Ohne E-Rechnung: Vorsteuer, Bußgeld und Übergangsfristen

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

Eine Folge gibt es nur, wenn die E-Rechnung wirklich vorgeschrieben war. Prüfen Sie zuerst die Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG und die dauerhaften Ausnahmen.
Ein PDF statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer ist damit aber nicht automatisch verloren: Berichtigung, strenger Nachweis oder Vertrauen auf eine Übergangsregel können helfen.
§ 26a UStG nennt das Nichtausstellen und das verspätete Ausstellen einer Rechnung. Die Beträge dort sind Höchstbeträge (bis zu), keine festen Bußgelder. Einen eigenen Bußgeldtatbestand für das falsche Format haben wir nicht gefunden.

Zuerst klären: War eine E-Rechnung überhaupt vorgeschrieben?

Was passiert, wenn eine Rechnung als PDF oder auf Papier kommt statt als E-Rechnung? Das hängt an einer Vorfrage: Musste es schon eine E-Rechnung sein? Nur dann gibt es überhaupt eine Folge. Dieser Ratgeber zeigt beide Seiten, Empfänger und Aussteller.

Die Grundregel

§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG legt fest: „In den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Für Leistungen an andere Unternehmer heißt es weiter: „die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Es geht also um Leistungen zwischen zwei Unternehmen im Inland. Daneben gibt es dauerhafte Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge. Einzelheiten dazu stehen im Ratgeber Fristen 2027/2028.

Die Übergangsregeln für Aussteller

§ 27 Abs. 38 UStG erlaubt Ausstellern noch eine Zeit lang Papier oder ein anderes elektronisches Format, etwa ein einfaches PDF:

Nr. 1, alle Aussteller: Eine Rechnung kann „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Nr. 2, kleinere Aussteller: Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz „des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Es zählt der Umsatz des Ausstellers, nicht der Rechnungsbetrag und nicht der Umsatz des Empfängers.
Nr. 3, EDI: Für Umsätze im Jahr 2027 gibt es eine eigene Regel für Rechnungen, die „mittels elektronischem Datenaustausch (EDI)“ übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG), ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers.

Das BMF bestätigt diesen Rahmen: „Die Grundsätze dieses Schreibens sind auf alle Umsätze anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, wobei die Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 zu beachten sind“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Anwendungsregelung).

Unsere Einordnung: Wer eine dieser Übergangsregeln nutzen darf und ein PDF schickt, macht nichts falsch. Alles, was in diesem Ratgeber folgt, betrifft nur Fälle, in denen keine Übergangsregel und keine Ausnahme greift. Ob das bei Ihnen so ist, zeigt der Pflicht-Check.

Für den Empfänger: Was passiert mit der Vorsteuer?

Der Grundsatz

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer aus Rechnungen Ihrer Lieferanten, die Sie vom Finanzamt zurückbekommen. Dafür verlangt das Gesetz eine Rechnung: „Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt.“ (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

War eine E-Rechnung vorgeschrieben und kam trotzdem ein PDF oder Papier, sagt die Verwaltung: „Wird in einem solchen Fall stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG, so dass diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (vgl. aber Absatz 1a).“ (UStAE 15.2a Abs. 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Eine sonstige Rechnung ist jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist.

Wichtig sind die Worte dem Grunde nach und der Verweis auf Absatz 1a. Die Vorsteuer ist nicht automatisch für immer verloren. Es gibt drei Wege. Die Abläufe stehen im Ratgeber E-Rechnung korrigieren.

Weg 1: Der Lieferant berichtigt

Ihr Lieferant schickt eine berichtigte E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Zur Wirkung schreibt das BMF: „Eine solche Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurück, auch wenn der Vorsteuerabzug nach Rn. 56 zunächst nicht möglich gewesen ist.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 57).

Unsere Einordnung: Die Rückwirkung gilt nur unter den übrigen Voraussetzungen. Eine Zusage für jeden Fall ist das nicht. Ob sie bei Ihnen greift, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Weg 2: Nachweis nach strengem Maßstab

Ohne Berichtigung kann nach dem BMF „unter Anlegung eines strengen Maßstabes ein Vorsteuerabzug möglich sein“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 58). Voraussetzung ist, dass das Finanzamt alle Angaben hat, um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs zu prüfen. Für eine vorgeschriebene, aber nicht erteilte E-Rechnung heißt es: „In solchen Fällen werden bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung die genannten Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein.“ (UStAE 15.2a Abs. 1a in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Das ist ein Rettungsweg, keine freie Wahl des Formats. Ein unvollständiges oder fehlerhaftes PDF hilft hier nicht.

Weg 3: Sie durften auf eine Übergangsregel vertrauen

Den Umsatz Ihres Lieferanten kennen Sie oft nicht. Dazu das BMF: „Im Übrigen wird alleine wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nach § 27 Absatz 38 UStG in Anspruch nehmen konnte.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 59).

