E-Rechnung mit DATEV: Unternehmen online oder eigenes Programm?

Stand: 17. Oktober 2026 · Mit KI erstellt, nicht vor jeder Veröffentlichung von einem Menschen geprüft. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fehler melden

Das Wichtigste

Die Pflicht zur Aufbewahrung trifft Sie als Unternehmer, auch wenn die Kanzlei bucht. Aufzubewahren ist die E-Rechnung im empfangenen Format, also die XML.
Das DATEV E-Rechnungspostfach empfängt und zeigt an, archiviert aber nicht. Empfang, Archiv und Weiterverarbeitung beschreibt DATEV für Unternehmen online mit Belege online.
Haben Sie schon ein Rechnungsprogramm, ist kein weiteres DATEV-Modul vorgeschrieben. Es kann über den Rechnungsdatenservice 1.0 oder den Buchungsdatenservice angebunden werden.

Ihre Steuerberatung arbeitet mit DATEV, und nun kommen Rechnungen als XML-Datei. Dann stellt sich die Frage: Reicht DATEV Unternehmen online, oder brauchen Sie zusätzlich ein Rechnungsprogramm? Dieser Ratgeber ordnet die DATEV-Bausteine nach Aufgaben: empfangen, schreiben, senden und aufbewahren. Er nennt die von DATEV veröffentlichten Preise und die zwei Wege, ein anderes Rechnungsprogramm anzubinden. Er beruht auf öffentlichen DATEV-Seiten. In einem DATEV-Konto haben wir nichts getestet. Wie Sie E-Rechnungen allgemein annehmen und ablegen, steht in E-Rechnung empfangen und E-Rechnung archivieren.

Wer bewahrt das Original auf?

Sie selbst. Das Gesetz sagt: „Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren.“ (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).

Für die Form gilt nach den GoBD: „Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).“ (BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GoBD Rn. 131 Abs. 1). Und weiter: „Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und insbesondere die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer E-Rechnung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen).“ (BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GoBD Rn. 131 Abs. 3).

Die Abgabenordnung verlangt für elektronisch aufbewahrte Unterlagen, dass sie „während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.“ (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Außerdem gilt: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.“ (§ 146 Abs. 4 Satz 1 AO).

Unsere Einordnung: Entscheidend ist die strukturierte Datei. Ein Belegbild oder eine PDF-Ansicht in DATEV ist etwas anderes als die empfangene XML. Eine bestimmte Software schreiben die Vorschriften nicht vor. Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Wann die Frist beginnt und endet, steht im Ratgeber zum Archivieren.

Und wenn die Kanzlei bucht?

Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Die GoBD ordnen sie dem Steuerpflichtigen zu und ergänzen: „Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).“ (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rn. 21).

Für Daten bei einem Dritten gibt es eine eigene Regel. Sie beginnt: „Teilt der Steuerpflichtige der Finanzbehörde mit, dass sich seine Daten nach Absatz 1 bei einem Dritten befinden, so hat der Dritte“ (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO). Danach geht es um Einsicht, Auswertung und Übertragung für die Finanzbehörde.

Unsere Einordnung: Die Kanzlei kann die Ablage technisch übernehmen. Ob sie dann für jedes Ihrer Originale selbst acht Jahre einstehen muss, ist damit nicht abschließend geklärt. Berufsrechtliche Pflichten der Kanzlei haben wir nicht geprüft. Eine allgemeine Pflicht, alles doppelt zu archivieren, folgt daraus aber auch nicht. Vereinbaren Sie, wo die Originale liegen, wer Zugriff hat und wie Sie die Dateien bei einem Wechsel der Kanzlei bekommen. Wer im Betrieb wofür zuständig ist, behandelt auch der Ratgeber E-Rechnung für GmbH und UG.

