E-Rechnung an Behörden: XRechnung, Leitweg-ID und OZG-RE

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Für Aufträge des Bundes gilt seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (ERechV): Rechnungen elektronisch, in der Regel als XRechnung. Eine Ausnahme für Kleinunternehmer kennt sie nicht.
Pflicht ist unter anderem die Leitweg-ID der Behörde. Die bekommen Sie vom Auftraggeber; eine eigene brauchen Sie nicht.
Eingereicht wird beim Bund über die Plattform OZG-RE, nach einer Registrierung. Wer selten an Behörden schreibt, kann die Rechnung dort direkt im Browser erfassen. Länder und Kommunen haben eigene Regeln.

Für wen gilt die Pflicht?

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln, getrennt von der E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Für den Bund gilt die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie erfasst Rechnungen, „die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden“ (§ 1 ERechV). Rechnungsempfänger sind die öffentlichen Auftraggeber des Bundes, genauer „alle Stellen im Sinne von § 159 Absatz 1 Nummer 1 bis 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen“ (§ 2 Abs. 4 ERechV).

Die Pflicht ist nicht neu: „Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln“ (§ 3 Abs. 1 ERechV). Diese Regel gilt seit dem 27. November 2020 (§ 11 Abs. 3 ERechV). Das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums schreibt dazu: „Seitdem dürfen Sie weder Papierrechnungen noch PDF-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.“

Keine Übergangsfrist und keine Kleinunternehmer-Ausnahme

Die Übergangsfristen für Rechnungen zwischen Unternehmen bis Ende 2026 oder 2027 helfen hier nicht. Das BMF stellt klar: „Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach anderen Vorschriften (z. B. nach der E-Rechnungsverordnung– ERechV des Bundes) ist unabhängig von den umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 20).

Dasselbe gilt für die Kleinunternehmerregelung: Sie befreit nur im Umsatzsteuerrecht. Die Ausnahmen der ERechV stehen abschließend in § 3 Abs. 3, und eine Ausnahme für kleine Betriebe ist nicht dabei. Mehr dazu im Ratgeber für Kleinunternehmer.

Die Ausnahmen

Nach § 3 Abs. 3 ERechV gilt die Pflicht nicht für Rechnungen,

„die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1 000 Euro gestellt werden“,
die unter die Sonderregeln der §§ 8 und 9 ERechV fallen, also für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, Auslandsvertretungen und sonstige Beschaffungen im Ausland,
die in Verfahren der Organleihe auszustellen sind.

Achten Sie auf den Wortlaut von Nr. 1: Gemeint sind Direktaufträge, also kleine Käufe ohne Vergabeverfahren. Nicht jede Rechnung bis 1.000 Euro ist ausgenommen. Ob ein Direktauftrag vorliegt, klären Sie im Zweifel mit der Behörde.

Welches Format?

Vorgesehen ist die XRechnung: Rechnungssteller haben „grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden“ (§ 4 Abs. 1 ERechV). Ein anderer Datenaustauschstandard ist erlaubt, „wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht“.

Das Beschaffungsamt nennt als Beispiel ausdrücklich ZUGFeRD: Verwendet werden kann „jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRechnung)“, wenn er der europäischen Norm, der ERechV „und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht“. Ein einfaches PDF reicht nicht. Bei ZUGFeRD nennt das Beschaffungsamt das Profil XRechnung; ob die Plattform oder Ihr Auftraggeber ein anderes Profil annimmt, klären Sie vorher. Was die Profile bedeuten, steht im Ratgeber ZUGFeRD: Was ist das?

Welche Version? Laut KoSIT, die den Standard pflegt, ist die Version 3.0 am 1. Februar 2024 in Kraft getreten und „sollte genutzt werden“. „XRechnung 3.0 wird daher bis mindestens 31.07.2027 in Kraft bleiben.“ Von der Version 4.0 gibt es seit September 2026 nur eine Vorversion (Stand: 15.10.2026).

Was in die Rechnung gehört: Leitweg-ID und mehr

Die E-Rechnung an den Bund braucht „neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen“ mindestens (§ 5 Abs. 1 ERechV):

eine Leitweg-Identifikationsnummer, kurz Leitweg-ID,
die Bankverbindungsdaten,
die Zahlungsbedingungen,
„die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers“.

Dazu kommen Lieferantennummer und Bestellnummer, aber nur, „wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden“ (§ 5 Abs. 2 ERechV). Heben Sie Auftragsschreiben und Bestellungen deshalb so auf, dass Sie die Nummern bei der Rechnung zur Hand haben.

Woher kommt die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde, nicht Ihre. Das Beschaffungsamt schreibt: „Grundsätzlich wird die Leitweg-ID dem Rechnungssteller vom Auftraggeber mitgeteilt oder kann bei diesem erfragt werden.“ Und: „Bitte beachten Sie, dass Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID benötigen!“

In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10). Verwechseln Sie sie nicht mit der USt-IdNr. oder Ihrer Kundennummer. Fehlt das Feld, meldet ein Prüfprogramm den Fehler BR-DE-15; was solche Meldungen bedeuten, erklärt der Ratgeber E-Rechnung Fehlermeldungen.

Wie eine Käuferreferenz im Format einer Leitweg-ID in der Datei aussieht, zeigt unsere fiktive XRechnung im UBL-Format.

