PDF-Rechnung: Wann reicht sie noch?

Stand: 15. Oktober 2026 · Mit KI erstellt und anhand der unten genannten Quellen geprüft. Keine Steuerberatung.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Seit 2025 unterscheidet das Gesetz zwei Arten von Rechnungen. „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.“ (§ 14 Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStG).

Das BMF ordnet das PDF ausdrücklich ein. Zu den sonstigen Rechnungen zählen „auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7).

Wichtig sind die Worte „ohne integrierte Datensätze“: Ein ZUGFeRD-PDF enthält eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten und kann deshalb eine E-Rechnung sein. Den Unterschied erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD?. Ob in Ihrem PDF eine XML steckt, sehen Sie, wenn Sie es im Viewer öffnen.

Dass Sie ein PDF per E-Mail verschicken, macht es nicht zur E-Rechnung. Entscheidend ist das Format, nicht der Versandweg.

Wann eine E-Rechnung vorgeschrieben ist

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Das Gesetz sagt, der Unternehmer ist „zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist: 1. für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, verlangt das Umsatzsteuergesetz keine E-Rechnung. Dann kommt ein PDF in Frage. Die folgenden Abschnitte zeigen, wann genau.

Fall 1: Rechnungen an Privatkunden

An Privatkunden besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Wer trotzdem elektronisch schickt, braucht die Zustimmung des Kunden: „Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Das BMF nennt Privatkunden dabei ausdrücklich: Keine Pflicht besteht zum Beispiel bei „Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, oder an private Endverbraucher“ (UStAE 14.1 Abs. 6 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Ein PDF an Privatkunden ist also weiter möglich, mit deren Zustimmung. Beispiele aus der Praxis stehen in den Ratgebern Onlineshop und Handwerk.

Fall 2: Kleinbeträge bis 250 Euro

Für kleine Rechnungen gibt es eine dauerhafte Ausnahme. Gemeint ist „Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“ (§ 33 Satz 1 UStDV). Für sie gilt: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (§ 33 Satz 4 UStDV).

Zwei Grenzen:

• Es zählt der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der Preis einer einzelnen Position.
• Die Ausnahme gilt nicht für alle Leistungen: „Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes.“ (§ 33 Satz 3 UStDV). Eine kleine Rechnung mit Umkehr der Steuerschuld (§ 13b) ist also keine Kleinbetragsrechnung. Mehr dazu im Ratgeber Handwerk.

Kassenbons und kleine Belege behandelt der Ratgeber Einzelhandel.

Fall 3: Fahrausweise

Auch Fahrkarten dürfen sonstige Rechnungen bleiben: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV). Gemeint sind Fahrausweise für die Beförderung von Personen. Taxi- und Hotelquittungen fallen nicht automatisch darunter, siehe Reisekosten.

Fall 4: Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer gibt es eine eigene dauerhafte Ausnahme. Sie betrifft „Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 des Gesetzes steuerfrei sind“ (§ 34a Satz 1 UStDV). Auch hier heißt es: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (§ 34a Satz 4 UStDV).

Das gilt nur für das Schreiben von Rechnungen. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können. Wer als Kleinunternehmer gilt, steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Bei allen Ausnahmen: Zustimmung für das PDF

Die Zustimmungsregel in § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG betrifft nur elektronische Rechnungen. Für ein PDF per E-Mail braucht es also die Zustimmung des Empfängers, für Papier nicht. Das BMF schreibt zu Kleinbeträgen, Fahrausweisen und Kleinunternehmern: „Dabei bedarf die Verwendung einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG), die keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22).

Konkludent heißt: stillschweigend, durch das Verhalten des Kunden. Zur Zustimmung im Übergangszeitraum nennt das BMF als Beispiele eine „Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen)“ oder eine konkludente Zustimmung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63). Widerspricht ein Kunde ausdrücklich, fehlt die Zustimmung.

Übergangsfristen: Bis wann ein PDF noch geht

Auch wer eigentlich E-Rechnungen schreiben müsste, darf noch eine Zeit lang Papier oder PDF verwenden. § 27 Abs. 38 UStG regelt das in drei Nummern. Eine Rechnung kann abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 UStG

1. „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG),
2. „bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“ (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG),
3. für Umsätze im Jahr 2027 per EDI ausgestellt werden, ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG). EDI ist ein Verfahren zum direkten Datenaustausch zwischen Firmen. Ein PDF per E-Mail ist kein EDI.