Für die Umsatzsteuer gibt es eine Erleichterung: „Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts im Sinne von § 14 Absatz 3 UStG vorliegt.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften, etwa nach der AO, „bleiben für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt.“ (UStAE 14b.1 Abs. 6 Satz 3 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Eine E-Rechnung außerhalb von DATEV abzulegen, ist nicht schon deshalb ein Verstoß gegen § 14b UStG. Ein E-Mail-Postfach allein ist aber auch kein vollständiger Ablauf nach den GoBD. Ein zusätzliches DATEV-Modul oder Programm schreibt das Gesetz nicht vor.

Die DATEV-Bausteine im Überblick

Die Tabelle zeigt je Baustein die Aufgabe laut DATEV und den Listenpreis netto.

Baustein	Aufgabe laut DATEV	Listenpreis netto
E-Rechnungsplattform	Grundlage für Postfach und Anwendungen	Registrierung kostenfrei
E-Rechnungspostfach	Empfang und Anzeige, kein Archiv	Empfang kostenfrei; Versand aus anderem Programm 0,50 € je Rechnung
E-Rechnungsschreibung	Rechnungen schreiben und senden	5,00 € je Kalenderjahr
Unternehmen online	mit Belege online: Empfang, Archiv, Weiterverarbeitung	11,56 € im Monat
Belege online	Bestand für die Belege	3,83 € im Monat je Bestand
Auftragswesen next	Angebote, Rechnungen, weitere Verkaufsbelege	7,00 € im Monat zusätzlich

Stand: 17.10.2026. Quellen: DATEV-Produktseiten und DATEV-Preisliste für Unternehmen 08/2026, S. 20, 54 und 58. Was Ihre Kanzlei Ihnen tatsächlich berechnet, kann abweichen. Das klären Sie über die Steuerberatung.

Plattform und Postfach

Auf der Produktseite der E-Rechnungsplattform steht als Leistung: „Fungiert als Datendrehscheibe“ (DATEV, Produktseite E-Rechnungsplattform). Unternehmen brauchen dafür ein „Persönliches Zugangsmedium (DATEV-Konto)“ (ebenda, Nutzungsvoraussetzungen).

Das E-Rechnungspostfach empfängt laut DATEV über TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail und zeigt XRechnung und ZUGFeRD an. Dazu schreibt DATEV: „Eine Archivierung ist im DATEV E-Rechnungspostfach nicht möglich.“ (DATEV, Seite E-Rechnungsplattform, Abschnitt DATEV E-Rechnungspostfach). Für Weiterverarbeitung und Archiv verweist DATEV an derselben Stelle auf Unternehmen online mit Belege online.

Zu den Kosten heißt es: „Der Rechnungsempfang ist grundsätzlich und unabhängig vom Übertragungsweg kostenfrei.“ (ebenda, Preisgestaltung). Rechnungen aus DATEV-eigenen Schreibprogrammen versendet das Postfach ebenfalls kostenfrei. Für hochgeladene Rechnungen oder solche aus einem anderen Programm nennt DATEV „€ 0,50 je Ausgangsrechnung.“ (ebenda). Abgerechnet wird monatlich.

Unsere Einordnung: Das ist ein Entgelt für den Versand an Ihre Kunden. Es gilt nicht für jede Datei, die Sie an die Kanzlei geben. Das Postfach ersetzt kein Archiv, auch wenn Sie dort Dateien ansehen oder herunterladen können.

Unternehmen online mit Belege online

Laut DATEV können E-Rechnungen mit dieser Kombination „empfangen, archiviert und weiterverarbeitet werden.“ (DATEV, Produktseite Unternehmen online). Rechnungen schreiben gehört nicht zum Grundumfang. Das Programm ist „Optional erweiterbar um Angebots- und Rechnungsschreibung“ (ebenda).

Übernommen werden laut DATEV die Formate „ZUGFeRD 2.x und XRechnung ab V 2.x“ (DATEV, Belege und Daten digital in die Kanzlei übertragen). Zur XRechnung kann Belege online zusätzlich ein Belegbild erzeugen. Für einen Übertragungsweg gilt eine Grenze: „DATEV Upload Mail (funktioniert nur mit ZUGFeRD 2.x)“ (ebenda).

