Pflichtangaben einer E-Rechnung: Wo sie in XRechnung und ZUGFeRD stehen

Stand: 16. Oktober 2026 · Verantwortlich: Andreas Scheruebl · Text mit KI erstellt und von KI mit den unten verlinkten Quellen abgeglichen, nicht von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater geprüft. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fehler melden

Das Wichtigste

Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen, also in den XML-Daten. Was nur im PDF-Bild oder in einem Anhang steht, zählt nicht.
XRechnung und ZUGFeRD nutzen dasselbe Datenmodell der Norm EN 16931. Jede Angabe hat dort eine Kennung, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-31 für die USt-IdNr. des Verkäufers.
Eine Prüfung der XML-Struktur zeigt nur, ob die Felder formal stimmen. Ob Steuernummer, Leistung und Steuersatz sachlich richtig sind, kann sie nicht feststellen.

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, steht in § 14 Abs. 4 UStG. Das gilt auch für die E-Rechnung. Neu ist, wo die Angaben stehen müssen: in den Rechnungsdaten selbst, nicht nur auf einem Bild der Rechnung. Dieser Ratgeber geht die zehn Pflichtangaben der Reihe nach durch und nennt jeweils das Feld in XRechnung und ZUGFeRD. Er behandelt nur § 14 Abs. 4 UStG. Besondere Angaben für einzelne Umsätze nach § 14a UStG und die Erleichterungen für Kleinbeträge, Fahrausweise und Kleinunternehmer gehören nicht dazu.

Die Angaben gehören in die XML-Daten

Das BMF schreibt: „Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

Unsere Einordnung: Bei einer XRechnung ist die XML-Datei die ganze Rechnung. Bei ZUGFeRD steckt die XML in einem PDF: „Technisch dient meist ein PDF/A-3 als Container; die Rechnungsdaten werden als XML in das PDF eingebettet und können automatisiert ausgelesen werden.“ (FeRD, ZUGFeRD-FAQ). Eine Angabe, die nur im sichtbaren PDF steht, fehlt also in der E-Rechnung. Was eine hybride Rechnung ist, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD: Was ist das?.

Was BT-Felder sind

XRechnung und ZUGFeRD beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Die KoSIT erklärt: In Teil 2 der Norm „werden die verpflichtenden Syntaxen festgelegt (UBL 2.1 und UN/CEFACT CII)“ (KoSIT, XRechnung). Für ZUGFeRD gilt: „Das EN 16931 (COMFORT)-Profil bildet die EN 16931-1 vollständig ab und fokussiert auf Kernelemente einer elektronischen Rechnung.“ Und: „Im ZUGFeRD-Referenzprofil ist dabei nur die XML-Syntax CII zulässig (XRechnung erlaubt CII und UBL).“ (FeRD, ZUGFeRD-FAQ).

Unsere Einordnung: Die Norm gibt jeder Angabe eine Kennung. BT steht für Business Term, BG für eine Gruppe von Angaben. BT-1 ist zum Beispiel immer die Rechnungsnummer, egal ob die Datei in UBL oder CII geschrieben ist. Die Kennungen sind keine XML-Tags und keine Stellen auf dem PDF. Sie helfen aber, wenn ein Prüfprogramm eine Fehlermeldung mit BT-Nummer ausgibt. Die Feldnamen unten stammen aus der KoSIT-Spezifikation XRechnung 3.0.2. Für ZUGFeRD gelten sie in den Profilen, die diese Angaben enthalten. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL nimmt das BMF ausdrücklich aus (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 25), siehe XRechnung oder ZUGFeRD?.

Übersicht: Pflichtangabe und Feld

Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG)	Feld	Nicht verwechseln mit
Nr. 1: Name des Verkäufers	BT-27	Handelsname (BT-28)
Nr. 1: Name des Kunden	BT-44	Kundennummer (BT-46)
Nr. 1: Anschriften	Gruppen BG-5 (Verkäufer) und BG-8 (Kunde)	E-Mail-Adresse
Nr. 2: USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers	BT-31 oder BT-32	USt-IdNr. des Kunden (BT-48), Handelsregisternummer (BT-30)
Nr. 3: Ausstellungsdatum	BT-2	Leistungsdatum, Fälligkeit
Nr. 4: Rechnungsnummer	BT-1	Bestellnummer (BT-13)
Nr. 5: Menge und Art der Leistung	BT-129, BT-130, BT-153, BT-154	–
Nr. 6: Zeitpunkt der Leistung	BT-72 oder Zeitraum BT-73 bis BT-74	Rechnungsdatum (BT-2)
Nr. 7: Entgelt nach Steuersätzen, Minderungen	BT-109, BT-116, Nachlässe BG-20, Skonto BT-20	Bruttosumme (BT-112), Zahlbetrag (BT-115)
Nr. 8: Steuersatz, Steuerbetrag, Hinweis auf Befreiung	BT-119, BT-117, BT-110, BT-120, BT-121	–
Nr. 9: Hinweis auf Aufbewahrungspflicht	BT-22	–
Nr. 10: Angabe „Gutschrift“	Rechnungstyp BT-3, Code 389	Code 381

Die Zuordnung ist unsere Auswertung der KoSIT-Spezifikation. Die einzelnen Angaben erklären wir unten.

