Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung als E-Rechnung

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Für eine vereinnahmte Anzahlung gelten die Rechnungsregeln sinngemäß, also auch die Regeln zur E-Rechnung. Das BMF nennt eine Frist von sechs Monaten nach Vereinnahmung.
In der Endrechnung ziehen Sie die vereinnahmten Teilentgelte und die Steuer darauf ab, wenn Sie darüber Rechnungen ausgestellt haben. Alternativ ist eine Restrechnung möglich.
Für Zahlung und Leistung in verschiedenen Jahren enthalten die beiden BMF-Schreiben keine ausdrückliche Regel. Die FAQ des BMF stellen bei Anzahlungsrechnungen auf den Zeitpunkt der Rechnung ab. Klären Sie solche Aufträge trotzdem mit Ihrer Steuerberatung.

Vier Begriffe vorweg

Viele Aufträge werden nicht auf einmal bezahlt. Eine Softwareagentur verlangt Geld beim Projektstart, ein Maschinenbauer vor der Lieferung, eine Eventagentur vor der Feier. Dieser Ratgeber gilt für alle Branchen. Für Bauleistungen und § 13b UStG lesen Sie zusätzlich den Ratgeber E-Rechnung im Handwerk.

Anzahlung: Geld, das Sie vor der Leistung bekommen. Die Rechnung dazu heißt oft Anzahlungs- oder Vorausrechnung.
Abschlagsrechnung: Eine Rechnung über einen Teilbetrag während eines Auftrags. Steuerlich kann sie eine Anzahlung oder eine schon ausgeführte Teilleistung abrechnen.
Endrechnung: Sie rechnet über die ganze Leistung ab und zieht die Anzahlungen ab. Im Alltag heißt sie meist Schlussrechnung.
Restrechnung: Sie rechnet nur den Teil ab, der nach den Anzahlungen noch offen ist.

Anzahlungen: Rechnungsregeln schon vor der Leistung

Die Regeln gelten sinngemäß

Das Gesetz sagt: „Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß.“ (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Vereinnahmt heißt: Das Geld ist bei Ihnen eingegangen.

Unsere Einordnung: Der Verweis erfasst auch die Vorgaben zur E-Rechnung in § 14 Abs. 1 und 2 UStG. Leisten zwei Unternehmen im Inland aneinander, kann deshalb schon die Anzahlungsrechnung eine E-Rechnung sein müssen. Prüfen Sie vorher Übergangsregeln und Ausnahmen, siehe Fristen 2027/2028.

Abschlag oder Teilleistung?

Das Wort Abschlag auf dem Dokument entscheidet nicht, ob eine Vorauszahlung oder eine schon ausgeführte Teilleistung abgerechnet wird. Einen bestimmten Zahlungsplan beurteilen wir hier nicht. Dieser Ratgeber behandelt die Anzahlung.

Unsere Empfehlung: Legen Sie Vertrag und Zahlungsplan Ihrer Steuerberatung vor, bevor Sie die erste Abschlagsrechnung schreiben.

Sechs Monate nach Vereinnahmung

Das BMF schreibt: „Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts bereits vor Ausführung der Leistung vereinnahmt (Voraus- oder Anzahlungen), ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts auszustellen.“ (UStAE 14.1 Abs. 3 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Die Frist hängt am Zahlungseingang. Eine Zahlungsaufforderung wird nicht schon durch ihren Versand zu einer vereinnahmten Anzahlung.

Zeitpunkt der Vereinnahmung auf der Rechnung

Normalerweise gehört der Zeitpunkt der Leistung in die Rechnung. Bei Anzahlungen verlangt das Gesetz „in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG).

Unsere Einordnung: Schreiben Sie die Rechnung vor dem Zahlungseingang, steht der Zeitpunkt noch nicht fest. Ein ausgedachtes Zahlungsdatum gehört nicht hinein. Bei einer vorgeschriebenen E-Rechnung gehören die Pflichtangaben in die strukturierten Daten. Welches Feld Ihr Programm nutzt, erfahren Sie beim Hersteller, siehe Software.

Zahlung und Leistung in verschiedenen Jahren

Was das Gesetz nennt

Nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG ist Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format erlaubt, und zwar „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Das Gesetz nennt also zwei Dinge: wann der Umsatz ausgeführt wurde und bis wann die Rechnung übermittelt wird.

