E-Rechnung kostenlos: Welcher Gratis-Tarif reicht wirklich?

Stand: 17. Oktober 2026 · Mit KI erstellt, nicht vor jeder Veröffentlichung von einem Menschen geprüft. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fehler melden

Das Wichtigste

Zum Empfangen reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach. Dafür schreibt das BMF keine kostenpflichtige Software vor. Die Originaldatei müssen Sie aber acht Jahre unverändert aufbewahren.
Jeder Gratis-Tarif hat eigene Grenzen: bei der Zahl der Rechnungen, bei Kontakten, beim Speicher oder bei den Formaten. Manche Angaben sind nicht bestätigt, bei Zervant widersprechen sich die Seiten des Anbieters.
Für keinen Gratis-Tarif ist belegt, dass Sie alle eingegangenen Originale unverändert exportieren können. Prüfen Sie das vor der Wahl.

Viele kleine Betriebe und Selbständige suchen eine kostenlose Software für E-Rechnungen. Mehrere Anbieter haben einen Gratis-Tarif. Ob er reicht, hängt von Ihrer Arbeit ab: Müssen Sie nur empfangen, auch aufbewahren oder auch senden? Dieser Ratgeber ordnet zuerst die Pflichten ein. Dann vergleicht er die Grenzen der Gratis-Tarife anhand der Anbieterseiten. Er nennt keinen Sieger. Sie entscheiden nach Ihrer eigenen Arbeitslast.

Was ist eine E-Rechnung?

Das Gesetz sagt: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).

Unsere Einordnung: Ein PDF, das nur gut aussieht, ist keine E-Rechnung. Ein Gratis-Programm, das nur normale PDFs erzeugt, deckt die E-Rechnung also nicht ab. Auch nicht jede XML-Datei erfüllt die gesetzlichen Bedingungen automatisch. Die Werbung eines Anbieters ersetzt keine Prüfung der Datei. Wie Sie eine E-Rechnung selbst schreiben, steht in E-Rechnung erstellen.

Empfangen: ein Postfach reicht

Das BMF schreibt: „Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt.“ (UStAE 14.1 Abs. 5 Sätze 1 und 2 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Der Aufwand ist klein: „Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40).

Unsere Einordnung: Für den Empfang schreibt das BMF keine kostenpflichtige Software vor. Planen Sie aber den Empfangsweg und die Aufbewahrung getrennt. Ein beliebiger Mailordner ist nicht automatisch eine ordnungsgemäße Ablage. Öffentliche Auftraggeber oder vereinbarte Portale können andere Wege verlangen. Lesen können Sie eine eingegangene Datei zum Beispiel in unserem Viewer. Mehr dazu steht in E-Rechnung empfangen.

Aufbewahren: das Original zählt

Das Gesetz verlangt: „Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren.“ (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).

Für die E-Rechnung gilt: „Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60 Satz 3).

Unsere Einordnung: Eine PDF-Ansicht ersetzt die strukturierten Daten nicht. Liegt Ihre Ablage in einer Gratis-Software, sollten Sie wissen, ob Sie die Originale nach einem Tarifwechsel oder einer Kündigung zurückbekommen. Die acht Jahre sind kein Löschdatum für alle Unterlagen, andere Fristen können länger laufen. Details stehen in E-Rechnung archivieren.

Senden: nicht für jeden Pflicht

Eine E-Rechnung ist vorgeschrieben „für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind;“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Unsere Einordnung: Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, und es gibt Übergangsregeln. Für Umsätze im Jahr 2026 darf jede Rechnung noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format kommen (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Es gibt weitere Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge. Klären Sie bei Leistungen nach § 13b UStG vorher, ob die Ausnahme greift. Ob Sie senden müssen, prüfen Sie im Pflicht-Check.

Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer gilt: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (§ 34a Satz 4 UStDV).

Keine Ausstellungspflicht nach dem UStG als Kleinunternehmer. Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln.