Weitere Recherchen über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus verlangt Rn. 59 nicht. Was Sie wissen, zählt aber: „Fakten wie z. B. der mit diesem Rechnungsaussteller ausgeführte Vorjahresumsatz, die bekannte Größe des Rechnungsausstellers oder Kenntnisse aufgrund verbundener Unternehmensstrukturen sind aber zu berücksichtigen.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 59).

Ein ausgedachtes Beispiel: Eine kleine Tischlerei bekommt für Material, das im Jahr 2027 geliefert wurde, ein PDF von einem Holzhändler aus dem Nachbarort. Der Händler hat zwei Mitarbeiter, und die Tischlerei weiß nichts Gegenteiliges über seinen Umsatz.

Unsere Einordnung: Hier durfte die Tischlerei annehmen, dass der Händler die Übergangsregel nutzen konnte. Anders liegt es, wenn sie selbst im Vorjahr bei einem Lieferanten netto für mehr als 800 000 Euro eingekauft hat. Dann weiß sie, dass dessen Gesamtumsatz über der Grenze lag.

Unsere Einordnung: Diese Regel schützt nur Sie als Empfänger beim Vorsteuerabzug. Sie verlängert keine Übergangsfrist für den Aussteller.

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist

Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG gelten für das Ausstellen. Für das Empfangen sagt das BMF: „Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Sie müssen E-Rechnungen also schon jetzt annehmen können, auch wenn Ihr Lieferant sie freiwillig schickt. Wie Sie das einrichten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen. Eine einzelne Datei können Sie auch in unserem Viewer im Browser öffnen.

Ihr Anspruch auf eine richtige Rechnung

Kommt eine Datei, die keine gültige E-Rechnung ist, haben Sie einen Anspruch auf eine richtige Rechnung: „Entspricht ein übersandter Datensatz nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung, kann der zivilrechtliche Anspruch auf Erteilung einer Rechnung vor den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 43).

Unsere Empfehlung: Bitten Sie Ihren Lieferanten zuerst schriftlich um eine E-Rechnung. Ob Sie bis dahin die Zahlung zurückhalten dürfen, regeln diese Vorschriften nicht. Das hängt von Ihrem Vertrag ab.

Für den Aussteller: Was passiert ohne E-Rechnung?

Der Kunde kann oder will keine E-Rechnung annehmen

Manche Kunden bitten weiter um Papier. Dazu die Verwaltung: „Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.“ (UStAE 14.1 Abs. 5 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Für Sie als Aussteller heißt es dann: Es „gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat“ (UStAE 14.1 Abs. 5 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Empfehlung: Speichern Sie bei jedem Versand einen Nachweis, etwa das Sendeprotokoll Ihres Programms oder die gesendete E-Mail mit Anhang. Ob Ihr Kunde damit seine Vorsteuer sichern kann, ist eine eigene Frage auf seiner Seite. Wie Sie E-Rechnungen erstellen und versenden, steht im Ratgeber E-Rechnung erstellen.

Sie konnten nicht erkennen, dass der Kunde ein Unternehmen ist

Ein Kunde bestellt wie eine Privatperson und nutzt den Einkauf doch für seinen Betrieb. Für diesen Fall gilt: „Ein Verstoß gegen die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung wird beim Rechnungsaussteller nicht beanstandet, solange er keine Kenntnis davon hatte und auch nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns erkennen konnte, dass seine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wurde.“ (UStAE 14.1 Abs. 6 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Das ist kein Freibrief für Shops, die nie nach einer Firma fragen. Die Regel hängt an Ihrer Kenntnis und an der kaufmännischen Sorgfalt. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung im Onlineshop.

Bußgeld: Was § 26a UStG nennt

§ 26a UStG listet Ordnungswidrigkeiten auf. Für Rechnungen ist diese Nummer zentral: „Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig 1. entgegen § 14 Absatz 2 Satz 2 eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt“ (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG). Das Gesetz nennt also ausdrücklich das Nichtausstellen und das verspätete Ausstellen, und zwar bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit.

Absatz 1 betrifft Fälle, in denen jemand „eine Vorauszahlung, einen Unterschiedsbetrag oder eine festgesetzte Steuer nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig entrichtet“ (§ 26a Abs. 1 UStG). Nr. 2 betrifft, wer „ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt“ (§ 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG). Weitere Nummern betreffen Bescheinigungen, Zusammenfassende Meldungen, Unterlagen und Daten von Zahlungsdienstleistern. Zur Aufbewahrung lesen Sie den Ratgeber E-Rechnung archivieren.

Die Beträge stehen in Absatz 3: „Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 1 mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro, in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 3 mit einer Geldbuße bis zu tausend Euro, in den übrigen Fällen des Absatzes 2 mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet werden.“ (§ 26a Abs. 3 UStG).