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt die Übergangsregel nur, wenn der Gesamtumsatz „des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Es zählt der Gesamtumsatz des Ausstellers, nicht die Höhe einer Anzahlung. Für EDI gibt es eine eigene Regel.

Was die BMF-Schreiben nicht sagen

Für Endrechnungen bei E-Rechnungspflicht verweist UStAE 14.8 Abs. 7 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 auf Rn. 47 und 48 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024. Dort geht es um Endrechnung, Restrechnung und Anhang.

Eine ausdrückliche Regel für Zahlung und Leistung in verschiedenen Jahren enthält keines der beiden BMF-Schreiben. Ein Beispiel wie Anzahlung 2026, Lieferung 2027 fehlt.

Was die FAQ des BMF sagen

Eine Antwort gibt das BMF in seinen FAQ zur E-Rechnung (Frage 7b). Dort stellt es bei Anzahlungsrechnungen auf den Zeitpunkt der Rechnung ab: „Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag für die verpflichtende Ausstellung einer E-Rechnung […] erteilt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistungserbringung und Zahlung erst nach diesem Stichtag erfolgen.“ (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 7b). Die FAQ sind eine Auslegung der Verwaltung, kein Gesetz.

Unsere Einordnung: Die FAQ sagen, wie eine vor dem Stichtag erteilte Anzahlungsrechnung zu behandeln ist. Ob sie auch die spätere Schlussrechnung von der E-Rechnung befreit, steht in den zitierten Sätzen nicht.

Ein ausgedachtes Beispiel: Ein Maschinenbauer erhält im November 2026 eine Anzahlung für eine Sondermaschine. Geliefert wird im März 2027 an ein Unternehmen im Inland.

Unsere Einordnung: Prüfen Sie Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung jeweils für sich. Erteilt der Maschinenbauer die Anzahlungsrechnung noch 2026, muss sie nach den FAQ keine E-Rechnung sein. Das Format der früheren Rechnung überträgt sich aber nicht von selbst auf die spätere. Für die Schlussrechnung über die 2027 gelieferte Maschine kommt die Übergangsregel nach Nr. 2 nur in Frage, wenn der Gesamtumsatz des Maschinenbauers 2026 nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat.

Unsere Empfehlung: Stimmen Sie das Format bei Aufträgen über den Jahreswechsel früh mit Ihrem Kunden ab, am besten im Vertrag. Klären Sie den Fall mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie die Anzahlungsrechnung schreiben. Halten Sie Zahlungseingang, Leistungsdatum und Versanddatum jeder Rechnung fest.

Die Schlussrechnung: Anzahlungen abziehen

Was das Gesetz verlangt

„Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind.“ (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Teilentgelte sind die Nettobeträge der Anzahlungen.

Unsere Einordnung: Der Satz sagt, was in eine Endrechnung gehört. Eine Pflicht, in jedem Fall eine Endrechnung zu erteilen, folgt aus ihm allein nicht.

Wie das BMF den Abzug beschreibt

„In einer Endrechnung, mit der ein Unternehmer über die ausgeführte Leistung insgesamt abrechnet, sind die vor der Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelte oder Teilentgelte sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Entgelte oder Teilentgelte Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt worden sind“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 47). Gesonderter Steuerausweis heißt: Die Umsatzsteuer steht als eigener Betrag in der Rechnung.

Unsere Einordnung: Gemeint sind vereinnahmte Beträge. Eine nur angeforderte, unbezahlte Anzahlung fällt nicht schon deshalb unter diesen Satz. Wie Sie offene Anforderungen darstellen, regeln die zitierten Sätze nicht.

Unsere Empfehlung: Gleichen Sie vor der Schlussrechnung die Zahlungseingänge mit Ihren Anzahlungsrechnungen ab.

Ein ausgedachtes Beispiel

Eine Softwareagentur entwickelt eine Webanwendung zum Festpreis. Über zwei Anzahlungen hat sie Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis gestellt, beide sind bezahlt. Gerechnet ist mit 19 % Umsatzsteuer:

Gesamte Leistung: 30.000,00 Euro netto + 5.700,00 Euro Umsatzsteuer = 35.700,00 Euro brutto.
1. Anzahlung, bezahlt: 9.000,00 Euro netto + 1.710,00 Euro Umsatzsteuer = 10.710,00 Euro brutto.
2. Anzahlung, bezahlt: 7.500,00 Euro netto + 1.425,00 Euro Umsatzsteuer = 8.925,00 Euro brutto.
Abzusetzen: 16.500,00 Euro netto + 3.135,00 Euro Umsatzsteuer = 19.635,00 Euro brutto.
Noch zu zahlen: 13.500,00 Euro netto + 2.565,00 Euro Umsatzsteuer = 16.065,00 Euro brutto.

