E-Rechnung bei Reisekosten: Hotel, Tanken, Bahn, Taxi

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Entscheidend ist, wer die Leistung bezieht, nicht wer zahlt. Bucht die Firma das Hotel für ihr Unternehmen, ist sie der Kunde. Dass die Mitarbeiterin mit eigener Karte zahlt, ändert das allein nicht.
Belege, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, dürfen dauerhaft eine sonstige Rechnung sein, etwa auf Papier. Das gilt für Hotel, Tanken, Parken und Taxi, wenn die Mindestangaben stimmen.
Bahn-Fahrausweise mit den Angaben nach § 34 UStDV dürfen ohne Betragsgrenze sonstige Rechnungen sein. Ein Parkschein ist kein Fahrausweis, und ein Taxameterbeleg reicht nicht automatisch.

Dienstreisen erzeugen viele Belege. Für jeden stellt sich dieselbe Frage: Reicht Papier oder ein PDF, oder brauchen Sie eine E-Rechnung? Dieser Ratgeber geht die typischen Reisekosten der Reihe nach durch. Er behandelt nur die deutschen Regeln der Umsatzsteuer. Bewirtungsbelege aus Restaurants behandelt dieser Ratgeber nicht.

Zuerst: Muss Ihr Anbieter schon E-Rechnungen ausstellen?

Bevor Sie einen Beleg beanstanden, prüfen Sie die Übergangsfristen. Das BMF schreibt: „Zu der in § 14 Absatz 1 und 2 UStG normierten Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten nach § 27 Absatz 38 UStG verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62)

Unsere Einordnung: Das gilt auch für Hotels, Tankstellen, Taxiunternehmen und Parkhausbetreiber. Eine Hotelrechnung auf Papier ist nicht falsch, nur weil sie kein XML ist. Solange die Übergangsregel für das Hotel greift, darf es noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Welche Frist für welchen Anbieter gilt, steht im Ratgeber Fristen 2027/2028.

Zwei Erleichterungen gelten dagegen dauerhaft und ohne Frist: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Beide erklären wir unten. Wie Sie den Eingang für E-Rechnungen einrichten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Wer ist der Kunde: Firma oder Mitarbeiter?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur bei Leistungen zwischen Unternehmern. Das Gesetz spricht von einer Rechnung „für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Es kommt also darauf an, wer die Leistung bezieht.

Zahlen ist nicht dasselbe wie Empfangen. Unsere Einordnung: Wer die Hotelrechnung bezahlt, ist dadurch allein noch nicht der Leistungsempfänger. Firmenkarte, Bargeld, die private Kreditkarte der Mitarbeiterin oder eine spätere Erstattung entscheiden das nicht allein. Entscheidend ist, für wen die Leistung tatsächlich erbracht wird. Eine pauschale Regel, nach der immer derjenige der Kunde ist, der zahlt, enthalten die BMF-Schreiben zur E-Rechnung nicht.

Ein Arbeitnehmer ist kein Unternehmer. Das Umsatzsteuergesetz sagt: „Die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit wird nicht selbständig ausgeübt, 1. soweit natürliche Personen, einzeln oder zusammengeschlossen, einem Unternehmen so eingegliedert sind, dass sie den Weisungen des Unternehmers zu folgen verpflichtet sind“ (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Unsere Einordnung: Die Beschäftigung macht Ihren Mitarbeiter nicht zum Unternehmer. Firma und Mitarbeiter sind deshalb keine beliebig austauschbaren Rechnungsempfänger.

Der Vorsteuerabzug braucht den Bezug zum Unternehmen. Abziehen können Sie „die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind“ (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 UStG). Außerdem gilt: „Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt.“ (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Unsere Einordnung: Eine Erstattung an den Mitarbeiter bedeutet nicht automatisch, dass Ihr Betrieb Vorsteuer abziehen kann.

Name und Anschrift der Firma. Eine reguläre Rechnung muss enthalten: „den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Unsere Einordnung: Bezieht die Firma die Leistung, gehören ihr Name und ihre Anschrift in die Rechnung. Der Name des Mitarbeiters kann zusätzlich den Gast bezeichnen, ersetzt die Angaben der Firma aber nicht. Umgekehrt beweist ein nachträglich eingetragener Firmenname allein nicht, wer Vertragspartner war.

