Kassenbon oder E-Rechnung?

Stand: 17. Oktober 2026 · Mit KI erstellt, nicht vor jeder Veröffentlichung von einem Menschen geprüft. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fehler melden

Das Wichtigste

Ein Kassenbon kann eine Rechnung sein. Ein digitaler Bon oder ein QR-Code ist aber nicht automatisch eine E-Rechnung.
Bis 250 € Gesamtbetrag genügt dauerhaft ein Bon mit den Mindestangaben. Darüber brauchen Unternehmen nach Ablauf der Übergangsfrist des Händlers grundsätzlich eine E-Rechnung.
Beim Geschäftsessen über 250 € darf das Restaurant einen Kassenbeleg ausgeben und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen. Den Eigenbeleg zu Anlass und Teilnehmern ersetzt die E-Rechnung nicht.

Sie kaufen im Baumarkt ein, tanken den Firmenwagen oder laden Kunden zum Essen ein. Reicht der Kassenbon, oder brauchen Sie eine E-Rechnung? Dieser Ratgeber erklärt beide Seiten: für Unternehmen als Käufer und für Läden, Restaurants und Tankstellen.

Ist ein Kassenbon eine Rechnung?

Er kann es sein. Das Gesetz sagt: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG).

Anders ist es bei Belegen, die nur die Zahlung betreffen. Die Finanzverwaltung schreibt: „Keine Rechnungen sind Schriftstücke, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen (z. B. Mahnungen), auch wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten.“ (UStAE 14.1 Abs. 1 Satz 4, amtliches Umsatzsteuer-Handbuch 2024).

Unsere Einordnung: Der Beleg vom Kartenterminal, der nur die Zahlung bestätigt, ist für sich allein keine Rechnung. Ob ein Bon als Rechnung genügt, hängt vom Betrag und von seinen Angaben ab.

Die Kasse muss einen Bon ausgeben

Für Läden mit elektronischer Kasse gilt eine Pflicht aus der Abgabenordnung: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht).“ (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO).

Gemeint sind „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen“ (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV).

Unsere Einordnung: Daraus folgt nicht, dass jeder Laden eine elektronische Kasse braucht. Wer eine nutzt, gibt den Bon sofort aus. Ob der Bon auch als Rechnung genügt, ist eine eigene Prüfung.

Der Bon nennt nach § 6 Satz 1 KassenSichV unter anderem den Betrieb, Datum, Beginn und Ende des Vorgangs, die Ware, den Betrag mit Steuersatz und technische Angaben wie die Transaktionsnummer. Unsere Einordnung: Die Transaktionsnummer ist nicht automatisch die Rechnungsnummer einer vollständigen Rechnung.

Ein digitaler Bon ist keine E-Rechnung

Viele Kassen bieten den Bon per QR-Code oder als PDF an: „Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden; andere gesetzliche Vorgaben bleiben unberührt.“ (§ 6 Satz 5 KassenSichV).

Eine E-Rechnung ist etwas anderes: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).

Unsere Einordnung: Ein PDF-Bon, ein Foto oder ein QR-Code zur Prüfung der Kasse ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Führt der QR-Code zu einem Download, kommt es auf die Datei an.

Bis 250 € kann der Bon reichen

Für kleine Beträge gibt es eine dauerhafte Erleichterung: „Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:“ (§ 33 Satz 1 UStDV). Gefordert sind Name und Anschrift des Händlers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Bei einer steuerfreien Leistung tritt ein Hinweis auf die Befreiung an die Stelle des Steuersatzes.

Eine solche Rechnung „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (§ 33 Satz 4 UStDV).

Unsere Einordnung: Maßgeblich ist der Gesamtbetrag brutto. 250,00 € liegen innerhalb der Grenze, 250,01 € darüber. Ein Empfängername und eine Rechnungsnummer sind für die Kleinbetragsrechnung nicht nötig. Die Regel gilt auch nach 2027 und 2028 weiter. Für Leistungen nach § 13b UStG gilt sie nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).

Monatsrechnungen. Das BMF schreibt: „Sofern in einer Rechnung über mehrere Leistungen abgerechnet wird, ist für die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung allein der Gesamtbetrag der Rechnung maßgebend.“ (UStAE 14.6 Abs. 4 Satz 5 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Unsere Einordnung: Rechnet die Tankstelle mehrere Tankvorgänge über zusammen 300 € in einer Rechnung ab, zählen die 300 €. Dass jeder einzelne Vorgang unter 250 € lag, hilft nicht.

Vorsteuer aus dem Bon. „Bei Rechnungen im Sinne des § 33 kann der Unternehmer den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt.“ (§ 35 Abs. 1 UStDV). Unsere Einordnung: Der Einkauf muss trotzdem für Ihr Unternehmen sein. Ein Kartenzahlungsbeleg allein genügt nicht. Mehr zur Grenze steht im Ratgeber Kleinbetragsrechnung.

Über 250 €: Wann braucht es eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist vorgeschrieben „für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind;“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Unsere Einordnung: Ob bar, mit Karte oder bei Abholung, ändert nichts. Kauft Ihr Betrieb Material für 480 €, gelten dieselben Regeln wie bei einer Überweisung. Ein privater Einkauf des Inhabers fällt nicht schon deshalb darunter, weil er Unternehmer ist.

Die Übergangsfristen. Nicht jeder Bon über 250 € ist schon heute falsch. Für Umsätze im Jahr 2026 darf die Rechnung noch „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden;“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für Umsätze 2027 gilt das weiter, „wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG).

Unsere Einordnung: Es zählt der Umsatz des Händlers. Bei Kleinunternehmern kann zudem § 34a UStDV greifen. Welche Frist für Ihren eigenen Betrieb gilt, zeigt der Pflicht-Check.