Die Endrechnung zeigt die ganze Leistung und zieht dann die vereinnahmten Teilentgelte und die Steuer darauf ab.

Restrechnung als Alternative

Das BMF lässt einen zweiten Weg zu: „Statt einer Endrechnung kann auch eine Restrechnung erteilt werden“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 47). Für Einzelheiten verweist es auf Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE; diese haben wir hier nicht ausgewertet.

Unsere Einordnung: Die Restrechnung betrifft nur den verbleibenden Rest, im Beispiel die offenen 13.500,00 Euro netto. Verwechseln Sie sie nicht mit der Endrechnung.

Unsere Empfehlung: Wählen Sie je Auftrag eine Form und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Angaben Ihre Restrechnung braucht.

Anhang und Zusammenstellung in der E-Rechnung

Wohin gehört die Aufstellung der Anzahlungen, wenn die Schlussrechnung eine E-Rechnung ist? Das BMF schreibt: „Es wird aber vor dem Hintergrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang im Sinne von Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 2 UStAE als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 48). Unstrukturiert ist etwa ein PDF, das ein Programm nicht als Rechnungsdaten auslesen kann.

Getrennt verschicken dürfen Sie die Aufstellung nicht: „Der gesonderte Versand einer besonderen Zusammenstellung im Sinne von Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 3 UStAE ist bei einer E-Rechnung hingegen nicht möglich“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 48).

In seinen FAQ (Frage 7b) schreibt das BMF inzwischen, dass diese Regelung „auch über den 31. Dezember 2027 hinaus angewandt werden“ kann (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 7b). Bedingung ist, dass „im strukturierten Teil der E-Rechnung ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen wird“ (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 7b).

Unsere Einordnung: Die Aufstellung darf in der E-Rechnung stecken, aber nicht als eigene E-Mail daneben laufen. Eine reine PDF-Schlussrechnung erlaubt diese Erleichterung nicht. Den Hinweis auf technische Einschränkungen schrieb das BMF 2024. Ob Ihr Programm die Abzüge heute strukturiert abbildet, prüfen Sie mit einer Testrechnung, siehe E-Rechnung erstellen. Für Bauleistungen lesen Sie zusätzlich den Ratgeber Handwerk.

Anzahlungsrechnung korrigieren

Eindeutiger Bezug

Ein ausgedachtes Beispiel: Eine Eventagentur hat für eine Firmenfeier eine Anzahlungsrechnung mit falscher Kundenanschrift geschickt.

Sie müssen nicht alles neu schreiben: „Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden.“ (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV). Form und Inhalt richten sich dabei nach § 14 UStG.

Welche Form die Berichtigung braucht

War die Anzahlungsrechnung als E-Rechnung vorgeschrieben, gilt: „Daher muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen.“ (UStAE 14.11 Abs. 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Und: „Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend.“ (UStAE 14.11 Abs. 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Eine E-Mail mit der richtigen Anschrift genügt dann nicht.

Ohne Pflicht ist es lockerer: „Sofern dagegen für einen Umsatz nach § 14 Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 27 Abs. 38 UStG keine Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung besteht, kann eine Rechnungsberichtigung für diesen Umsatz auch ohne Verwendung einer E-Rechnung erfolgen.“ (UStAE 14.11 Abs. 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Liegen Zahlung und Leistung in verschiedenen Jahren, klären Sie die Form mit Ihrer Steuerberatung.

Unsere Empfehlung: Nennen Sie Nummer und Datum der ursprünglichen Anzahlungsrechnung. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren.

Preis sinkt oder Leistung ändert sich

Nicht jede Änderung verlangt eine Berichtigung: „Mindert sich nach Rechnungsausstellung die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, ist eine Rechnungsberichtigung nicht erforderlich.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a). Die Bemessungsgrundlage ist vereinfacht der Nettobetrag.

Anders bei der Leistung selbst: „Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaßänderungen) stellen hingegen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung jedenfalls hinsichtlich der Leistungsbeschreibung.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51b).