Unsere Einordnung: Das Nichtausstellen nach Absatz 2 Nr. 1 gehört zu den übrigen Fällen des Absatzes 2. Der Rahmen ist dort eine Geldbuße bis zu fünftausend Euro. Das ist ein Höchstbetrag, kein fester Betrag pro Rechnung. Das Gesetz sagt zudem kann: Ob überhaupt ein Bußgeld festgesetzt wird, hängt vom Einzelfall ab.

Was wir nicht gefunden haben

Wir haben den ganzen § 26a UStG gelesen. Folgendes steht dort nicht, und wir haben es auch sonst nicht belegt gefunden:

Kein eigener Formattatbestand: § 26a nennt kein gesondert benanntes Bußgeld für ein falsches E-Rechnungsformat und keinen festen Betrag dafür.
Keine geklärte Einordnung des reinen Formatfehlers: Absatz 2 Nr. 1 verweist auf § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, und dort steht auch die E-Rechnungsform. Ob eine vollständige PDF-Rechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung als nicht ausgestellt gilt, dazu haben wir keine amtliche Aussage gefunden. Weder die Aussage, jedes falsche PDF koste fünftausend Euro, noch die Aussage, Formatfehler seien immer bußgeldfrei, ist belegt.
Kein eigener Tatbestand für den Empfang: Für das bloße Nichtannehmen einer E-Rechnung steht in § 26a kein eigens benannter Tatbestand. Daraus folgt nicht, dass das Nichtannehmen ohne jede Folge bleibt.
Keine allgemeine Schonfrist: Eine pauschale Freistellung aller Verstöße bis zu einem neuen Stichtag haben wir nicht gefunden. Es gibt die gesetzlichen Übergangsregeln für Aussteller und die beiden eng begrenzten Nichtbeanstandungen oben.
Keine pauschalen Aussagen zu Zahlung oder Strafrecht: Ob Sie Zahlungen zurückhalten dürfen, ob Verzug oder Schadensersatz eintreten und was das Steuerstrafrecht dazu sagt, folgt nicht allein aus dem Format.

Unsere Einordnung: Die greifbarste Folge eines fehlenden Formats ist die Vorsteuerfrage beim Empfänger. Beim Bußgeld ist die Lage für reine Formatfehler offen.

Was ist passiert? Was folgt daraus?

Was ist passiert?	Was folgt daraus?
Sie haben für einen Umsatz im Jahr 2026 ein PDF bekommen.	Nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG ist das mit Ihrer Zustimmung zulässig. Keine Folge für die Vorsteuer allein wegen des Formats.
Sie haben trotz Pflicht nur ein PDF bekommen.	Dem Grunde nach kein Vorsteuerabzug. Berichtigte E-Rechnung anfordern, sie wirkt unter den übrigen Voraussetzungen zurück.
Der Lieferant berichtigt nicht.	Ein Vorsteuerabzug kann nach strengem Maßstab möglich sein, wenn das PDF inhaltlich richtig und vollständig ist. Mit der Steuerberatung klären.
Sie durften annehmen, dass der Lieferant unter der Umsatzgrenze liegt.	Der Vorsteuerabzug wird allein wegen des Formats nicht beanstandet. Was Sie über den Lieferanten wissen, zählt.
Ihr Kunde will Papier statt E-Rechnung.	Er hat darauf kein Anrecht. E-Rechnung ausstellen, Versand nachweisbar dokumentieren.
Sie konnten nicht erkennen, dass der Kunde für seinen Betrieb kauft.	Der Verstoß wird bei Ihnen nicht beanstandet, solange Sie keine Kenntnis hatten und es mit kaufmännischer Sorgfalt nicht erkennen konnten.
Sie haben eine Rechnung gar nicht oder zu spät ausgestellt.	Bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG, Geldbuße bis zu fünftausend Euro als Höchstbetrag.
Ihr Lieferant schickt eine ungültige Datei und reagiert nicht.	Zivilrechtlicher Anspruch auf eine Rechnung, notfalls vor Gericht.

Checkliste

Pflicht prüfen: Leisten zwei Unternehmen im Inland aneinander, und greift keine dauerhafte Ausnahme?
Übergang prüfen: Gilt für den Umsatz noch § 27 Abs. 38 UStG, etwa weil der Aussteller im Vorjahr nicht mehr als 800 000 Euro Gesamtumsatz hatte?
Empfang sichern: Können Sie E-Rechnungen schon heute annehmen und lesen?
PDF trotz Pflicht: Haben Sie Ihren Lieferanten um eine berichtigte E-Rechnung gebeten und Ihr Wissen über seine Größe festgehalten?
Versand belegen: Bewahren Sie als Aussteller ein Sendeprotokoll oder einen anderen Versandnachweis auf?
Fristen einhalten: Stellen Sie Rechnungen an Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung aus und bewahren Sie sie auf?

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Sie schon?

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