Unsere Einordnung: Leiten Sie eine XRechnung nicht ungeprüft an Upload Mail weiter. Ob die identische XML oder das unveränderte ZUGFeRD-PDF mit Anlagen über jeden Weg wieder heruntergeladen werden kann, bestätigen die öffentlichen DATEV-Seiten nicht im Detail. Das ist nicht abschließend geklärt. Prüfen Sie es mit der Kanzlei an einer Musterdatei.

Rechnungen schreiben mit DATEV

Für eigene Rechnungen nennt DATEV zwei Bausteine.

E-Rechnungsschreibung: Sie erstellt „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0“ (DATEV, Produktseite E-Rechnungsschreibung) und versendet sie. Der Preis ist „5,00 € pro Kalenderjahr“ (DATEV, Seite E-Rechnungsplattform, Preisgestaltung). Als Zugang genügt laut Produktseite das DATEV-Konto. Wie viele Rechnungen enthalten sind, ist auf den gelesenen Seiten nicht bestätigt. Eine eigene Eingangsbuchhaltung oder ein Langzeitarchiv ist für diesen Baustein ebenfalls nicht bestätigt.

Auftragswesen next: Es kostet „Monatlich 7,00 €“ (DATEV, Produktseite Auftragswesen next) und setzt einen „Vertrag für DATEV Unternehmen online (jeweils bei Kanzlei & Unternehmen)“ voraus (ebenda). Nötig sind außerdem ein Bestand in Belege online und ein Zugangsmedium. Es erstellt ebenfalls „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0“ (DATEV, Seite Auftragswesen next) und dazu Angebote, Lieferscheine und Rechnungskorrekturen. Eigene Zusagen zu Archiv und Export der Originale sind öffentlich nicht im Detail bestätigt.

Unsere Einordnung: Wer nur empfängt, braucht keinen Rechnungsschreiber. Wer schon ein passendes Programm hat, muss nicht automatisch Auftragswesen next kaufen. Ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen müssen, zeigt der Pflicht-Check. Was eine E-Rechnung enthalten muss, steht in E-Rechnung erstellen.

Was kostet das?

DATEV veröffentlicht Listenpreise (Stand: 17.10.2026, DATEV-Preisliste für Unternehmen 08/2026). Unternehmen online kostet „11,56 €“ im Monat (DATEV, Produktseite Unternehmen online). Belege online kostet 3,83 € im Monat je Bestand, ab Anlage des Bestands und unabhängig von der Zahl neuer Belege (Preisliste S. 54). Über dem Freivolumen von „mindestens 5 GB“ kostet jedes weitere GB 1,05 € im Monat (Preisliste S. 54 und 55). Für die Kanzlei selbst ist Unternehmen online „Für Kanzleien kostenlos.“ (Preisliste S. 58).

Unsere Einordnung: Unternehmen online und Belege online ergeben als reine Rechnung 15,39 € netto im Monat, mit Auftragswesen next 22,39 €. Das ist kein Angebot einer Kanzlei. Manche Verträge enthalten Unternehmen online bereits. Einen öffentlichen Gesamtpreis für Unternehmen gibt es nicht, und das Honorar der Kanzlei kommt gesondert hinzu.

Externe Rechnungssoftware anbinden

Haben Sie schon ein Rechnungsprogramm, beschreibt DATEV zwei Datenservices.

Rechnungsdatenservice 1.0: Er soll „Strukturierte Belegdaten und Belegbilder an DATEV Unternehmen online übertragen“ (DATEV, Produktseite Rechnungsdatenservice 1.0). Daraus werden „Buchungsvorschläge für die DATEV-Rechnungswesen-Programme erzeugt.“ (ebenda). Preis: 2,10 € im Monat bis 200 Rechnungen, 4,20 € bis 400, je weitere 200 Rechnungen 1,58 € (Preisliste S. 18).

