E-Rechnung erstellen und versenden: Format, Angaben, Wege

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Ein PDF aus Word ist keine E-Rechnung. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil, also ins XML. Weichen bei ZUGFeRD Bild und XML voneinander ab, gilt das XML.
Den Versandweg vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden: E-Mail, Portal, Schnittstelle oder Peppol. Ein amtliches Erstellwerkzeug für alle Geschäftskunden haben wir nicht gefunden.

Was als E-Rechnung zählt

Es kommt auf das strukturierte Format an

Eine E-Rechnung besteht aus Daten, die ein Programm automatisch lesen kann. Für das Format gibt es zwei Wege (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG):

Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung samt Liste der zugehörigen Syntaxen (Nr. 1).
Ein vereinbartes Format zwischen Ihnen und Ihrem Kunden (Nr. 2). Es muss „die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung“ in ein normgerechtes oder damit interoperables Format erlauben.

Ob und ab wann Sie E-Rechnungen schicken müssen, erklärt der Ratgeber Fristen 2027/2028. Hier geht es um das Wie.

Word und PDF: keine E-Rechnung

Eine Rechnung, die Sie in Word oder einer Tabelle schreiben und als PDF speichern, ist keine E-Rechnung. Das BMF zählt sie zu den sonstigen Rechnungen: „Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7). Unsere Einordnung: Während einer Übergangsfrist oder Ausnahme kann eine solche Rechnung zulässig sein. Eine E-Rechnung wird sie dadurch nicht.

XRechnung und ZUGFeRD

Das BMF nennt Rechnungen nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 als grundsätzlich normgerecht, ausgenommen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 25). Im Anwendungserlass heißt es: „Beispielsweise das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – beruht auf der Normenreihe EN 16931 und fällt somit unter die zulässigen E-Rechnungs-Formate.“ (UStAE 14.1 Abs. 14 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne Programm sieht sie aus wie Code, ein Viewer macht sie lesbar.
ZUGFeRD ist ein PDF, in dem eine XML-Datei steckt. Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Mehr dazu im Ratgeber ZUGFeRD: Was ist das?

Unsere Einordnung: Der Formatname allein macht eine Rechnung nicht richtig. Auch eine XRechnung braucht alle Pflichtangaben.

EDI zwischen Geschäftspartnern

Bei EDI tauschen zwei Programme Rechnungsdaten direkt aus. Erfüllt das die Bedingungen für ein vereinbartes Format, erlaubt das BMF „die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT)“, auch über die Übergangsfristen hinaus (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 33). Die Angaben müssen sich dafür ohne Informationsverlust übertragen lassen (Rn. 34). Für anderes EDI gilt eine eigene Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG).

ZUGFeRD: Das XML hat Vorrang

Bei ZUGFeRD zählen die XML-Daten im PDF: „Bei einem hybriden Format bilden die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil.“ Und: „Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31).

Unsere Empfehlung: Erzeugen Sie PDF-Ansicht und XML aus denselben Daten und ändern Sie nie nur das PDF von Hand.

Konverter: Es zählt das Ergebnis

Wer ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln lässt, braucht am Ende ein zulässiges Format. „Das Format einer E-Rechnung muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und elektronisch weiterverarbeitet werden können.“ „Anderenfalls handelt es sich nicht um ein umsatzsteuerrechtlich zulässiges Format.“ (UStAE 14.1 Abs. 11 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Umbenennen oder anders Abspeichern reicht nicht. Eine amtliche Freigabe für Umwandlungsdienste haben wir nicht gefunden. Entscheidend ist, was am Ende in der XML steht.

Was in die E-Rechnung gehört

Alle Pflichtangaben in den strukturierten Teil

Das BMF: „Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35). Eine Angabe nur im PDF-Bild oder in einer Anlage reicht nicht. Auch nicht ein Link: „Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV.“

Zusätzliche Unterlagen sind aber erlaubt: „Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei).“ (Rn. 35).