Was das heißt:

• Es zählen beide Daten: wann die Leistung erbracht wurde und bis wann die Rechnung übermittelt wird.
• Bei Nr. 2 zählt der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr, für Leistungen im Jahr 2027 also der Umsatz 2026. Nicht der Rechnungsbetrag und nicht der Umsatz des Kunden.
• Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 sieht § 27 Abs. 38 UStG keine weitere Übergangsregel vor. Die dauerhaften Ausnahmen (Fälle 1 bis 4) gelten weiter.

Alle Fristen mit Beispielen stehen im Ratgeber Fristen 2027/2028. Ob eine Übergangsregel für Sie gilt, zeigt der Pflicht-Check.

Empfangen müssen Sie trotzdem

Die Übergangsregeln gelten nur für das Schreiben von Rechnungen. „Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Wer selbst noch PDF schreibt, muss also trotzdem E-Rechnungen annehmen können. Wie das ohne neue Software geht, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Rechnungen an Behörden

Die Spielräume für PDF gelten nur im Umsatzsteuerrecht. „Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach anderen Vorschriften (z. B. nach der E-Rechnungsverordnung– ERechV des Bundes) ist unabhängig von den umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten.“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 20). Auch als Kleinunternehmer oder bei kleinen Beträgen kann eine Behörde also eine E-Rechnung verlangen. Einzelheiten im Ratgeber E-Rechnung an Behörden.

Ein PDF kam, obwohl eine E-Rechnung Pflicht war

Dann kann der Empfänger Probleme mit der Vorsteuer bekommen. Das BMF schreibt: „Wird in einem solchen Fall stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG, so dass diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (vgl. aber Absatz 1a).“ (UStAE 15.2a Abs. 1 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

„Dem Grunde nach“ heißt: nicht automatisch endgültig. Es gibt drei Wege:

• Berichtigung: Der Aussteller schickt eine E-Rechnung, die sich eindeutig auf das PDF bezieht. Diese Berichtigung „wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurück“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 57).
• Strenger Nachweis: Ohne Berichtigung „kann unter Anlegung eines strengen Maßstabes ein Vorsteuerabzug möglich sein“, wenn die Finanzverwaltung über alle nötigen Angaben verfügt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 58).
• Vertrauen auf die Übergangsregel: Der Vorsteuerabzug wird nicht allein wegen des falschen Formats beanstandet, wenn der Empfänger davon ausgehen konnte, „dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nach § 27 Absatz 38 UStG in Anspruch nehmen konnte“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 59).

Unsere Empfehlung: Bitten Sie den Aussteller in diesem Fall um eine E-Rechnung. Wie das geht, steht in E-Rechnung korrigieren. Die Folgen im Detail erklärt Ohne E-Rechnung: Vorsteuer, Bußgeld und Übergangsfristen. Im Einzelfall hilft eine Steuerberatung.

Checkliste: Darf ich ein PDF schicken?

1. Ist es ein normales PDF oder ein ZUGFeRD-PDF mit XML?
2. Ist Ihr Kunde ein Unternehmen im Inland, und bezieht er die Leistung für sein Unternehmen?
3. Greift eine dauerhafte Ausnahme: Kleinbetrag, Fahrausweis, Kleinunternehmer?
4. Greift eine Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG, und stimmen beide Daten?
5. Hat Ihr Kunde dem PDF zugestimmt, ausdrücklich, in den Geschäftsbedingungen oder stillschweigend?
6. Geht die Rechnung an eine Behörde? Dann gelten eigene Regeln.

Quellen

• § 14 UStG (Abs. 1 Sätze 3 bis 5: E-Rechnung, sonstige Rechnung, Zustimmung; Abs. 2 Satz 2 Nr. 1: Pflicht im Inland)
• § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung 2025 bis 2027)
• § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge)
• § 34 UStDV (Fahrausweise)
• § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Rn. 7 (PDF als sonstige Rechnung), Rn. 20 (ERechV), Rn. 57 bis 59 (Berichtigung, Vorsteuer), Rn. 62 und 63 (Empfang, Zustimmung)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Rn. 22 (Zustimmung bei Ausnahmen), UStAE 14.1 Abs. 6 (Rechnungen ohne Pflicht), UStAE 15.2a Abs. 1 und 1a (Vorsteuer)