XRechnung oder ZUGFeRD? Welches Format Sie schicken sollten

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Das Wichtigste

XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF, in der eine XML-Datei steckt. Beide können eine gültige E-Rechnung sein.
ZUGFeRD zählt laut BMF ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen gelten die XML-Daten, nicht das PDF-Bild.
Welches zulässige Format Sie verwenden, klären Sie mit Ihrem Kunden. Behörden erwarten in der Regel XRechnung, oft als reine XML.

Die kurze Antwort

Für eine E-Rechnung zählt nicht der Name des Formats, sondern ob die Rechnung strukturiert ist. Das Gesetz sagt: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).

XRechnung und ZUGFeRD erfüllen das beide. Das BMF schreibt: „Insbesondere Rechnungen nach dem Standard XRechnung (vgl. Rn. 29) und nach dem ZUGFeRD-Format (vgl. Rn. 30) ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, stellen grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 25).

Der Unterschied liegt also nicht im Recht, sondern in der Praxis: Was kann Ihr Kunde verarbeiten, und was kann Ihre Software erzeugen?

Der Unterschied in einer Tabelle

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Datei	reine XML-Datei	PDF mit eingebetteter XML-Datei
Für Menschen lesbar	nur mit einem Viewer oder einer Software	ja, das PDF zeigt die Rechnung
Syntax der XML	UBL oder CII	CII
Typische Empfänger	Behörden, Unternehmen mit eigener Rechnungssoftware	Unternehmen, die Rechnungen auch lesen und ablegen wollen
Zählt als E-Rechnung	ja	ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL

Quellen zu den Zeilen: Die KoSIT beschreibt XRechnung so: „Der Standard XRechnung definiert die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz.“ Als Syntaxen nennt sie „UBL 2.1 und UN/CEFACT CII“ (KoSIT, XRechnung). Das FeRD beschreibt ZUGFeRD als „hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das sich aus einer PDF/A-3-Datei (Sichtformat) und einer eingebetteten XML-Datei (maschinenlesbar) zusammensetzt“ (FeRD, ZUGFeRD-FAQ).

Mehr zu Versionen, Profilen und Factur-X steht im Ratgeber ZUGFeRD: Was ist das?.

Welche ZUGFeRD-Profile nicht reichen

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Sie legen fest, wie viele Rechnungsdaten in der XML stehen. Das FeRD nennt „fünf Datenprofile mit den offiziellen Bezeichnungen: MINIMUM BASIC WL BASIC EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED“ und dazu „ein Referenzprofil XRECHNUNG“ (FeRD, ZUGFeRD-FAQ).

Zwei davon sind zu dünn für eine E-Rechnung:

MINIMUM enthält laut FeRD nur „die wesentlichen Angaben zu Käufer und Verkäufer, den Gesamtrechnungsbetrag und die Gesamtumsatzsteuer“.
BASIC WL „beinhaltet keine Rechnungspositionen“ (FeRD, ZUGFeRD-FAQ).

Das BMF nimmt beide ausdrücklich aus (Rn. 25 und 30). Ein ZUGFeRD-PDF in diesen Profilen kann also auf dem Bildschirm vollständig aussehen und trotzdem keine E-Rechnung sein. Welches Profil in einer Datei steckt, zeigt der Viewer beim Öffnen an.

Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen

Bei ZUGFeRD stehen die Rechnungsdaten zweimal in der Datei: als Bild im PDF und als Daten in der XML. Weichen sie voneinander ab, gilt die XML: „Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen im Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.“ (UStAE 14.4 Abs. 3 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Unsere Empfehlung: Prüfen Sie bei einem ZUGFeRD-PDF auch den XML-Teil, nicht nur das Bild. Bei Abweichungen bitten Sie den Aussteller um eine Korrektur, siehe E-Rechnung korrigieren.

Umgekehrt braucht eine XRechnung kein zusätzliches PDF: „Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich.“ (UStAE 14.4 Abs. 3 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Der Empfänger braucht dann nur einen Weg, die XML zu lesen, zum Beispiel einen Viewer.

Wer entscheidet, welches Format Sie schicken?

Das BMF sagt: „Welches – zulässige – Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 27).

Das Gesetz lässt außerdem andere Formate zu, wenn beide Seiten das vereinbaren. Voraussetzung ist, „dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist“ (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). Ein gewöhnliches PDF erfüllt das nicht.

In der Praxis heißt das: Fragen Sie Ihre Kunden, was sie verarbeiten können. Hat ein Kunde keine Vorgabe, ist ZUGFeRD oft die bequemere Wahl, weil er die Rechnung ohne Zusatzsoftware lesen kann. Verarbeitet der Kunde Rechnungen automatisch, kann er eine bestimmte XRechnung-Syntax verlangen.

Rechnungen an Behörden

Für Rechnungen an den Bund gilt eine eigene Verordnung. Dort heißt es: „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 Abs. 1 ERechV).

Das Beschaffungsamt nennt als Beispiel für einen anderen Standard „ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG, als rein strukturierte XML-Datei“ (Beschaffungsamt des BMI, Übertragungskanal Peppol). Ein ZUGFeRD-PDF ist also nicht automatisch die Datei, die eine Behörde annimmt. Klären Sie das Format vor der ersten Rechnung mit dem Auftraggeber. Leitweg-ID und Einreichung erklärt der Ratgeber E-Rechnung an Behörden.

Checkliste vor der ersten E-Rechnung

Hat Ihr Kunde ein Format oder eine Syntax vorgegeben?
Kann Ihre Rechnungssoftware dieses Format erzeugen? Bei ZUGFeRD: in welcher Version und welchem Profil?
Ist das Profil weder MINIMUM noch BASIC-WL?
Stimmen bei ZUGFeRD die Werte im PDF mit der XML überein?
Geht die Rechnung an eine Behörde? Dann Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg vorher klären.

Wie Sie E-Rechnungen erzeugen und verschicken, steht im Ratgeber E-Rechnung erstellen. Testdateien in beiden Formaten finden Sie unter Beispiel- und Testdateien.

Sie haben eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF bekommen?

Der Viewer zeigt beide Formate als lesbare Rechnung, im Browser und ohne Upload.

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