Die Pflichtangaben im Überblick

Eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG enthält:

Nr.	Angabe	Hinweis
1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden	Gilt für beide Seiten.
2	Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer	Die Nummer, die Ihnen Finanzamt oder Bundeszentralamt für Steuern erteilt hat.
3	Ausstellungsdatum	Eine eigene Angabe, nicht dasselbe wie das Leistungsdatum.
4	Rechnungsnummer	Fortlaufend, mit einer oder mehreren Zahlenreihen, einmalig vergeben.
5	Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung	Bei Waren die handelsübliche Bezeichnung.
6	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). Bei Anzahlungen gilt eine Sonderregel.
7	Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen	Dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung, falls nicht schon eingerechnet.
8	Steuersatz und Steuerbetrag	Bei einer Steuerbefreiung stattdessen ein Hinweis darauf.
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden	Nur in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG.
10	Die Angabe Gutschrift	Nur wenn Ihr Kunde oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).

Unsere Einordnung: Eine eigene Nummernserie nur für E-Rechnungen verlangt Nr. 4 nicht.

Sonderfälle

Kleinunternehmer haben eigene, kürzere Mindestangaben (§ 34a UStDV). Statt eines Steuerbetrags nennen sie das Entgelt mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Mehr im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Kunden im Ausland: Für bestimmte Lieferungen und Leistungen in andere EU-Staaten gelten zusätzliche Angaben und Fristen (§ 14a UStG). Das erklärt der Ratgeber E-Rechnung mit dem Ausland.
Behörden verlangen weitere Angaben, etwa die Leitweg-ID. Siehe E-Rechnung an Behörden.
Fehler in einer verschickten Rechnung oder eine Gutschrift: siehe E-Rechnung korrigieren.

Wann Sie die Rechnung ausstellen

Für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen müssen Sie die Rechnung „innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung“ ausstellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für bestimmte Umsätze in andere EU-Staaten gelten eigene, teils kürzere Fristen: „§ 14a bleibt unberührt.“ (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG).

Anzahlungen und Endrechnung

Bekommen Sie Geld, bevor Sie liefern oder leisten, gelten die Rechnungsregeln entsprechend: „Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß.“ (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG).

In der Endrechnung ziehen Sie die vorher erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer ab, wenn Sie über die Anzahlungen Rechnungen ausgestellt haben (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).

Wie Sie die E-Rechnung verschicken

Den Weg vereinbaren Sie mit dem Kunden

Einen bestimmten Versandweg schreibt das BMF nicht vor. Es nennt als Beispiele den Versand per E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, einen gemeinsamen Speicherort im Konzern und den Download über ein Internetportal (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 36). Und weiter: „Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären.“

Unsere Einordnung: Für kleine Betriebe ist die E-Mail mit Anhang meist der einfachste Weg, mit der XML-Datei oder dem ZUGFeRD-PDF als Anhang. Rechnungsangaben nur im Text der E-Mail ergeben keine E-Rechnung (Rn. 7). Ein Portal zum Download ist ein Versandweg, ersetzt aber keine Pflichtangabe im XML.

Peppol

Peppol ist ein Netzwerk, über das sich Rechnungen übertragen lassen. Das Beschaffungsamt des BMI führt den Versand über das Peppol-Netzwerk als Übertragungskanal für Rechnungen an den Bund. Unsere Einordnung: Eine allgemeine Peppol-Pflicht für Rechnungen an Geschäftskunden haben wir nicht gefunden; das BMF lässt mehrere Wege zu (Rn. 36). Peppol ist nur der Transportweg, das Format muss trotzdem zulässig sein.

Brauchen Sie die Zustimmung des Kunden?

Das Gesetz sagt: „Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Unsere Einordnung: Für eine E-Rechnung an einen Geschäftskunden für dessen Unternehmen brauchen Sie danach keine Zustimmung, wenn Sie beide im Inland ansässig sind und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). An Privatkunden und in anderen Fällen ohne diese Verpflichtung brauchen Sie für jede elektronische Rechnung die Zustimmung. Kunden im Ausland behandelt der oben verlinkte Ratgeber.

Immer als sonstige Rechnung gehen dürfen: Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (UStAE 14.1 Abs. 6 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025; für Kleinunternehmer § 34a UStDV). Wählen Sie dort trotzdem die E-Rechnung, gilt: „Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen auch in diesen Fällen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22). Der Anwendungserlass begrenzt das auf Umsätze „zwischen inländischen Unternehmern“ (UStAE 14.1 Abs. 6). Für ein gewöhnliches PDF brauchen Sie dort weiter die Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Während Ihrer Übergangsfrist dürfen Sie Geschäftskunden noch Papier oder, mit deren Zustimmung, ein PDF schicken (§ 27 Abs. 38 UStG). Welche Frist für Sie gilt, steht im Ratgeber Fristen 2027/2028 und im Pflicht-Check.

