E-Rechnung im Onlineshop: Privat- und Firmenkunden

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

An Privatkunden müssen Sie keine E-Rechnung schicken. Jede elektronische Rechnung, auch ein PDF, braucht dort aber die Zustimmung des Kunden.
Kauft ein Unternehmen für sein Unternehmen und sind beide im Inland ansässig, ist grundsätzlich eine E-Rechnung fällig. Auf die Angabe des Kunden dürfen Sie sich mit kaufmännischer Sorgfalt verlassen.
Der Download im Kundenkonto ist ein möglicher Versandweg. Eine E-Rechnung ist die Datei nur, wenn sie strukturiert ist. Ein Link ersetzt keine Pflichtangabe.

Worum es geht

Ein Onlineshop schreibt Rechnungen wie jedes andere Unternehmen. Das Gesetz definiert: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG).

Unsere Einordnung: Der Verkauf über das Internet schafft keine eigene Ausnahme. Es kommt darauf an, wer bestellt und wo beide Seiten ansässig sind. Ob ein Dokument eine Rechnung ist, entscheidet sein Inhalt, nicht der Dateiname.

Formate, Pflichtangaben und Versandwege erklärt der Ratgeber E-Rechnung erstellen und versenden. Kunden im Ausland behandelt der Ratgeber E-Rechnung mit dem Ausland. Hier geht es nur um deutsche Regeln für den Shop.

Bestellungen von Privatkunden

Keine Pflicht zur E-Rechnung

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Leistungen an andere Unternehmer. Für Privatkunden gilt nach dem Anwendungserlass: „Für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflichtung zur Ausstellung (z. B. bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, oder an private Endverbraucher) eine Rechnung ausgestellt wird, kann eine E-Rechnung nur bei Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).“ (UStAE 14.1 Abs. 6 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Elektronisch nur mit Zustimmung, auch beim PDF

Die Zustimmung betrifft nicht nur die E-Rechnung. Das Gesetz sagt: „Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Unsere Einordnung: Bei Privatkunden besteht diese Verpflichtung nicht. Sie brauchen also für jede elektronische Rechnung die Zustimmung, auch für ein PDF per E-Mail oder im Kundenkonto.

Wie die Zustimmung aussehen kann

Eine feste Form gibt es nicht: „Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen.“ (UStAE 14.1 Abs. 7 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Weiter heißt es: „Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden.“ (UStAE 14.1 Abs. 7 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Konkrete AGB-Klauseln oder Checkout-Abläufe haben wir nicht geprüft. Ob Ihre Gestaltung wirksam ist, folgt aus diesen allgemeinen Sätzen nicht.

Unsere Empfehlung: Sagen Sie im Bestellablauf deutlich, dass die Rechnung elektronisch kommt, und bewahren Sie auf, wie Sie das geregelt hatten.

Bestellungen von Firmenkunden

Wann die E-Rechnung Pflicht ist

Die Pflicht ergibt sich aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Sie gilt „für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind;“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Übergangsregeln und dauerhafte Ausnahmen gelten auch im Shop (siehe unten).

Was ansässig heißt

Das Gesetz bestimmt die Ansässigkeit so: „Ein im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat.“ (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG).

Unsere Einordnung: Eine deutsche Lieferadresse oder die Zahlung in Euro beweisen allein keine Ansässigkeit im Inland. Gerade bei Betriebsstätten lässt sich das nicht aus einer Adresse ablesen.

Auf die Angabe des Kunden verlassen

Sie müssen nicht selbst ermitteln, was Ihr Kunde ist. Das BMF schreibt: „Ein Rechnungsaussteller kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 15).

Und zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und zur Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): „Die Verwendung der USt-IdNr. oder der W-IdNr. kann ein Indiz dafür sein, dass der Leistungsempfänger als Unternehmer handelt.“ (UStAE 14.1 Abs. 6 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Die Nummer ist ein Hinweis, kein vorgeschriebener alleiniger Nachweis. Eine Regel, nach der jede Firmenbestellung eine USt-IdNr. braucht, haben wir nicht gefunden, ebenso wenig ein vorgeschriebenes Ankreuzfeld im Checkout. Die Nummer beweist auch nicht die Ansässigkeit im Inland.

Unsere Empfehlung: Fragen Sie im Bestellablauf ab, ob für ein Unternehmen gekauft wird, samt Firmenname und Anschrift. Speichern Sie die Angaben mit der Bestellung.