Nr. 1: Namen und Anschriften

Das Gesetz verlangt „den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Verkäufer, BT-27: „Der vollständige Name, unter dem der Verkäufer im nationalen Register für juristische Personen oder als steuerpflichtige Person eingetragen ist oder anderweitig als Person(en) handelt (Firma).“ (KoSIT, XRechnung 3.0.2, Abschnitt 11.28). Ein abweichender Handelsname gehört in BT-28.
Kunde, BT-44: „Der vollständige Name des Erwerbers.“ (Abschnitt 11.3). Die Kundennummer in BT-46 ersetzt ihn nicht.
Anschriften: Unsere Einordnung: Eine Anschrift ist kein einzelnes Feld. Beim Verkäufer (BG-5) sind es Adresszeilen (BT-35, BT-36, BT-162), Ort (BT-37), Postleitzahl (BT-38) und Land (BT-40), beim Kunden (BG-8) entsprechend BT-50, BT-51, BT-163, BT-52, BT-53 und BT-55. Zur ersten Adresszeile heißt es: „Üblicherweise ist dies entweder Strasse und Hausnummer oder der Text „Postfach“ gefolgt von der Postfachnummer.“ (Abschnitte 11.30 und 11.5). Eine E-Mail-Adresse ist keine Anschrift.

Nr. 2: Steuernummer oder USt-IdNr.

Gefordert ist „die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Eine der beiden genügt.

BT-31: „Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers.“ (KoSIT, Abschnitt 11.28).
BT-32: „Eine örtliche steuerrechtliche Kennung des Verkäufers (bestimmt durch dessen Adresse) oder ein Verweis auf seinen eingetragenen Steuerstatus.“ (Abschnitt 11.28). Unsere Einordnung: Hier steht die deutsche Steuernummer.

Unsere Einordnung: Häufige Verwechslungen sind die USt-IdNr. des Kunden (BT-48), die Handelsregisternummer (BT-30) oder die persönliche Steuer-Identifikationsnummer. Keine davon erfüllt Nr. 2. Fehlen BT-31 und BT-32 bei einer steuerpflichtigen Rechnung, meldet ein Prüfprogramm den Fehler BR-DE-16, siehe Fehlermeldungen.

Nr. 3 und 4: Datum und Rechnungsnummer

Ausstellungsdatum, BT-2: „Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.“ (KoSIT, Abschnitt 11.1). Es ist nicht das Leistungsdatum und nicht die Fälligkeit.
Rechnungsnummer, BT-1: Das Gesetz verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). BT-1 ist „Eine eindeutige Kennung der Rechnung, die diese im System des Verkäufers identifiziert.“ (Abschnitt 11.1). Die Bestellnummer des Kunden gehört in BT-13, nicht in BT-1.

Nr. 5: Menge und Art der Leistung

Gefordert sind „die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). In der E-Rechnung steht das in jeder Rechnungsposition:

Menge, BT-129: „Die Menge zu dem in der betreffenden Zeile in Rechnung gestellten Einzelposten (Waren oder Dienstleistungen).“
Einheit, BT-130: „Die für die “Invoiced quantity” (BT-129) geltende Maßeinheit.“ (beide KoSIT, Abschnitt 11.13).
Bezeichnung, BT-153: „Ein Name des Postens.“ Dazu BT-154: „Eine Beschreibung des Postens. Anmerkung: Hier kann der Posten detaillierter beschrieben werden als im Namen.“ (Abschnitt 11.20).

Unsere Einordnung: BT-154 ist technisch optional. Die Leistung muss trotzdem so beschrieben sein, dass man sie erkennt. 1 Stück Dienstleistung reicht dafür in der Regel nicht.

Nr. 6: Zeitpunkt der Leistung

Gefordert ist „den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG).

Ein Tag, BT-72: „Datum, an dem die Lieferung tatsächlich erfolgt bzw. die Dienstleistung tatsächlich erbracht wird.“ (KoSIT, Abschnitt 11.8).
Ein Zeitraum, BT-73 und BT-74: „Das Datum, an dem der Abrechnungszeitraum beginnt.“ und „Das Datum, an dem der Abrechnungszeitraum endet.“ (Abschnitt 11.18).