Wenn der Kunde keine E-Rechnung annehmen kann

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht dafür (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40). Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Ist Ihr Kunde trotzdem nicht so weit, bekommt er nicht automatisch Papier: „Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.“ Die Pflichten des Rechnungsausstellers gelten dann als erfüllt, „wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 42).

Unsere Einordnung: Das betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht etwa die Frage, wann Ihr Kunde zahlen muss. Unsere Empfehlung: Heben Sie die gesendete E-Mail mit Anhang als Nachweis auf.

Mit einem Dienstleister

„Es steht dem Unternehmer frei, sich zur Erstellung und/ oder Übermittlung von E-Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen.“ Die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen: „In diesem Fall hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 37).

Unsere Einordnung: Daraus folgt keine amtliche Zulassung bestimmter Anbieter, und kein Programm ist automatisch fehlerfrei. Prüfen Sie die ersten Rechnungen genau.

Echt, unverändert, lesbar: Qualität vor dem Versand

Das Gesetz verlangt: „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“ (§ 14 Abs. 3 Satz 1 UStG). Wie, legen Sie selbst fest. Das geht durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die „einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“ schaffen können (§ 14 Abs. 3 UStG).

Unsere Einordnung: Eine elektronische Signatur ist danach nicht allgemein nötig. Im kleinen Betrieb genügt es oft, dass sich Auftrag, Lieferschein oder Stundenzettel und Rechnung einander zuordnen lassen.

Unsere Empfehlung für die ersten Rechnungen:

Technisch prüfen: Ein Prüfprogramm wie der Validator der KoSIT zeigt, ob die Datei die technischen Regeln des Formats einhält. Ob Leistung, Preis und Kunde stimmen, sieht er nicht. Was die Meldungen bedeuten, steht im Ratgeber Fehlermeldungen.
Ansehen: Öffnen Sie die Datei in unserem Viewer und vergleichen Sie die Angaben mit Ihrem Auftrag.
Üben: Beispieldateien zum Vergleichen finden Sie im Ratgeber Beispiel- und Testdateien.

Wie Sie Ihre eigenen E-Rechnungen aufbewahren, steht im Ratgeber E-Rechnung archivieren.

Amtliche Angebote: was es gibt und was nicht

Weberfassung des Bundes. Auf dem Portal des Bundes heißt es: „Sie können zur Erzeugung einer E-Rechnung die Rechnungsinformationen manuell an der Rechnungseingangsplattform des Bundes eingeben“. Das Angebot steht unter der Überschrift „Informationen für Rechnungssteller an die Bundesverwaltung“. Es ist also für Rechnungen an Bundesbehörden gedacht, nicht für Rechnungen an private Geschäftskunden. Wie Sie es nutzen, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung an Behörden.

ELSTER. Bei ELSTER können Sie eine E-Rechnung anzeigen lassen: „Sie können hier Ihre E-Rechnung ansehen.“ Die Seite bietet die Ansicht, kein Erstellen.

Ein allgemeines Werkzeug für alle Geschäftskunden haben wir auf den geprüften amtlichen Seiten nicht gefunden, also bei ELSTER, beim Bayerischen Landesamt für Steuern und auf dem Portal des Bundes. Unsere Einordnung: Für Rechnungen an Geschäftskunden brauchen Sie deshalb in der Regel ein Rechnungsprogramm oder einen Dienstleister. Eine Übersicht gibt unser Software-Vergleich.

Checkliste vor der ersten E-Rechnung

Format: Erzeugt Ihr Programm eine XRechnung oder ein ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht im Profil MINIMUM oder BASIC-WL?
Pflichtangaben: Stehen alle Angaben aus der Tabelle in der XML, nicht nur im PDF-Bild, in einer Anlage oder hinter einem Link?
Datum und Nummer: Sind Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt und eine einmalige Rechnungsnummer getrennt angegeben?
Frist: Stellen Sie Rechnungen an Geschäftskunden innerhalb von sechs Monaten aus und ziehen Sie Anzahlungen in der Endrechnung ab?
Versand: Haben Sie mit dem Kunden Format und Weg geklärt, und heben Sie einen Sendenachweis auf?
Kontrolle: Haben Sie die erste Datei technisch geprüft, im Viewer angesehen und die Arbeit eines Dienstleisters kontrolliert?

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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