Wenn der Firmenkunde nicht erkennbar war

Für Sie als Aussteller gibt es eine eng begrenzte Erleichterung: „Ein Verstoß gegen die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung wird beim Rechnungsaussteller nicht beanstandet, solange er keine Kenntnis davon hatte und auch nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns erkennen konnte, dass seine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wurde.“ (UStAE 14.1 Abs. 6 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Das ist keine allgemeine Befreiung für Shops, die Geschäftskunden bewusst übersehen. Die Regel gilt nach ihrem Wortlaut nur, solange Sie nichts wussten. Erfahren Sie später, dass ein Unternehmen bestellt hat, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Sie eine E-Rechnung nachreichen. Wie das geht, steht im Ratgeber E-Rechnung korrigieren. Was ohne E-Rechnung folgt, erklärt der Ratgeber Folgen ohne E-Rechnung.

Beispiel (erfunden): Ein Shop für Bürobedarf verkauft einen Drucker ohne Firmenangabe an eine Privatadresse. Zwei Wochen später schreibt der Kunde, der Drucker sei für seine Firma. Bis dahin konnte der Shop das nicht erkennen.

Kunden, die nicht im Inland ansässig sind

Ist eine Seite nicht im Inland ansässig, greift die Pflicht nicht: „Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1, 2. Halbsatz UStG.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 16). Was bei Kunden im Ausland sonst gilt, steht im Ratgeber E-Rechnung mit dem Ausland.

Rechnung zum Download im Kundenkonto

Das Portal ist ein möglicher Weg

Das BMF nennt den Download ausdrücklich: „Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 36).

Format und Weg legen Sie mit dem Kunden fest: „Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 36).

Unsere Einordnung: Ein Kundenkonto im Shop kann ein solches Internetportal sein. Eine Pflicht zur Benachrichtigung per E-Mail oder eine Mindestdauer für den Download haben wir nicht gefunden. Ebenso wenig, dass eine Ablage im Konto immer genügt, auch wenn der Kunde nicht darauf zugreifen kann. Es kommt auf Zugang und Vereinbarung an.

Unsere Empfehlung: Vereinbaren Sie den Download mit Firmenkunden, melden Sie neue Rechnungen und halten Sie fest, wann Sie welche bereitgestellt haben.

Der Weg macht noch keine E-Rechnung

Entscheidend ist die Datei selbst: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).

Ein gewöhnliches PDF bleibt eine sonstige Rechnung: „Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7).

Unsere Einordnung: Ein PDF ohne Datensatz im Kundenkonto ist keine E-Rechnung, auch nicht in einem Geschäftskundenkonto.

Ein Link ersetzt keine Pflichtangabe

Alle Pflichtangaben gehören in die Datei: „Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35). Und: „Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

Unsere Einordnung: Ein Link, über den der Kunde die vollständige E-Rechnung herunterlädt, ist ein Versandweg. Ein Link in der E-Rechnung, der fehlende Angaben ersetzen soll, etwa auf die Bestelldetails, genügt nicht.

Mit Rechnungsprogramm oder Dienstleister

Viele Shops erzeugen Rechnungen mit einem Programm oder einem externen Dienst. Das ist erlaubt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 37). Die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen: „In diesem Fall hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 37).

Unsere Einordnung: Ein automatischer Export ist kein amtlicher Nachweis, dass die Rechnung stimmt. Unsere Empfehlung: Prüfen Sie die ersten E-Rechnungen selbst, etwa in unserem Viewer.

Gebührenrechnungen von Plattformen und Marktplätzen

Eine eigene Leistung an Ihren Shop

Verkaufen Sie über eine Plattform oder einen Marktplatz, berechnet der Anbieter Ihnen Gebühren. Unsere Einordnung: Das ist eine eigene Leistung an Ihr Unternehmen, getrennt von Ihrem Verkauf an Ihre Kunden. Es gilt die allgemeine Regel: „Die Rechnung ist grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht und sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.“ (UStAE 14.1 Abs. 4 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Einordnung: Ist der Anbieter im Inland ansässig und Ihr Shop auch, bekommen Sie grundsätzlich eine E-Rechnung, soweit keine Ausnahme oder Übergangsregel greift. Ihr Shop muss sie empfangen können. Wie das geht, erklärt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Anbieter, die nicht im Inland ansässig sind

Ist der Anbieter nicht im Inland ansässig, greift die oben zitierte Regel aus Rn. 16: keine Pflicht zur E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Unsere Einordnung: Ihr Sitz in Deutschland allein ändert daran nichts. Eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte des Anbieters im Inland kann es ändern (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Ihren Vertragspartner entnehmen Sie Vertrag und Rechnung, nicht dem Markenauftritt.