Unsere Einordnung: Die Felder sind in der Spezifikation optional (0..1). Das heißt nicht, dass Sie den Leistungszeitpunkt weglassen dürfen; das Gesetz verlangt ihn. Für Anzahlungen gelten Sonderregeln, siehe Anzahlung und Schlussrechnung.

Nr. 7 und 8: Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

Nr. 7 verlangt „das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG). Nr. 8 verlangt „den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG).

Dafür gibt es eine Steueraufschlüsselung (BG-23) mit einer Zeile je Steuersatz:

BT-116, Nettobetrag je Steuersatz: „Summe aller zu versteuernden Beträge, für die ein bestimmter Code der Umsatzsteuerkategorie und ein bestimmter Umsatzsteuersatz gelten (falls ein kategoriespezifischer Umsatzsteuersatz gilt).“
BT-119, Steuersatz: „Der Umsatzsteuersatz, angegeben als für die betreffende Umsatzsteuerkategorie geltender Prozentsatz.“
BT-117, Steuerbetrag: „Der für die betreffende Umsatzsteuerkategorie zu entrichtende Gesamtbetrag.“
BT-120 und BT-121, Befreiungsgrund: als Text und als Code (alle KoSIT, Abschnitt 11.33).

Dazu kommen die Summen der Rechnung: BT-109, „Der Gesamtbetrag der Rechnung ohne Umsatzsteuer.“, und BT-110, „Der Gesamtbetrag der Umsatzsteuer für die Rechnung.“ (Abschnitt 11.12). Vereinbarte Nachlässe stehen in BG-20, zum Beispiel BT-92, „Der Nachlassbetrag ohne Umsatzsteuer.“ (Abschnitt 11.10). Skontobedingungen stehen als Text in BT-20 (Abschnitt 11.1).

Unsere Einordnung: Steuerkategorie (BT-118) und Steuersatz müssen zusammenpassen. Ein Nullsteuersatz, eine Steuerbefreiung und Reverse Charge sind drei verschiedene Fälle, auch wenn überall 0 Euro Steuer stehen. Wo das bei Kleinunternehmern wichtig wird, steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Nr. 9: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Nr. 9 verlangt „in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Die KoSIT nennt dafür den Rechnungshinweis BT-22: „Erforderlichenfalls können Angaben zur Aufbewahrungspflicht gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG hier aufgenommen werden.“ (KoSIT, Abschnitt 11.17).

Unsere Einordnung: Der Hinweis ist nur in den Fällen nötig, auf die § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG verweist, nicht auf jeder Rechnung.

Nr. 10: Gutschrift

Stellt der Kunde die Rechnung aus, verlangt Nr. 10 „die Angabe „Gutschrift”“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Das BMF schreibt dazu, die Gutschrift müsse „als solche gekennzeichnet sein“, „bei E-Rechnungen beispielsweise durch die Auswahl des entsprechenden Rechnungstyps“ (UStAE 14.5 Abs. 24 Satz 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Der Rechnungstyp steht in BT-3. Für die „Gutschrift nach UStG“ nennt die KoSIT-Tabelle den Code 389, englisch „Self-billed invoice“ (KoSIT, Abschnitt 13.1). Unsere Einordnung: Code 381 („Credit note“) steht für eine kaufmännische Gutschrift, etwa eine Minderung des Rechnungsbetrags. Das ist etwas anderes. Wie Korrekturen funktionieren, steht in E-Rechnung korrigieren.

Die Prüfung ersetzt nicht den Blick auf den Inhalt

Unsere Einordnung: Ein Prüfprogramm wie der KoSIT-Validator prüft, ob die Felder vorhanden und formal richtig sind. Ob die Steuernummer stimmt, die Leistung erbracht wurde oder der Steuersatz passt, kann es aus der XML nicht erkennen. Auch eine Rechnung ohne Fehlermeldung kann also inhaltlich falsch sein. Was die häufigsten Meldungen bedeuten, erklärt der Ratgeber Fehlermeldungen.

Checkliste

Stehen alle Angaben in den XML-Daten, nicht nur im sichtbaren PDF?
Name und vollständige Anschrift von Verkäufer und Kunde: BT-27, BT-44, BG-5 und BG-8.
USt-IdNr. in BT-31 oder Steuernummer in BT-32 des Verkäufers, nicht die Nummer des Kunden.
Rechnungsnummer (BT-1) und Ausstellungsdatum (BT-2), getrennt von Bestellnummer und Leistungsdatum.
Menge, Einheit und eine verständliche Bezeichnung in jeder Position.
Leistungsdatum (BT-72) oder Leistungszeitraum (BT-73, BT-74).
Nettobeträge, Steuersätze und Steuerbeträge je Steuersatz, dazu vereinbarte Nachlässe.
Bei einer Gutschrift: Rechnungstyp 389.

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Ihrem Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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