Ob Sie aus einem Beleg auf den Namen eines Mitarbeiters Vorsteuer ziehen können, ist ein Einzelfall. Dafür haben wir keine allgemeine amtliche Regel gefunden. Klären Sie solche Fälle mit Ihrer Steuerberatung.

Hotel: Wann ist eine E-Rechnung nötig?

Für Leistungen an Unternehmen hat das BMF den Umsatzsteuer-Anwendungserlass neu gefasst: „Die Rechnung ist grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht und sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.“ (UStAE 14.1 Abs. 4 Satz 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025)

Unsere Einordnung: Für eine Hotelrechnung heißt das, eine E-Rechnung ist grundsätzlich nötig, wenn alle diese Punkte zutreffen:

Das Hotel ist im Inland ansässig und rechnet mit Umsatzsteuer ab.
Ihr Betrieb ist im Inland ansässig und hat die Übernachtung für sein Unternehmen bezogen.
Der Gesamtbetrag der Rechnung übersteigt 250 Euro.
Für das Hotel greift keine Übergangsregel und keine andere Ausnahme.

Die Bezeichnung Dienstreise allein löst die Pflicht nicht aus. Beispiel: Die Beispiel GmbH bucht für eine Mitarbeiterin drei Nächte in einem Stadthotel, Gesamtbetrag 420 Euro. Die GmbH ist der Kunde. Nach Ablauf der Übergangsfrist des Hotels braucht sie dafür eine E-Rechnung. Kostet die Übernachtung insgesamt 180 Euro, darf das Hotel dauerhaft eine sonstige Rechnung ausstellen, zum Beispiel auf Papier.

Bucht der Mitarbeiter privat? Für Hotels gibt es eine eigene Verwaltungsregel: „Für Umsätze aus der Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden sowie die kurzfristige Vermietung von Campingflächen besteht eine Rechnungsausstellungspflicht jedoch nicht, wenn die Leistung weder an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht wird“ (UStAE 12.16 Abs. 10 Satz 2 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Bucht ein Mitarbeiter das Zimmer im eigenen Namen und handelt dabei nicht als Unternehmer, muss das Hotel keine Rechnung ausstellen. Die spätere Erstattung durch Sie macht daraus nicht automatisch ein Geschäft zwischen Unternehmen. Eine freiwillige Rechnung ist möglich.

Unsere Empfehlung: Buchen Sie Hotels für Dienstreisen im Namen der Firma, mit Firmenname, Anschrift und einer E-Mail-Adresse für Rechnungen. Dann ist klar, wer der Kunde ist.

Die 250-Euro-Grenze auf Reisen

Die wichtigste Erleichterung steht in § 33 UStDV. Sie gilt für „Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“ (§ 33 Satz 1 UStDV). Eine solche Rechnung kann „immer als sonstige Rechnung“ (§ 33 Satz 4 UStDV) übermittelt werden. Das ist keine Übergangsregel, sondern gilt dauerhaft. Wie die Grenze im Einzelnen funktioniert, erklärt der Ratgeber E-Rechnung im Einzelhandel. Hier geht es nur um die Sicht des Reisenden.

Unsere Einordnung: Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer, nicht der Nettobetrag und nicht eine einzelne Position.

Kein Empfängername nötig. Die Mindestangaben einer Kleinbetragsrechnung sind: Name und Anschrift des Anbieters, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Ein Pflichtfeld für den Empfänger enthält die Liste in § 33 Satz 1 UStDV nicht. Unsere Einordnung: Das heißt nicht, dass jeder fremde Privatbeleg dem Betrieb zuzurechnen ist.

Ausnahmen. „Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes.“ (§ 33 Satz 3 UStDV).

