form einer Gutschrift […], ist auf den Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers abzustellen“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 64). Ein großer Verlag kann Ihnen deshalb schon für Leistungen im Jahr 2027 eine E-Gutschrift schicken, auch wenn Sie selbst klein sind.

Prüfen Sie jede Gutschrift wie eine Rechnung: Ihre Daten, Leistung, Betrag und Umsatzsteuer. Stimmt etwas nicht, sprechen Sie den Auftraggeber an. Ein Widerspruch hat Folgen: „Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht“ (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Was Kleinunternehmer bei einer Gutschrift mit Umsatzsteuer tun, steht in den Praxisfragen für Kleinunternehmer.

Ob Sie über die Künstlersozialkasse versichert sind, spielt für das Rechnungsformat keine Rolle. Eine eigene Ausnahme für KSK-Versicherte haben wir in Gesetz und BMF-Schreiben nicht gefunden.

Checkliste

Postfach: Haben Sie eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken können, und öffnen Sie die Dateien?
Kunden sortieren: Welche Kunden sind Unternehmen im Inland, welche privat oder im Ausland?
Leistungen prüfen: Ist etwas steuerfrei, etwa Unterricht nach § 4 Nr. 21?
Frist bestimmen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei nicht mehr als 800 000 Euro? Dann dürfen Sie für Leistungen 2027 noch Papier nutzen, oder PDF, wenn der Kunde zustimmt.
Gutschriften: Welche Auftraggeber rechnen selbst ab, und kommen deren Abrechnungen künftig als E-Rechnung?

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Eine E-Rechnung bekommen?

Machen Sie XML oder ZUGFeRD-PDF im Browser lesbar, ohne Upload und ohne Anmeldung.

E-Rechnung öffnen