Unsere Einordnung: Empfangen müssen Sie trotzdem, wie oben beschrieben. Ein Empfangsweg kann reichen, ohne dass Sie dafür Rechnungssoftware kaufen. Haben Sie öffentliche Kunden, klären Sie deren Vorgaben, bevor Sie auf eine Sendefunktion verzichten. Mehr steht in E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Die Gratis-Tarife im Überblick

Gratis-Tarif	Rechnungen/Monat	Kontakte	Empfang	Archiv/Speicher
Norman Kostenlos	laut Hilfe „unbegrenzt viele“	nicht bestätigt	XRechnung, ZUGFeRD; Grenze nicht bestätigt	nicht bestätigt
easybill Free	50 Dokumente, Eingänge zählen mit	3, Kunden und Lieferanten zusammen	XRechnung, ZUGFeRD	bis 100 Dokumente inklusive, danach ab 2 € im Monat
sevDesk Kostenlos	3	keine Grenze genannt	nicht bestätigt	nicht bestätigt
Zervant Free	Preis-FAQ: 5; Tarifkarte: keine Grenze	nicht bestätigt	nicht bestätigt	nicht bestätigt
Papierkram Free	keine Zahl genannt	keine Grenze genannt	XRechnung, ZUGFeRD, weitere XML	100 MB Speicher für Uploads

Stand: 17.10.2026. Quelle sind die Preis- und Hilfeseiten der Anbieter, verlinkt unter „Quellen“. „Nicht bestätigt“ heißt: Wir haben keinen ausreichenden Beleg gefunden, nicht dass die Funktion fehlt. Maßgeblich ist immer die aktuelle Preisseite des Anbieters.

Was die Zeilen bedeuten:

Norman: Der Free-Tarif hat laut Preisseite kein Ablaufdatum. Die Hilfe nennt für den Kostenlos-Tarif unter anderem 20 Datei-Uploads im Chat pro Monat. Eine Gesamtzahl für alle Belege nennt sie nicht.
easybill: Die 50 Dokumente gelten je Abrechnungszeitraum, nicht unbedingt je Kalendermonat. Dazu zählen Angebote, Lieferscheine und eingehende Belege. Weitere Dokumente kosten laut Preisseite 0,29 € je Stück. Die Archivgebühr richtet sich nach dem Gesamtbestand. Für 101 bis 500 gespeicherte Dokumente sind es 2 € im Monat, bei mehr Dokumenten steigt sie stufenweise bis 15 €.
sevDesk: Die 3 Rechnungen gelten für normale Rechnungen und E-Rechnungen zusammen.
Zervant: Die Tarifkarte nennt keine Grenze, die FAQ auf derselben Seite ein Limit von 5 Rechnungen. Das widerspricht sich.
Papierkram: Der Speicher von 100 MB begrenzt den Bestand, auch wenn keine Belegzahl genannt ist.

Lexware Office und FastBill bieten nach ihren Preisseiten einen kostenlosen Test über 30 beziehungsweise 14 Tage. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif haben wir dort nicht gefunden. Die aktuellen Tarifseiten von Accountable und Billomat konnten wir am 17.10.2026 nicht prüfen. Ihre Gratis-Angebote sind deshalb nicht bestätigt.

Formate beim Senden

Auch beim Senden unterscheiden sich die Gratis-Tarife:

Norman: ZUGFeRD und der Download der XML-Datei sind laut Hilfe auch im Kostenlos-Tarif enthalten. XRechnung als Ausgang ist nicht bestätigt. Rechnungen per E-Mail aus dem Programm zu versenden, ist im Kostenlos-Tarif nicht enthalten. Sie laden die Datei herunter und versenden sie selbst. Fehlen Angaben, entsteht laut Hilfe ein reines PDF ohne eingebettete Daten. Prüfen Sie deshalb vor dem Versand, ob die XML-Datei da ist.
easybill Free: XRechnung und ZUGFeRD sind dem Free-Tarif beim Versand und beim Empfang zugeordnet.
sevDesk Kostenlos: Die Tarifkarte nennt ZUGFeRD und XRechnung. Sie laden die Datei herunter und versenden sie selbst.
Zervant Free: Die Preisseiten widersprechen sich. In der Preis-FAQ steht: „XRechnungen werden in der kostenlosen Version angeboten,“ (Zervant, Preisseite). Auf der E-Rechnungsseite desselben Anbieters steht: „Nein, der kostenlose Plan von Zervant ermöglicht hauptsächlich PDF-Rechnungen,“ (Zervant, E-Rechnung). Ob Sie im Gratis-Tarif XRechnungen erstellen können, ist damit nicht geklärt. ZUGFeRD ist nicht bestätigt.
Papierkram Free: Laut Funktionsmatrix erstellt der Free-Tarif E-Rechnungen im XML-Format. XRechnung und ZUGFeRD gibt es erst ab Tarif S. Welches Format die Free-Datei genau hat und ob Ihre Kunden sie annehmen, ist nicht bestätigt.

