E-Rechnung im Handwerk: Privatkunden, § 13b und Schlussrechnung

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Ob Sie eine E-Rechnung schreiben müssen, hängt vom Kunden und vom einzelnen Auftrag ab, nicht vom Gewerk und nicht von der Zahl Ihrer Mitarbeiter. Privatkunden bekommen weiter Papier oder PDF.
Auch Vermieter sind Unternehmer, selbst wenn sie nur steuerfrei vermieten. Arbeiten an einer vermieteten Wohnung rechnen Sie nach Ihrer Übergangsfrist als E-Rechnung ab.
Bauleistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) fallen ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht. Die Ausnahme für Kleinbeträge bis 250 € gilt für sie nicht.

Privatkunde, Firma oder Behörde?

Die E-Rechnungspflicht gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Ob Sie Elektriker, Tischler oder Dachdecker sind und ob Ihr Betrieb drei oder dreißig Mitarbeiter hat, spielt dafür keine Rolle. Sie ordnen deshalb jeden Auftrag einzeln ein: Wer ist Ihr Vertragspartner, und wofür wird die Leistung bezogen?

Auftrag	E-Rechnung nötig?
Badsanierung im selbst bewohnten Haus einer Privatperson	Nein. Bei steuerpflichtigen Arbeiten an einem Grundstück müssen Sie trotzdem eine Rechnung ausstellen, auf Papier oder als PDF.
Reparatur in einer vermieteten Wohnung, Auftrag vom Vermieter	Ja, sobald Ihre Übergangsfrist endet. Vermieter sind Unternehmer, auch bei steuerfreier Vermietung.
Elektroinstallation für ein Büro oder eine Werkstatt	Ja, sobald Ihre Übergangsfrist endet.
Arbeiten als Subunternehmer für einen Bauunternehmer	Ja, sobald Ihre Übergangsfrist endet, oft mit § 13b (siehe unten).
Auftrag einer Bundesbehörde	Ja, nach den Regeln der ERechV mit Leitweg-ID (siehe unten).
Auftrag einer Wohnungseigentümergemeinschaft	Einzelfall: Vertragspartner und Unternehmereigenschaft klären (siehe unten).

Privatkunden schicken Sie keine XML-Datei, ohne vorher zu fragen. Bei ihnen ist Papier zulässig, ein elektronisches Format nur mit ihrer Zustimmung.

Welche Übergangsfrist gilt für Ihren Betrieb?

Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG und gelten für das Handwerk genauso wie für alle anderen Branchen. Für Leistungen im Jahr 2027 dürfen Sie noch Papier oder (mit Zustimmung des Kunden) ein PDF schicken, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 „nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Wie Sie den Gesamtumsatz ermitteln und was für Leistungen im Dezember 2026 gilt, erklärt unser Ratgeber zu den Fristen 2027/2028. Sind Sie Kleinunternehmer, müssen Sie selbst keine E-Rechnungen schreiben.

Ihr Bauträger will schon jetzt XRechnung? Die Übergangsregel erlaubt Ihnen andere Formate, sie verbietet keine E-Rechnung. Was Ihr Kunde verlangen kann, ergibt sich aus Ihrem Vertrag. Wenn Ihr Programm E-Rechnungen erstellen kann, ist es meist am einfachsten, sie gleich zu schicken.

Bauleistungen und § 13b: Steuer und Format getrennt prüfen

Bei vielen Bauleistungen an andere Bauunternehmen schuldet nicht Sie, sondern Ihr Auftraggeber die Umsatzsteuer. Das folgt nicht schon daraus, dass Sie ein Handwerksbetrieb sind. § 13b Abs. 5 UStG verlangt, dass der Auftraggeber „ein Unternehmer ist, der nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt“. Als Nachweis nennt das Gesetz eine Bescheinigung des Finanzamts. Planungs- und Überwachungsleistungen sind ausdrücklich ausgenommen. Ob § 13b auf einen bestimmten Auftrag zutrifft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Trifft § 13b zu, gilt für die Rechnung:

Sie enthält den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG) und keinen gesonderten Steuerbetrag. In einer E-Rechnung steht diese Angabe im strukturierten Teil, technisch als Steuerkategorie „AE“ mit Befreiungsgrund. Welche Fehlermeldung ein fehlender Grund auslöst, steht in unserem Ratgeber zu Fehlermeldungen.
Sie ist trotzdem eine E-Rechnung. Das BMF stellt klar, dass die Pflicht zur E-Rechnung auch bei Leistungen besteht, für die der Leistungsempfänger nach § 13b Abs. 5 UStG die Steuer schuldet. Die Übergangsfristen gelten auch hier.
Die Kleinbetragsgrenze hilft nicht. Kleinbetragsrechnungen sind nach § 33 UStDV Rechnungen, deren „Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“. Der Satz danach lautet: „Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes.“ Auch eine kleine Reverse-Charge-Rechnung an einen Bauunternehmer ist deshalb keine Kleinbetragsrechnung.

Abschlag, Teilleistung und Schlussrechnung

Anzahlung oder Teilleistung?

Eine Abschlagsrechnung kann zwei verschiedene Dinge sein. Verlangen Sie Geld für eine Leistung, die noch nicht ausgeführt ist, ist es eine Anzahlungsrechnung. Für sie gelten die Rechnungsregeln nach § 14 Abs. 5 UStG „sinngemäß“, also auch die Regeln zur E-Rechnung. Eine Teilleistung liegt dagegen nur vor, „wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird“ (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Ob „Abschlag“ oder „Teilrechnung“ über dem Dokument steht, entscheidet das nicht, sondern Ihr Vertrag.

Der Unterschied ist für die Übergangsfrist wichtig, weil sie am Zeitpunkt der Leistung hängt. Bei Anzahlungsrechnungen stellt das BMF in seinen FAQ zur E-Rechnung (Frage 7b) dagegen auf den Zeitpunkt der Rechnung ab: „Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag für die verpflichtende Ausstellung einer E-Rechnung […] erteilt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistungserbringung und Zahlung erst nach diesem Stichtag erfolgen.“ Die FAQ sind eine Auslegung der Verwaltung, kein Gesetz. Klären Sie Projekte über den Jahreswechsel deshalb trotzdem mit Ihrer Steuerberatung.

Abschläge in der Schlussrechnung absetzen

In der Endrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abzusetzen, wenn Sie über diese Teilentgelte Rechnungen ausgestellt haben (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Bei einer E-Rechnung gehört der Gesamtbetrag der bereits gezahlten Beträge in den strukturierten Teil. Unser Viewer zeigt ihn als „Bereits gezahlt“ an, so dass Sie die Rechnung vor dem Versand kontrollieren können.

Abschlagsaufstellung als Anhang

Viele Programme können die einzelnen Abschläge noch nicht strukturiert abbilden. Das BMF hat dafür eine Erleichterung geschaffen: Die Aufstellung der Teilentgelte darf als unstrukturierter Anhang in der E-Rechnung stecken. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 nannte dafür Endrechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung ausgestellt werden (Rn. 48). Ein getrennter Versand der Aufstellung reicht danach nicht.

In seinen FAQ (Frage 7b) schreibt das BMF inzwischen, dass diese Regelung „auch über den 31. Dezember 2027 hinaus angewandt werden“ kann. Bedingung ist, dass „im strukturierten Teil der E-Rechnung ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen wird“.

Für Bauleistungen nennt dieselbe FAQ-Antwort eine zweite Erleichterung. Es ist „jedenfalls derzeit ausreichend, wenn im strukturierten Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen enthalten sind“. Dann muss eine menschenlesbare Anlage die Leistung nach dem Leistungsverzeichnis aufschlüsseln, und der strukturierte Teil muss eindeutig auf diese Anlage hinweisen.