Sammelrechnungen. Viele Betriebe bekommen eine Monatsrechnung, etwa von der Tankkarte oder vom Parkhaus. Dafür gilt: „Sofern in einer Rechnung über mehrere Leistungen abgerechnet wird, ist für die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung allein der Gesamtbetrag der Rechnung maßgebend.“ (UStAE 14.6 Abs. 4 Satz 5 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Zwanzig Parkvorgänge zu je 15 Euro ergeben eine Rechnung über 300 Euro. Dann zählt der Betrag von 300 Euro, nicht der einzelne Parkvorgang.

Tanken

Für Tankstellen gibt es keine eigene Ausnahme. Es gelten die allgemeinen Regeln.

Unsere Einordnung: Ein Tankbeleg, dessen Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, darf eine sonstige Rechnung bleiben, wenn er alle Angaben nach § 33 UStDV enthält. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, gilt bei einem steuerpflichtigen Tankumsatz zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnungsform. Voraussetzung ist, dass keine Übergangsregel und keine andere Ausnahme greift. Eine amtliche Sonderregel für alle Tankstellenumsätze haben wir nicht gefunden.

Ein Beispiel: Ein Lieferwagen tankt für 95 Euro. Der Kassenbon mit Name und Anschrift der Tankstelle, Datum, Menge, Bruttobetrag und Steuersatz reicht. Rechnet ein Tankkartenanbieter am Monatsende 1.300 Euro in einer Rechnung ab, zählt dieser Gesamtbetrag.

Parken

Ein Parkbeleg kann eine Kleinbetragsrechnung sein. Er muss die Mindestangaben aber tatsächlich enthalten, auch Name und Anschrift des Betreibers und das Datum. Unsere Einordnung: Eine bloße Zahlungsquittung oder ein Parkschein ohne diese Angaben ist nicht ohne Prüfung eine Rechnung.

Ein Parkschein ist kein Fahrausweis. Die Sonderregel für Fahrausweise betrifft nur „Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden“ (§ 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV). Unsere Einordnung: Beim Parken wird niemand befördert. Die reine Überlassung eines Parkplatzes fällt daher nicht unter § 34. Übersteigt eine Parkrechnung an Ihren Betrieb 250 Euro, gelten grundsätzlich die normalen Regeln für E-Rechnungen und die Übergangsfristen, wenn auch der Betreiber im Inland ansässig ist. Angebote, die Parken und Beförderung kombinieren, beurteilen wir hier nicht pauschal.

Bahn

Für Fahrkarten gibt es eine eigene Regel ohne Betragsgrenze. § 34 UStDV beginnt so: „Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, gelten als Rechnungen im Sinne des § 14 des Gesetzes, wenn sie mindestens die folgenden Angaben enthalten:“ (§ 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV). Gefordert sind Name und Anschrift des Beförderungsunternehmens, das Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe und der Steuersatz, wenn die Fahrt nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt. Ein Empfängername gehört nicht zu dieser Liste.

Dann folgt der entscheidende Satz: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV)

Unsere Einordnung: Eine Bahnfahrkarte für 380 Euro verliert die Erleichterung nicht, nur weil sie über der Kleinbetragsgrenze liegt. § 34 Abs. 1 nennt keine Betragsgrenze. Voraussetzung ist ein Fahrausweis mit den nötigen Angaben. Andere Rechnungen eines Verkehrsunternehmens, etwa für eine Dienstleistung ohne Beförderung, fallen nicht automatisch darunter.

Online gekaufte Fahrkarten. Der geänderte Anwendungserlass enthält dazu einen Satz: „Es wird nicht beanstandet, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto des Unternehmers erfolgt.“ (UStAE 15.5 Abs. 1 Satz 2 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025)

Unsere Einordnung: Wir stützen uns nur auf diesen einen Satz. Er bedeutet nicht, dass alle Reisebelege über eine Firmenkarte laufen müssen. Er regelt auch nicht vollständig, was gilt, wenn die Fahrkarte über das private Konto eines Mitarbeiters bezahlt wird. Unsere Empfehlung: Kaufen Sie Fahrkarten für Dienstreisen über ein Konto des Unternehmens und legen Sie den heruntergeladenen Fahrausweis zu den Buchungsbelegen.