Wie Sie einreichen: OZG-RE

Für den Versand an den Bund schreibt § 4 Abs. 3 ERechV ein Verwaltungsportal des Bundes vor. „Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes registriert.“

Das Portal heißt OZG-RE: „Zur Übermittlung von E-Rechnungen steht Ihnen auf Bundesebene die Rechnungseingangsplattform OZG-RE zur Verfügung.“ Die frühere zweite Plattform ZRE gibt es nicht mehr. Laut Beschaffungsamt wurden bis zum 19. September 2025 alle Rechnungsempfänger der ZRE auf die OZG-RE überführt; gleichzeitig „wurde die ZRE für den Rechnungsempfang außer Betrieb genommen und zum Jahresende 2025 abgeschaltet“. Ältere Anleitungen, die noch die ZRE nennen, sind deshalb veraltet.

Die OZG-RE bietet vier Wege:

Manuelle Eingabe an der Weboberfläche: Sie tippen die Rechnung im Browser ein. „Für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen und ohne (kompatible) Rechnungssoftware besteht zudem die Möglichkeit der Weberfassung.“
Upload an der Weboberfläche: Sie laden eine fertige XRechnung hoch, die Ihr Programm erstellt hat.
Versand per E-Mail: Sie schicken die Datei an die Plattform.
Versand über das Peppol-Netzwerk: Dafür brauchen Sie in der Regel einen Peppol-Dienstleister. Adressiert wird mit der Peppol-Receiver-ID der Behörde; sie „setzt sich in der Bundesverwaltung grundsätzlich aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID Ihres Auftraggebers (Rechnungsempfängers) zusammen“.

Für alle vier Wege gilt laut Beschaffungsamt: Vorausgesetzt wird „unabhängig vom gewählten Übertragungskanal aktuell die Registrierung an der Rechnungseingangsplattform des Bundes“. Registrieren Sie sich also, bevor die erste Rechnung fällig ist. Eine Testumgebung zum Ausprobieren gibt es ebenfalls.

Eine Ausnahme gibt es bei den Empfängern: „Neben der Mitnutzung der OZG-RE ist es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung möglich, eigene Lösungen zur elektronischen Rechnungsannahme umzusetzen.“ Fragen Sie bei solchen Auftraggebern nach, wohin die Rechnung soll.

Länder und Kommunen: eigene Regeln

Die ERechV gilt für den Bund. „Die rechtliche Umsetzung der Richtlinie erfolgt in Bund und Ländern durch die jeweilige Gesetzgebung“, schreibt die KoSIT. Auch das Beschaffungsamt schreibt: „Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.“ Für Länder und Kommunen gelten deshalb eigene Vorgaben zu Pflicht, Ausnahmen, Format und Einreichungsweg.

Ein Beispiel ist Hessen. Laut dem Verwaltungsportal des Landes gilt: „Seit dem 18. April 2024 müssen Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern in Hessen ausschließlich E-Rechnungen stellen.“ Die Ausnahme für Direktaufträge ist dort anders gefasst als beim Bund: keine Pflicht „bis zu einem Direktauftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer“. Das Portal betont: „Es handelt sich bei dem Auftragswert daher ausdrücklich nicht automatisch um den Rechnungsbetrag.“ Und: „Ob ein Direktauftrag vorliegt, muss durch den Auftraggeber bewertet werden.“

Übertragen Sie deshalb die Bundesregeln nicht ungeprüft auf Ihre Stadt oder Ihr Land. Den Weg erfahren Sie beim Auftraggeber; das hessische Portal bittet ausdrücklich darum, die Details zur Übersendung „sowie den zu nutzenden Übertragungsweg beim jeweiligen öffentlichen Auftraggeber“ zu erfragen.

Behörde als Kunde und Unternehmer

Manche öffentlichen Stellen sind zugleich unternehmerisch tätig und kaufen für diesen Bereich ein. Dann können zusätzlich die Regeln für Rechnungen zwischen Unternehmen greifen. Das BMF schreibt dazu: „Unabhängig von einer Verpflichtung z. B. nach der ERechV des Bundes unterliegen daher auch juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPöR) unter den übrigen Voraussetzungen – insbesondere Erbringung einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen – der umsatzsteuerrechtlichen Pflicht zur Ausstellung und der Notwendigkeit zum Empfang einer E-Rechnung“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 52). Beide Regelwerke gelten nebeneinander. Die Fristen für Rechnungen zwischen Unternehmen erklärt der Fristenratgeber.

Checkliste für den ersten Behördenauftrag

Bei Auftragserteilung fragen: Leitweg-ID, Bestellnummer, Lieferantennummer und den Einreichungsweg.
Bund, Land oder Kommune? Davon hängen Regeln und Portal ab.
Registrieren: Für den Bund bei der OZG-RE, rechtzeitig vor der ersten Rechnung.
Rechnung erstellen: als XRechnung oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, mit allen Angaben nach § 5 ERechV. Ohne passendes Programm geht beim Bund die Weberfassung.
Vor dem Versand ansehen: Stimmen Leitweg-ID, Beträge und Bankverbindung? Unser Viewer zeigt die Datei lesbar an und macht eine Schnellprüfung. Eine vollständige Prüfung bietet der Validator der KoSIT.
Aufbewahren: Die verschickte Datei gehört acht Jahre ins Archiv. Wie das geht, steht im Ratgeber E-Rechnung archivieren.

Diese Übersicht ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Auftrag klären Sie mit dem Auftraggeber oder Ihrer Steuerberatung.

XRechnung vor dem Einreichen ansehen?

Öffnen Sie Ihre XML- oder ZUGFeRD-Datei im Browser und prüfen Sie Leitweg-ID und Beträge. Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.

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