Ein Enddatum nennen die FAQ für beide Erleichterungen nicht. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) berichtet über ein BMF-Schreiben vom 23.02.2026 an ZDH und ZDB, nach dem beide bis zum 30. Juni 2030 gelten. Dieses Schreiben haben wir auf der Website des BMF nicht gefunden (Stand: 15.10.2026); das Datum stammt nur aus dem Bericht des ZDH. Der Bericht nennt das Datum nur für diese beiden Fälle. Ansonsten gehören die Pflichtangaben nach Frage 7a der FAQ in den strukturierten Teil; ein Anhang ist für ergänzende Angaben gedacht.

Wohnungseigentümergemeinschaft und Behörden

Auftrag einer WEG: unsere Einordnung

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist nicht automatisch ein Privatkunde. Dass bestimmte Leistungen der Gemeinschaft an ihre Mitglieder steuerfrei sind (§ 4 Nr. 13 UStG), entscheidet nach unserer Auslegung nicht über das Format Ihrer Rechnung an die Gemeinschaft. Eine ausdrückliche amtliche Aussage zu jeder WEG-Konstellation haben wir nicht gefunden. Klären Sie deshalb vor der Rechnung mit der Hausverwaltung, wer Ihr Vertragspartner ist: die Gemeinschaft, vertreten durch die Verwaltung, oder ein einzelner Eigentümer. Im Zweifel hilft Ihre Steuerberatung.

Öffentliche Auftraggeber

Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Vorgesehen ist grundsätzlich XRechnung; „es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht“ (§ 4 ERechV). Neben den üblichen Rechnungsangaben braucht die Rechnung unter anderem eine Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Ihre E-Mail-Adresse (§ 5 ERechV). Ausgenommen sind Rechnungen, „die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1 000 Euro gestellt werden“, nicht jede Rechnung bis 1.000 €. Für Länder und Kommunen gelten eigene Regeln. Fragen Sie Ihren Auftraggeber nach Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg.

Rechnungen von Lieferanten empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, etwa vom Baustoffhändler oder Großhandel. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht, ein normales E-Mail-Postfach genügt. Bewahren Sie die Originaldatei unverändert auf; ein Ausdruck ist eine Lesehilfe, ersetzt die Datei aber nicht. Wie Sie Postfach, Prüfung und Ablage einrichten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung machen Sie mit unserem Viewer im Browser lesbar, ohne Upload.

Software: mit einer Testrechnung prüfen

Dass ein Programm XRechnung und ZUGFeRD erstellen kann, sagt noch nichts über Bau-Sonderfälle. Legen Sie vor dem Kauf im Testzeitraum eine Probe an und öffnen Sie sie im Viewer:

§ 13b: Steht die Steuerkategorie „AE“ mit Befreiungsgrund in der Datei, ohne Steuerbetrag?
Schlussrechnung: Sind die Abschläge als bereits gezahlter Betrag abgezogen, und steckt die Aufstellung als Anhang in der Rechnung?
Behörden: Lässt sich eine Leitweg-ID eintragen?
Ablauf: Funktionen wie Aufmaß, GAEB-Import oder Nachträge haben wir nicht verglichen. Fragen Sie den Anbieter, wenn Sie sie brauchen.

Beispiele aus unserem Software-Vergleich, alphabetisch: Lexware Office erstellt beide Formate und schickt Geschäftskunden automatisch ZUGFeRD; für eine XRechnung verlangt das Programm eine Leitweg-ID. orgaMAX Buchhaltung, sevDesk und WISO MeinBüro nennen Versand und Empfang von XRechnung und ZUGFeRD. Bei WISO MeinBüro gelten je Tarif Umsatzgrenzen pro Jahr. Preise, Tarife und Einschränkungen stehen im Vergleich. Welche Formate Ihre Rechnungen brauchen, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung.

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