Taxi

Beim Taxi gibt es keine pauschale Antwort. Unsere Einordnung: Ein Taxibeleg, dessen Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, kann die Kleinbetragsregel nutzen, wenn er die Angaben nach § 33 UStDV enthält. Ob ein bestimmter Taxibeleg als Fahrausweis nach § 34 UStDV gilt, ist gesondert zu prüfen. Eine amtliche Aussage, dass jede Taxiquittung ein Fahrausweis ist, haben wir nicht gefunden. Ebenso wenig eine Aussage, dass kein Taxibeleg darunter fallen kann.

Klar ist ein anderer Punkt: Ein Taxameterbeleg ersetzt eine vorgeschriebene E-Rechnung nicht automatisch. Der Anwendungserlass nennt ihn ausdrücklich als Fall für eine Berichtigung: „Das gilt auch dann, wenn für einen Umsatz nach § 14 Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 27 Abs. 38 UStG eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung bestand, aber stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt wurde (z. B. eine durch ein Kassensystem oder ein Taxameter erzeugte Rechnung).“ (UStAE 15.2a Abs. 7 Satz 2 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025)

Unsere Einordnung: Mit das ist die Berichtigung der Rechnung gemeint, wenn kein anderer Nachweis den Vorsteuerabzug trägt. Wie eine Berichtigung abläuft, steht im Ratgeber E-Rechnung korrigieren. Unsere Empfehlung: Bitten Sie bei teuren Fahrten, etwa einer Fahrt zum Flughafen für 280 Euro, vorab um eine Rechnung an die Firma.

Übersicht: Welcher Beleg reicht?

Beleg	Reicht eine sonstige Rechnung?	Worauf achten?
Hotel über 250 Euro an die Firma	Nur solange für das Hotel eine Übergangsregel greift. Danach grundsätzlich E-Rechnung.	Firmenname und Anschrift als Empfänger, Inlandsansässigkeit beider Seiten, Gesamtbetrag.
Hotel als Kleinbetrag	Ja, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt.	Alle Angaben nach § 33 UStDV. Ein Empfängername ist dafür nicht nötig.
Tankbeleg	Ja, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt.	Mindestangaben prüfen. Bei Tankkarten-Sammelrechnungen zählt der Gesamtbetrag.
Parkbeleg	Ja, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt und die Angaben vollständig sind.	Kein Fahrausweis. Bloße Zahlungsquittungen genügen nicht ohne Prüfung.
Bahn-Fahrausweis	Ja, ohne Betragsgrenze.	Angaben nach § 34 UStDV: Anbieter, Datum, Betrag mit Steuer, Steuersatz.
Taxi	Als Kleinbetrag ja. Sonst nicht automatisch.	Ob der Beleg ein Fahrausweis nach § 34 UStDV ist, gesondert prüfen. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, eine Rechnung an die Firma anfordern.
Online gekaufter Fahrausweis	Ja, wenn er die Angaben nach § 34 UStDV enthält.	Nach dem UStAE wird nicht beanstandet, wenn das Verfahren die Belastung eines Kontos des Unternehmers sicherstellt.

Kommt eine E-Rechnung als XML-Datei, können Sie sie in unserem Viewer lesbar machen. Wie das funktioniert, steht im Ratgeber XRechnung öffnen. Aufbewahren müssen Sie E-Rechnungen als Datei, mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung archivieren.

Checkliste für Reisekosten

Bei jedem Beleg zuerst prüfen: Greift für den Anbieter noch eine Übergangsregel? Dann darf er noch eine sonstige Rechnung ausstellen.
Hotels für Dienstreisen im Namen der Firma buchen, mit Firmenname, Anschrift und E-Mail-Adresse für Rechnungen.
Den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer ansehen: Übersteigt er 250 Euro, eine E-Rechnung verlangen, sobald die Übergangsfrist des Anbieters abgelaufen ist.
Bei Kleinbeträgen die Mindestangaben prüfen: Name und Anschrift des Anbieters, Datum, Leistung, Betrag und Steuersatz.
Fahrkarten über ein Konto des Unternehmens kaufen und die Fahrausweise mit den Angaben nach § 34 UStDV ablegen.
Belege auf den Namen von Mitarbeitern und Taxiquittungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro übersteigt, gesondert sammeln und mit der Steuerberatung klären.

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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