Eine andere Frage ist, wer die Umsatzsteuer schuldet. § 13b UStG nennt unter anderem „Werklieferungen und nicht unter Absatz 1 fallende sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers;“ (§ 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG). Dazu heißt es: „In den in den Absätzen 1 und 2 Nummer 1 bis 3 genannten Fällen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, wenn er ein Unternehmer oder eine juristische Person ist;“ (§ 13b Abs. 5 Satz 1 UStG).

Unsere Einordnung: Ob das für eine Gebühr gilt, hängt von Art und Ort der Leistung ab. Das ist eine eigene Prüfung, unabhängig vom Rechnungsformat. Zu ausländischen Rechnungsregeln machen wir keine Aussage.

Dauerhafte Ausnahmen und Übergangsregeln

Ausnahmen

Manche Rechnungen dürfen immer ohne E-Rechnung gehen: „Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV (vgl. Abschnitt 14.6), Fahrausweise nach § 34 UStDV (vgl. Abschnitt 14.7) und Rechnungen eines Kleinunternehmers nach § 34a UStDV (vgl. Abschnitt 14.7a) können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden;“ (UStAE 14.1 Abs. 6 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 Satz 1 UStDV). Mehr im Ratgeber E-Rechnung im Einzelhandel, zu Kleinunternehmern im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Übergangsregeln

Außerdem gilt: „Zu der in § 14 Absatz 1 und 2 UStG normierten Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten nach § 27 Absatz 38 UStG verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62).

Nach § 27 Abs. 38 Satz 1 UStG dürfen Sie für Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 noch eine Rechnung auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format schicken (Nr. 1). Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat (Nr. 2). Für EDI gibt es eine eigene Regel (Nr. 3). Welche Frist für Sie gilt, zeigen der Ratgeber Fristen 2027/2028 und unser Pflicht-Check.

Unsere Einordnung: Diese Übergangsregeln betreffen das Ausstellen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem können, auch wenn Ihr Lieferant noch Papier schicken darf.

Überblick: Welche Bestellung, welche Rechnung?

Bestellung	E-Rechnungspflicht?	Was tun?
Privatkunde	Nein.	Elektronische Rechnung, auch PDF, nur mit Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
Firmenkunde im Inland, für sein Unternehmen	Grundsätzlich ja, wenn auch Ihr Shop im Inland ansässig ist.	E-Rechnung im strukturierten Format, sofern keine Ausnahme oder Übergangsregel greift.
Firmenkunde ohne Inlandsansässigkeit	Nein, nicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG.	Siehe Ratgeber E-Rechnung mit dem Ausland.
Kunde gibt Firma erst später an	Nichtbeanstandung nur, solange Sie es nicht wussten und nicht erkennen konnten.	Mit der Steuerberatung klären, ob Sie eine E-Rechnung nachreichen; siehe E-Rechnung korrigieren.
Gebührenrechnung eines inländischen Anbieters	Grundsätzlich ja, als eigene Leistung an Ihren Shop.	E-Rechnung empfangen und prüfen können.
Gebührenrechnung eines nicht im Inland ansässigen Anbieters	Nein, nicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG.	Steuerschuld nach § 13b UStG getrennt prüfen.

Checkliste für Ihren Shop

Kundengruppe: Fragt Ihr Bestellablauf nachvollziehbar ab, ob ein Unternehmen für sein Unternehmen kauft, und speichern Sie die Angaben?
Ansässigkeit: Prüfen Sie Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte, statt nur auf die Lieferadresse zu schauen?
Zustimmung: Haben Privatkunden der elektronischen Rechnung zugestimmt, auch beim PDF?
Datei: Ist die Rechnung für Firmenkunden im Inland eine strukturierte E-Rechnung mit allen Pflichtangaben im strukturierten Teil, ohne Link als Ersatz?
Kundenkonto: Haben Sie den Download mit Firmenkunden vereinbart und halten Sie fest, wann Sie welche Rechnung bereitgestellt haben?
Eingang: Können Sie Gebührenrechnungen als E-Rechnung empfangen, und prüfen Sie bei nicht im Inland ansässigen Anbietern die Steuerschuld nach § 13b UStG?

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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