Buchungsdatenservice: Er soll „Buchungssätze, Stammdaten und Belegbilder übertragen“ (DATEV, Produktseite Buchungsdatenservice). Die Daten können „in Form von kompletten Buchungssätzen im DATEV-Rechnungswesen-Programm abgerufen werden.“ (ebenda). Preis: ab „1,36 €“ im Monat bis 500 Buchungssätze (ebenda; Preisliste S. 17). Der Grundpreis fällt laut Preisliste schon mit Anlage des Bestands an.

Unsere Einordnung: Kontiert die Kanzlei selbst, kann der Rechnungsdatenservice passen. Liefert Ihr Programm fertig kontierte Buchungen, kann der Buchungsdatenservice passen. Beide zugleich sind nicht vorgeschrieben. Ein Datenservice überträgt Schnittstellendaten. Das ist nicht automatisch die XRechnung, die Ihr Lieferant geschickt hat.

Zwei Anbieter beschreiben das so (Stand: 17.10.2026). Papierkram unterscheidet in seiner Hilfe beide Dienste. Zum Rechnungsdatenservice heißt es: „Eine vollständige Kontierung ist jedoch nicht enthalten.“ (Papierkram-Hilfe DATEV). Erneute Übertragungen führen laut Hilfe zu „Fehlermeldungen oder doppelten Belegen.“ (ebenda). DATEV ist bei Papierkram nicht im Free-Tarif enthalten, sondern ab S. FastBill nennt im Tarif Solo einen DATEV-Export und im Tarif Pro den „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ (FastBill, Preise). Pro kostet 30 € netto im Monat, 27 € bei jährlicher Zahlung. FastBill beschreibt die Übertragung „strukturierte Belegdaten und die zugehörigen Belegbilder“ (FastBill, DATEV). Dass jede Original-XML mit übertragen wird, ist bei beiden nicht bestätigt. Weitere Programme mit DATEV-Export finden Sie im Software-Vergleich.

Brauchen Sie neue Software?

Unsere Einordnung nach Fall:

Sie nutzen Unternehmen online mit Belege online und empfangen nur: Bestätigt die Kanzlei Empfangsweg, Ablage der Originale, Freigabe und Export, ist kein weiteres Rechnungsprogramm nötig.
Sie schreiben wenige Rechnungen und haben kein Programm: Die DATEV E-Rechnungsschreibung ist eine Möglichkeit, ein anderes Programm mit eigener Ablage eine andere. Klären Sie vorher Format, Menge, Archiv und Gesamtkosten.
Sie brauchen Angebote und Folgebelege: Dafür ist Auftragswesen next gedacht. Entscheiden Sie nach Ihren bestehenden Verträgen und dem Nutzen, nicht nach dem Stichwort E-Rechnung.
Sie haben schon ein Rechnungsprogramm: Prüfen Sie zuerst, ob die Originale bei der Kanzlei ankommen. Dann wählen Sie mit der Kanzlei einen der beiden Datenservices.

Eine einzelne XML-Datei können Sie auch in unserem Viewer lesen. Er archiviert nicht und überträgt nichts an DATEV.

Fragen an Ihre Steuerberatung

Wer empfängt die E-Rechnungen, und über welchen Weg: Postfach, Upload oder Datenservice?
Wo landet die unveränderte Original-XML, und wer kann sie bis zum Fristende herunterladen, auch nach einem Wechsel der Kanzlei?
Welche Verträge bestehen schon, und wer zahlt welches Modul: Unternehmen online, Belege online, Rechnungsschreibung, Auftragswesen next, Datenservice?
Braucht die Kanzlei Buchungsvorschläge oder fertige Buchungssätze, und passt Ihr Rechnungsprogramm dazu?
Testen Sie gemeinsam mit einer Musterdatei: Kommt sie vollständig an, lässt sich das Original wieder herunterladen, und entstehen bei erneuter Übertragung doppelte Belege?

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Programm mit DATEV-Export gesucht?

Der Software-Vergleich zeigt je Anbieter, ob DATEV-Export oder Steuerberater-Zugang belegt ist.

Zum Software-Vergleich

Quellen

Die Originalquellen bieten weitere Angaben und Kontext. Unsere Zusammenfassungen können Fehler enthalten.