E-Rechnung im Verein: Empfang, Sponsoring, Mitgliedsbeiträge

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Auch ein gemeinnütziger Verein kann Unternehmer sein. Für seinen unternehmerischen Bereich muss er E-Rechnungen empfangen können, selbst wenn er nur steuerfreie Umsätze hat.
Ausstellen muss er E-Rechnungen nur für Leistungen an Unternehmen im Inland, die nicht steuerfrei sind, und erst nach Ablauf der Übergangsfrist. Kleinunternehmer-Vereine bleiben davon dauerhaft ausgenommen.
Ob Mitgliedsbeiträge eine Rechnung brauchen, ist seit einem BFH-Urteil von 2025 nicht mehr pauschal zu beantworten. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Ist unser Verein Unternehmer?

Gemeinnützig heißt nicht automatisch: kein Unternehmer. Nach § 2 Abs. 1 UStG ist gewerblich oder beruflich „jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird“. Ein Verein kann also Unternehmer sein, und zwar für einen Teil seiner Tätigkeiten.

Zur Orientierung teilt die Finanzverwaltung die Tätigkeiten eines Vereins in vier Bereiche:

Ideeller Bereich: die satzungsmäßige Arbeit ohne konkrete Gegenleistung. Hier handelt der Verein nichtunternehmerisch.
Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Diese drei Bereiche ordnet die Finanzverwaltung NRW dem unternehmerischen Bereich zu. Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist nach § 14 AO „eine selbständige nachhaltige Tätigkeit, durch die Einnahmen oder andere wirtschaftliche Vorteile erzielt werden und die über den Rahmen einer Vermögensverwaltung hinausgeht“.

Die Bereiche stammen aus dem Gemeinnützigkeitsrecht. Ob eine einzelne Leistung umsatzsteuerpflichtig, steuerfrei oder gar nicht steuerbar ist, ersetzen sie nicht. Für die E-Rechnung prüfen Sie deshalb jeden Vorgang: Was leistet der Verein, an wen, und ist die Leistung steuerfrei?

E-Rechnungen empfangen, auch ohne steuerpflichtige Umsätze

Die Finanzverwaltung NRW schreibt in ihrer Vereinsbroschüre: „Der Verein muss für den unternehmerischen Bereich auch E-Rechnungen empfangen können.“ Das gilt auch, wenn der Verein nur steuerfreie Umsätze hat. Das BMF nennt ausdrücklich Unternehmer, die „ausschließlich steuerfreie Umsätze“ ausführen, als Empfänger von E-Rechnungen. Keine steuerpflichtigen Umsätze zu haben heißt also nicht, kein Unternehmer zu sein.

Für Einkäufe allein für den ideellen Bereich gilt nach dem BMF etwas anderes: Die Rechnung darf dann auf Papier, mit Zustimmung des Vereins als E-Rechnung oder als sonstige elektronische Rechnung kommen. Wird ein Einkauf für beide Bereiche genutzt, „geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG vor“.

Praktisch heißt das: Der Verein braucht ein Postfach, an das Lieferanten E-Rechnungen schicken können, und jemanden, der die Dateien öffnet und aufbewahrt. Dafür reicht eine E-Mail-Adresse; eine kostenpflichtige Software ist für den Empfang nicht vorgeschrieben. Eine XRechnung machen Sie mit unserem Viewer lesbar. Wie Sie Postfach, Prüfung und Ablage einrichten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Wann der Verein selbst E-Rechnungen schreiben muss

Nach der Broschüre der Finanzverwaltung NRW muss der Verein E-Rechnungen ausstellen, „wenn er an andere Unternehmer Leistungen erbringt, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind“. Dazu kommen die allgemeinen Regeln:

Übergangsfristen: Für Leistungen bis Ende 2026 darf der Verein noch Papier oder (mit Zustimmung des Kunden) PDF schicken, für Leistungen im Jahr 2027 auch, wenn sein Gesamtumsatz 2026 „nicht mehr als 800 000 Euro“ betrug. Die Stichtage erklärt der Fristenratgeber.
Kleinbetragsrechnungen, deren „Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“ (§ 33 UStDV), und Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen.
Kleinunternehmer: Ein Verein ist Kleinunternehmer, wenn sein Gesamtumsatz „im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet“ (§ 19 Abs. 1 UStG). Dann darf er seine Rechnungen nach § 34a UStDV „immer als sonstige Rechnung“ schicken, also dauerhaft auch auf Papier oder als PDF. Empfangen muss er E-Rechnungen für den unternehmerischen Bereich trotzdem. Mehr dazu im Ratgeber für Kleinunternehmer.