Unsere Einordnung: Bucht der Kunde der Eventagentur statt eines Abendessens nur noch einen Empfang, hat sich der Leistungsumfang geändert. Ob ein geänderter Abschlagsbetrag nur das Entgelt mindert oder die Leistung ändert, hängt vom Fall ab. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Verträge und Dauerleistungen

Der Vertrag als Rechnung

„Als Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG ist auch ein Vertrag anzusehen, der die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält.“ (UStAE 14.1 Abs. 17 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Ist dieser Vertrag keine E-Rechnung, gilt: „Bei bestehender Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach Absatz 4 ist dann daher zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, die die sonstige Rechnung berichtigt“ (UStAE 14.1 Abs. 17 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum

„Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach Absatz 4, ist es bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist oder sich aus dem sonstigen Inhalt der E-Rechnung klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.“ (UStAE 14.1 Abs. 19 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Ein ausgedachtes Beispiel: Ein Maschinenbauer schließt einen Wartungsvertrag mit fester Monatspauschale.

Unsere Einordnung: Bei Pflicht kann eine E-Rechnung für den ersten Monat genügen, wenn der Vertrag als Anhang darin steckt oder sie klar als Dauerrechnung erkennbar ist.

Alte Dauerrechnungen und Änderungen

„Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, besteht für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen.“ (UStAE 14.1 Abs. 19 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Ändern sich die Angaben, gilt: „Ändern sich die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG in den Folgezeiträumen (z. B. bei einer Mieterhöhung), müssen die Änderungen in einer neuen E-Rechnung abgebildet werden“ (UStAE 14.5 Abs. 17 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). UStAE 14.1 Abs. 19 nennt daneben die Berichtigung der ursprünglichen E-Rechnung.

Unsere Einordnung: Steigt die Wartungspauschale, ändert sich eine Pflichtangabe. Die Regel für Dauerrechnungen lässt sich nicht auf jede Anzahlungs- oder Schlussrechnung übertragen. Für Mietverträge lesen Sie den Ratgeber E-Rechnung für Vermieter.

Was steht an? Worauf achten?

Was steht an?	E-Rechnung?	Worauf achten?
Anzahlung vereinnahmt, Leistung folgt	Regeln gelten sinngemäß. Ohne Übergangsregel oder Ausnahme kann sie nötig sein.	Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Vereinnahmung. Zeitpunkt der Vereinnahmung angeben, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.
Abschlagsrechnung	Wie bei der Anzahlung, wenn sie eine Anzahlung abrechnet.	Anzahlung oder Teilleistung? Das Wort Abschlag entscheidet das nicht.
Schlussrechnung nach Anzahlungen	Für den abgerechneten Umsatz prüfen.	Vereinnahmte Teilentgelte und Steuer abziehen. Aufstellung als Anhang in der E-Rechnung, nicht getrennt.
Restrechnung	Für den abgerechneten Umsatz prüfen.	Nur den offenen Rest abrechnen. Nicht mit der Endrechnung verwechseln.
Zahlung und Leistung in verschiedenen Jahren	Keine ausdrückliche Regel in den beiden BMF-Schreiben. Nach den FAQ (Frage 7b) zählt bei Anzahlungsrechnungen der Zeitpunkt der Rechnung.	Format mit dem Kunden abstimmen, Steuerberatung fragen.
Fehler in der Anzahlungsrechnung	Als E-Rechnung, wenn sie vorgeschrieben war. Sonst auch ohne.	Eindeutiger Bezug. Preisminderung braucht keine Berichtigung, geänderte Leistung schon.
Dauerleistung mit Vertrag	Bei Pflicht kann eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum genügen.	Zulässige alte Dauerrechnung reicht bei gleichen Angaben. Sonst neue E-Rechnung.

Checkliste

Art der Zahlung: Ist geklärt, ob Ihr Zahlungsplan Anzahlungen oder Teilleistungen abrechnet?
Frist: Stellen Sie die Rechnung über eine Anzahlung innerhalb von sechs Monaten nach Zahlungseingang aus?
Datum: Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung in der Rechnung, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht?
Jahreswechsel: Haben Sie das Format mit dem Kunden abgestimmt und mit Ihrer Steuerberatung gesprochen?
Schlussrechnung: Sind vereinnahmte Teilentgelte und Steuer abgezogen, und steckt die Aufstellung in der E-Rechnung?
Änderungen: Hat jede Berichtigung einen eindeutigen Bezug und die richtige Form, auch bei Dauerleistungen?

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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