Beispiel: gelegentlich senden

Annahme: Sie schreiben 2 Rechnungen im Monat an 2 Kunden und legen die Originale selbst ab. XRechnung oder ZUGFeRD genügt Ihren Kunden.

Für diese Aufgabe belegt sind sevDesk Kostenlos (beide Formate, innerhalb von 3 Rechnungen), easybill Free (beide Formate, innerhalb von 50 Dokumenten und 3 Kontakten) und Norman Kostenlos (ZUGFeRD-Datei, eigener Versand).

Offen bleibt: Zervant wegen der widersprüchlichen Angaben. Papierkram Free nur, wenn Ihre Kunden das Free-XML annehmen. Ob das Archiv beim Anbieter und der Export der Originale kostenlos bleiben, ist bei allen nicht bestätigt.

Beispiel: nur empfangen

Annahme: Sie bekommen 10 E-Rechnungen im Monat von 2 Lieferanten und schreiben selbst keine.

Für diese Aufgabe belegt sind Papierkram Free (Empfang und Ablage, solange der Bestand unter 100 MB bleibt) und easybill Free (innerhalb von 50 Dokumenten und 3 Kontakten).

Offen bleibt: Bei easybill sind nach 11 Monaten 110 Dokumente gespeichert, wenn Sie alle behalten. Dann kostet das Archiv 2 € im Monat. Bei Norman sind die Formate belegt, eine Belegzahl und der Export der Originale nicht. Für sevDesk Kostenlos und Zervant Free ist der Empfang nicht bestätigt. Prüfen Sie auch die Alternative: ein eigenes Postfach und eine geeignete eigene Ablage, ganz ohne neues Software-Abo.

Beispiel: senden plus Steuerberatung

Annahme: 2 Ausgangs- und 10 Eingangsrechnungen im Monat. Die Originale sollen bei Ihrer Steuerberatung in DATEV ankommen.

Für Teile dieser Aufgabe belegt: easybill Free nennt einen Zugang für die Steuerberatung und eine DATEV-Schnittstelle. Das Preis-Leistungsverzeichnis bezieht die Schnittstelle aber auf Ausgangsdokumente. Norman Kostenlos bietet ZUGFeRD-Download und Beraterzugang, aber keinen DATEV-Export. Bei sevDesk Kostenlos können Sie die Ausgangsdateien herunterladen und selbst weitergeben.

Offen bleibt: Für keinen Gratis-Tarif ist dieser ganze Ablauf mit Originalen und DATEV lückenlos belegt. Zählen Sie bei easybill Kunden und Lieferanten zusammen, die Grenze liegt bei 3 Kontakten. Fragen Sie zuerst Ihre Kanzlei, welche Dateien sie über welchen Weg annimmt und ob eine manuelle Übergabe genügt.

Vor der Wahl prüfen

Das Gesetz verlangt: „Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 3 Satz 1 erfüllen.“ (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG).

Unsere Einordnung: Ein Gratis-Tarif reicht erst dann, wenn Formate, Mengen, Kontakte, Aufbewahrung und Export für genau Ihre Arbeit belegt sind. Für keinen Gratis-Tarif haben wir einen Beleg gefunden, dass Sie eingegangene XML- und ZUGFeRD-Dateien unverändert exportieren können. Papierkram beschreibt einen Export als ZIP mit Posteingangsdokumenten, sagt aber nicht ausdrücklich, dass die Original-XML darin enthalten ist. Rechnen Sie Gebühren für einen wachsenden Bestand über mehrere Jahre durch. Die Daten vergleichen Sie im Software-Vergleich.

Checkliste

Klären Sie, ob Sie senden müssen oder ob Empfangen reicht.
Zählen Sie Ihre Rechnungen, Angebote, Eingangsbelege und Kontakte pro Monat zusammen.
Prüfen Sie, ob die erzeugte Datei wirklich eine strukturierte E-Rechnung ist und Ihre Kunden sie annehmen.
Fragen Sie den Anbieter, wie Sie alle Originale unverändert exportieren, auch nach einer Kündigung.
Rechnen Sie Archiv- und Mehrmengengebühren für die Jahre der Aufbewahrung durch.
Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie die Originale zu ihr kommen.

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Welcher Tarif passt zu Ihrer Arbeit?

Im Software-Vergleich können Sie nach Gratis-Tarif und benötigten Funktionen filtern.

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Quellen

Die Originalquellen bieten weitere Angaben und Kontext. Unsere Zusammenfassungen können Fehler enthalten.