Zählen Sie für die Kleinunternehmergrenze nicht einfach alle Einnahmen des Vereins zusammen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Welche Einnahmen dazugehören, vor allem bei Beiträgen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Sponsoring und Mitgliedsbeiträge

Sponsoring: unsere Einordnung

Erbringt der Verein für einen Sponsor eine Werbeleistung, etwa Banden- oder Trikotwerbung gegen Geld, und ist der Sponsor ein Unternehmen im Inland, kann die Rechnung darüber nach Ablauf der Übergangsfrist eine E-Rechnung sein müssen. Voraussetzung ist, dass keine Steuerbefreiung und keine der Ausnahmen oben greift. Unterstützt ein Unternehmen den Verein dagegen ohne Gegenleistung, ist das keine Leistung des Vereins, nur weil es „Sponsoring“ heißt. Wie ein konkreter Sponsoringvertrag umsatzsteuerlich einzuordnen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Mitgliedsbeiträge: derzeit offen

Die Finanzverwaltung hat bisher zwischen echten Mitgliedsbeiträgen ohne konkrete Gegenleistung und unechten Beiträgen für bestimmte Leistungen unterschieden. In der Brandenburger Broschüre „Vereine und Steuern“ von 2023 heißt es: „Im ideellen Bereich handelt der Verein nichtunternehmerisch.“

Der Bundesfinanzhof hat dieser Praxis für Sportvereine im November 2025 widersprochen: „Die Verwaltungspraxis zur Nichtsteuerbarkeit der von Sportvereinen gegenüber ihren Mitgliedern erbrachten Leistungen widerspricht der ständigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und dem Unionsrecht“ (BFH, V R 4/23). Ob die Leistungen im entschiedenen Fall steuerfrei sind, hat das Gericht ausdrücklich offengelassen. Wie die Finanzverwaltung auf das Urteil reagiert, haben wir bis zum Stand dieses Ratgebers nicht in einer amtlichen Quelle bestätigt gefunden.

Ob Ihr Verein für Beiträge Rechnungen oder sogar E-Rechnungen schreiben muss, lässt sich deshalb nicht pauschal sagen. Zwei Punkte helfen bei der Einordnung:

Eine E-Rechnung ist nur für Leistungen an Unternehmen für deren Unternehmen vorgeschrieben. Bei Mitgliedern, die Privatpersonen sind, stellt sich die Frage nach dem Format nicht; bei Firmenmitgliedern kann sie sich stellen.
Dass ein Programm Beitragsrechnungen automatisch verschickt, ist eine Funktion des Programms. Ob Sie Beiträge abrechnen müssen, ergibt sich daraus nicht.

Postfach, Archiv und Wechsel im Vorstand

Ehrenamtliche Ämter wechseln. Damit Rechnungen nicht im privaten Postfach des alten Kassenwarts liegen bleiben, empfehlen wir:

Eine Vereinsadresse für Rechnungen, etwa rechnungen@ihr-verein.de, auf die mindestens zwei Vorstandsmitglieder Zugriff haben.
Originale zentral ablegen, unverändert und nicht nur als Ausdruck. Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf.
Den Ablauf aufschreiben: Wer öffnet und prüft Rechnungen, wer gibt sie frei, wohin gehen sie an die Steuerberatung?
Bei der Übergabe Zugänge, Archiv und diese Beschreibung an die Nachfolge weitergeben und die alten Zugänge sperren.

Das ist unsere organisatorische Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe. Was zur Aufbewahrung gehört, erklärt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Software: E-Rechnung ist nicht gleich Vereinsbuchhaltung

Ein Programm, das E-Rechnungen schreibt und empfängt, führt noch keine Vereinsbuchhaltung nach Bereichen. Keines der Programme in unserem Vergleich bestätigt den Vereinskontenrahmen SKR49 mit Aufteilung nach den vier Bereichen. Einige Anbieter sagen das selbst, alphabetisch:

easybill gewährt einen Vereinsrabatt: „Vereine erhalten 20 Prozent, gemeinnützige Organisationen und Vereine 30 Prozent.“ Der Anbieter schreibt aber auch: „Eine dedizierte Vereins- und Mitgliederverwaltung mit allen Vereinsfunktionen ist easybill aber nicht.“
Lexware Office: „Andere Kontenrahmen, wie z. B. SKR42 oder SKR49 (Vereine) und SKR81 (Arztpraxen), stehen derzeit nicht zur Verfügung.“
sevDesk: „Nein, sevdesk eignet sich leider nicht für die komplette Buchhaltung von Vereinen.“

Für Rechnungen gibt es trotzdem passende Optionen. Unsere Empfehlungen für Vereine mit Preisen stehen im Software-Vergleich. Welche Banken Vereine aufnehmen und Bareinzahlungen erlauben, zeigt der Geschäftskonto-Vergleich. Ein Geschäftskonto ersetzt keine Vereinsbuchhaltung.

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