Was riskieren Sie bei der Vorsteuer?

Nach Ablauf der Übergangsfrist des Händlers schreibt das BMF: „Sofern für einen Umsatz nach § 14 Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 27 Abs. 38 UStG eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Wird in einem solchen Fall stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG, so dass diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (vgl. aber Absatz 1a).“ (UStAE 15.2a Abs. 1 Sätze 3 und 4 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

„Dem Grunde nach“ heißt: Es gibt einen Ausweg über objektive Nachweise. Dann kann „unter Anlegung eines strengen Maßstabes ein Vorsteuerabzug möglich sein“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 58). Das BMF ergänzt: „In solchen Fällen werden bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung die genannten Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein.“ (UStAE 15.2a Abs. 1a Satz 13 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Ein Bon über 250 € ohne Ihren Firmennamen ist keine vollständige Rechnung. Ob er als Nachweis trägt, ist nicht abschließend geklärt. Sicherer ist eine nachgereichte E-Rechnung.

Die nachgereichte E-Rechnung

Das BMF nennt den Kassenbon ausdrücklich als Fall für eine Berichtigung: wenn eine E-Rechnung nötig war, „aber stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt wurde (z. B. eine durch ein Kassensystem oder ein Taxameter erzeugte Rechnung).“ Dann gilt: „Die E-Rechnung muss dann durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt.“ (UStAE 15.2a Abs. 7 Sätze 2 und 3 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Der Bon kommt also sofort, die E-Rechnung darf folgen. Das Gesetz verlangt die Rechnung „innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Ausstellen darf sie auch ein Dienstleister im Namen des Händlers (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG).

Unsere Einordnung: Eine Pflicht, XML sofort am Terminal auszugeben, haben wir nicht gefunden. Der Bon darf aber nicht bis zur E-Mail warten. Die E-Rechnung verweist auf den Bon, damit keine zweite, unverbundene Rechnung über denselben Kauf entsteht. Wie eine Berichtigung abläuft, steht im Ratgeber E-Rechnung korrigieren. Mehr zur Händlerseite steht im Ratgeber E-Rechnung im Einzelhandel.

Was sagen Sie an der Kasse?

Eine vollständige Rechnung braucht „den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Unsere Empfehlung: Sagen Sie vor dem Bezahlen, dass der Einkauf für Ihr Unternehmen ist. Nennen Sie Firmenname, Anschrift und eine E-Mail-Adresse für Rechnungen. Vorgeschrieben ist dieses Gespräch nicht, und einen Anspruch auf einen bestimmten Kanal haben Sie nicht. Für den Händler gilt umgekehrt: Ist erkennbar, dass ein Unternehmen kauft, muss er bei bestehender Pflicht richtig abrechnen, auch wenn der Kunde nicht nach XML fragt.

Geschäftsessen im Restaurant

Für Bewirtungskosten gilt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025. Zur Rechnung heißt es: „Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.“ (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 1 Satz 7). Hat das Restaurant eine elektronische Kasse, werden nur „maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt“ (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13 Satz 1).

Über 250 € nennt das BMF den Weg ausdrücklich: „Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden.“ (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13 Satz 4). Für solche Rechnungen nennt das Schreiben zusätzliche Angaben (Rn. 9 bis 12). Dort heißt es auch: „Diese Vorgabe wird durch eine ordnungsmäßige Rechnung mit der Angabe des Leistungsempfängers i. S. d. § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 UStG erfüllt.“ (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 12 Satz 2).

Der Tag der Bewirtung muss in der Rechnung stehen: „In der Rechnung muss für den Betriebsausgabenabzug der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden.“ (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 7 Satz 1). Und: „Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.“ (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 7 Satz 3).

Der Eigenbeleg bleibt. „Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen; dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG, R 4.10 Absatz 8 Satz 2 EStR).“ (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 1 Satz 5).

Unsere Einordnung: Die E-Rechnung ersetzt den Eigenbeleg nicht. Anlass und Teilnehmer notieren Sie weiter selbst. Eine E-Rechnung für jeden Restaurantbon folgt daraus nicht. Kassenausfälle und Sonderfälle regelt das Schreiben gesondert. Belege von Dienstreisen behandelt der Ratgeber E-Rechnung bei Reisekosten.

Übersicht

Fall	Was reicht?	Worauf achten?
Bis 250 €	Bon, dauerhaft	Mindestangaben nach § 33 UStDV
Über 250 €, Frist läuft	Papier, PDF mit Zustimmung	Firma als Empfänger
Über 250 €, Frist vorbei	Grundsätzlich E-Rechnung	Fehlt sie: Berichtigung anfordern
Sammelrechnung	Gesamtbetrag zählt	Einzelbeträge helfen nicht

Checkliste

Prüfen Sie, ob der Beleg den Kauf abrechnet oder nur die Kartenzahlung bestätigt.
Bis 250 €: Stehen Händler, Datum, Ware, Betrag und Steuersatz auf dem Bon?
Über 250 €: Nennen Sie an der Kasse Firmenname, Anschrift und eine E-Mail-Adresse für Rechnungen.
Ist die Übergangsfrist des Händlers vorbei und kommt nur ein Bon, fordern Sie eine E-Rechnung an, die auf den Bon verweist.
Beim Geschäftsessen: Tag der Bewirtung in der Rechnung prüfen und den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern anlegen.

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnung vom Händler bekommen?

Öffnen Sie XRechnung oder ZUGFeRD im Browser und prüfen Sie sie.

E-Rechnung öffnen

Quellen

Die Originalquellen bieten weitere Angaben und Kontext. Unsere Zusammenfassungen können Fehler enthalten.